Checkliste hilft bei der Entscheidungsfindung
Bereits bei der Auswahl geeigneter Outsourcing-Modelle sollte anhand einer Checkliste eruiert werden, für welche Arten der Zusammenarbeit mit IT-Dienstleistern sowohl die IT-technischen Rahmenbedingungen als auch das vorhandene Personal und kulturelle Faktoren maßgebend sind. So sind Unternehmensphilosophie, Zustand der IT und die Anforderungen an den IT-Dienstleister bezogen auf Service-Orientierung und Latenzzeiten nur ein Ausschnitt von Kriterien, die es zu beachten gilt, wenn die Entscheidung zwischen On-, Off- und Nearshore-Outsourcings getroffen werden soll.
In der Praxis zeigen sich immer wieder sogenannte "Panik-Outsourcings", also vorschnell abgeschlossene Outsourcing-Verträge, die entweder gar nicht oder nur mangelhaft den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen. In einem solchen Fall erfordert es sehr hohen Aufwand, diese Verträge nachzubearbeiten. Hier verschafft IT-Benchmarking Abhilfe, weil Verträge über ITO-Projekte auf Grundlage marktgerechter Preis- und Leistungsvereinbarungen verhandelt und geschlossen werden können. Diese helfen maßgeblich dabei, Risiken von schlecht verhandelten Verträgen sowie Kosten in der Zusammenarbeit mit ITO-Dienstleistern nachhaltig zu reduzieren.
- So wechseln CIOs den Outsourcing-Partner
Bei Unzufriedenheit unbedacht den Dienstleister zu wechseln ist gefährlich. Zu prüfen sind unter anderem Laufzeit, Folgekosten und Optionen wie Multisourcing. - 1. Die Gründe für das Outsourcing nochmals überprüfen:
"Rufen Sie sich die Gründe dafür zurück, warum Sie sich ursprünglich zum Auslagern entschieden haben", rät Edward J. Hansen von der Anwaltskanzlei Baker & McKenzie. Wenn diese Gründe immer noch gelten, reicht es, sich einen neuen Dienstleister zu suchen. Falls nicht, muss die ganze Strategie überdacht werden - und das Unternehmen entschließt sich möglicherweise zum Insourcing. - 2. An die Vertragslaufzeiten denken:
Wer den Anbieter wechseln will, tut das am besten, wenn das bisherige Abkommen ausläuft. Die Zusammenarbeit während der Laufzeit zu beenden, ist nur in dringenden Fällen ratsam. - 3. Den Vertrag genau studieren:
Es kann Streit ums Geld geben, wenn ein Vertrag vorzeitig beendet werden soll. Schon aus diesem Grund muss der bestehende Vertrag genauestens unter die Lupe genommen werden. Wer geschickt ist, baut in künftige Abkommen ein, in welcher Weise ein Dienstleister den Kunden bei einem Provider-Wechsel unterstützen muss. - 4. Wiederverhandeln kann sinnvoller sein als Aussteigen:
Ein Anbieterwechsel kann sich kompliziert gestalten. Wer das vermeiden will, sollte den bestehenden Vertrag lieber neu verhandeln. Entscheider müssen die eigenen Motive für den Wunsch nach einem Wechsel überprüfen. - 5. Den bestehenden Dienstleister durchleuchten:
Dieser Punkt knüpft an den vorhergehenden an. Wenn der Grund für den Wechsel-Wunsch darin liegt, dass der Dienstleister schlechte Qualität liefert, muss sich auch der Kunde nach den Gründen dafür fragen. Ein offenes Gespräch kann in Neu-Verhandlungen statt im Wechsel enden. - 6. Es wird Ärger mit dem Faktor Mensch geben:
Wenn Mitarbeiter des neuen Dienstleisters ins eigene Unternehmen kommen, kann es zu zwischenmenschlichen Reibereien kommen. Das darf nicht unterschätzt werden. - 7. Beim Wechsel mit unproblematischeren Teilen beginnen:
Rechenzentrum-Services oder Disaster Recovery bieten sich als Erstes an, wenn der Dienstleister gewechselt werden soll. Generell gilt: Nicht mit dem Kompliziertesten anfangen! - 8. Die Kosten eines Wechsels kalkulieren:
Wer durch den Wechsel des Anbieters Kosten senken will, muss bedenken, dass die Neu-Organisation des Outsourcings selbst auch Geld kostet. Diese Ausgaben müssen gegen mögliche Einsparungen abgewogen werden. - 9. Multisourcing als Alternative:
Wer das bisherige Abkommen auflösen will, zielt meist auf Multisourcing ab, statt sich wieder für einen einzigen Anbieter zu entscheiden. Das ist zumindest die Beobachtung von Jeffrey Andrews (Anwaltskanzlei Thompson & Knight). Entscheider sollten sich des damit verbundenen Zeitaufwandes bewusst sein. - 10. Aus den eigenen bisherigen Fehlern lernen:
Das vielleicht Wichtigste ist, die eigenen Erfahrungen festzuhalten, um beim nächsten Mal daraus zu lernen.
Ziel einer jeden Verhandlung zwischen Dienstleister und Unternehmen sollte eine faire Partnerschaft sein, die es sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer ermöglicht, langfristig erfolgreich zusammenzuarbeiten. Wenn der vertragliche Rahmen stimmt, ist die Voraussetzung dafür geschaffen und der IT-Entscheider sowie sein Team werden im Management der Commodity-IT entlastet. Das setzt die nötigen Kräfte frei, um der Digitalisierung des Kerngeschäfts ein großes Stück näher zu kommen. (sh)
Checkliste: Was passt für mein Unternehmen am besten?
Anhand der folgenden Checkliste finden Sie schnell heraus, ob Outsourcing, Off- oder Nearshoring für Sie in Frage kommen. Beantworten Sie für sich zunächst die jeweilige Frage - anhand der Zeile hinter der passenden Antwort finden Sie dann die jeweiligen Empfehlungen...
Frage | Antwort => | Outsourcing | Offshoring | Nearshoring |
Ist Ihr Unternehmen eher regional verhaftet? | ja | ja | nein | nein |
Ist Ihr Unternehmen eher international geprägt? | ja | ja | ja | ja |
Hat Ihre IT als interner Dienstleister einen hohen Service-Anspruch zu erfüllen? | ja | ja | nein | nein |
nein | ja | ja | ja | |
Sind Entlassungen von Mitarbeitern unerwünscht? | ja | ja, um MA zu entlasten | ja | ja |
nein, Entlassungen sind erwünscht | ja | ja | ja | |
Wird IT nur als Kostenfaktor gesehen? | ja | ja | ja | nein |
nein | ja | nein | nein | |
Wird die IT als "Herz des Unternehmens" gesehen? | ja | nein | ||
nein | ja | ja | ja | |
Sind Sie bereit, in englischer Sprache zu kommunizieren? | ja | ja | ja | ja |
nein | ja | nein | ja | |
Sind Sie bereit, ein Vendor Management aufzubauen? | ja | ja | ja | ja |
nein | nein | |||
Ist der IT-Einkauf bereit, auch mit komplexen Verträgen umzugehen? | ja | ja | ja | ja |
nein | nein | |||
Hat Ihr Unternehmen Erfahrungen mit internationalen Verträgen? | ja | ja | ja | ja |
nein | ja | nein | nein | |
Sind Ihre Mitarbeiter bereit, sich auf kulturelle Unterschiede einzulassen? | ja | ja | ja | ja |
nein | ja | nein | nein | |
Stellen Zeitzonen-Unterschiede ein Problem für Sie dar? | ja | ja | nein | ja |
nein | ja | ja | ja | |
Sind interne Mitarbeiter bereit, sich anderen Aufgaben zu widmen? | ja | ja | ja | ja |
nein | nein | |||
Herrscht Kostentransparenz bzw. soll diese im Zuge des geplanten Outsourcings hergestellt werden? | ja | ja | ja | ja |
nein | nein | |||
Sind Prozesse definiert, die auch gelebt werden? | ja | ja | ja | ja |
nein | nein | |||
Ist der Dokumentationsstand "sauber" bzw. soll er im Zuge des Outsourcings verbessert werden? | ja | ja | ja | ja |
nein | nein | |||
Ist die aufgebaute Komplexität beherrschbar? | ja | ja | ja | ja |
nein | nein | |||
Soll schnelleres Wachstum erfolgen, als es die IT-Abteilung ermöglicht? | ja | ja | ja | ja |
nein | nein | |||
Schätzen interne Kunden den "direkten Draht" in die IT - fernab definierter Prozesse? | ja | ja | ja | ja |
Akzeptieren interne Kunden die nötigen IT-Service-Prozesse und einen "Single Point of Contact", also die IT-Abteilung als einzigen Ansprechpartner? | ja | ja | ja | ja |
Hat die IT internationale Standorte mit Vor-Ort-Service bzw. kurzen Latenzzeiten zu versorgen? | ja | ja | ja | ja |
nein | eher nein |