Die rund 2500 Beschäftigten der Göttinger Stadtverwaltung und ihrer verschiedenen Dezernate, Ämter, Fachdienste und Referate verwalten 130000 Einwohner. Die 1100 Rechner der Mitarbeiter sind auf 25 Standorte verteilt und vorwiegend über ADSL/SDSL-Leitungen, teilweise auch via Wireless LAN miteinander verbunden. Das früher eingesetzte Intranet basierte auf einer Eigenentwicklung, bot zu wenig Funktionen und war in der Betreuung zu arbeitsaufwändig. So erfolgte beispielsweise die Verteilung von Informationen über E-Mail und öffentliche Ordner im Outlook-System, wodurch der Exchange-Server erheblich belastet wurde. Außerdem musste das neunköpfige Team um IT-Leiter Stefan Eilert immer wieder von unterschiedlichen Abteilungen geforderte individuelle "Access"- und "Excel"-Lösungen erstellen sowie verwalten.

Um die ohnehin knappen Personalressourcen nicht mit arbeitsintensiven Aufgaben bei der Pflege uneinheitlicher Lösungen zu binden, entschloss sich Eilert Anfang des Jahres 2002, das Altsystem durch eine Standardlösung des Anbieters Intrexx zu ersetzen. Nach einem einmonatigen Test entschied er, die Software vorerst in einem Bereich der Stadtverwaltung zu testen, nach zwei weiteren Monaten und einem dreitägigen Workshop folgte der Rollout in allen Verwaltungsbereichen.

Als technische Basis für die neue Installation dienen ein Windows-2000-Server sowie eine SQL-2000-Datenbank. Die Benutzer importiertten die Göttinger DV-Spezialisten aus der Windows-Domäne. Erste Anwendungen waren eine interne Telefonliste sowie die Verwaltung von Räumen und Dienstfahrzeugen. Dabei wurden auch die Fahrtenbücher der Dienstwagen elektronisch ersetzt.

Ab Mai 2002 stellte die IT-Abteilung das Intranet als Standardstartseite im Browser ein. Eine Schulung bei den Mitarbeitern habe es nicht gegeben, so Eilert. Die Anwendung sei im engen Dialog mit den Mitarbeitern entstanden. "Wir haben auf Multiplikatoren in den Abteilungen gesetzt, die den Kollegen das nötige Know-how vermitteln."

In den verschiedenn Rubriken der Intranet-Seiten finden sich unter anderem eine Aktenverwaltung nach KGSt, eine virtuelle Fachbibliothek, Ratsbeschlusskontrolllisten, ein Fundbüro sowie eine Protokollierungsanwendung für die Vergabe von Dienstleistungs- und Warenaufträgen. (rg)