Vor etwas mehr als zehn Jahren begann auf Anregung und mit Unterstützung der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung in Köln (KGSt) die Zusammenarbeit deutscher Städte und gemeinsamer kommunaler Datenverarbeitungszentralen (GKD) zur Automation des kommunalen Finanzwesens. Zwölf Datenzentralen, von München bis Braunschweig schlossen sich zu der Arbeitsgemeinschaft F 4 (Finanzwesen Nr. 4) zusammen. Alle wendeten bereits damals magnetplattenorientierte Datenverarbeitungsanlagen von Siemens an.

In mehrjähriger Arbeit entstand das EDV-Verfahrer Gemeindliches Integriertes Finanz-lnformations-System (Ginfis), das den Kern der kommunalen Finanzwirtschaft (Haushaltsplanung, Bewirtschaftung, Buchhaltung, Rechnugslegung) abdeckt. Den geänderten gesetzlichen, organisatorischen und technischen Anforderungen immer wieder angepaßt, umfaßt das System derzeit mehr als hundert Programme und gilt als eines der komplexesten Verfahren in der deutschen Kommunalverwaltung.

Der rasche Fortschritt in der Computertechnologie der jüngsten Zeitgleichermaßen bei Hardware und Software - sowie steigende Anforderungen der F 4-Mitglieder insbesondere hinsichtlich der Automation der Haushaltsüberwachung, veranlassen die Arbeitsgemeinschaft zur Zeit, die Konzeption von Ginfis grundlegend zu überdenken. So viel steht schon fest: In den 80er Jahren wird das Computersystem vollständig überarbeitet. Es wird auf die Speicherform einer Datenbank umgestellt- ausgestattet mit kompatiblen Schnittstellen - Zahlreiche fachliche Verbesserungswünsche werden realisiert. Datenfernverarbeitung und Bildschirme am Arbeitsplatz sind bei Ginfis 2 - so lautet der Name des neuen Verfahrens - selbstverständlich.

Intensive Cooperation in einer bundesweiten kommunalen Arbeitsgemeinschaft seit nunmehr zehn Jahren ist nicht so selbstverständlich, wie es vielleicht scheinen mag. Mehrere solcher Arbeitsgemeinschaften bestehen längst nicht mehr. Ihre Konzeption, insbesondere ihre hardwaremäßige Ausstattung, war nicht zukunftsweisend. Anders dagegen bei der F 4 unter der ständigen Federführung der Stadt Nürnberg (Zentrale Datenverarbeitung).

Im Laufe mehrerer Jahre hat eine Gruppe von etwa zwölf deutschen Städten und Landkreisen - die Addition ihrer Einwohnerzahlen und ihrer Finanzkraft reicht an diejenigen von mittelgroßen Staaten wie Dänemark oder der Schweiz heran - ein EDV-Verfahren zur tiefgreifenden Automation des kommunalen Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens geschaffen. Je nach Bedarf können an dieses System eigene Verfahren der Anwender angeschlossen werden. Die Arbeitsgemeinschaft hat Ginfis so konzipiert, daß es von Städten, Gemeinden und Gemeindeverbänden im gesamten Bundesgebiet angewendet werden kann, obwohl in einzelnen Bundesländern zum Teil unterschiedliche gesetzliche Vorschriften gelten. Daß eine "Länder übergreifende Konzeption" gelungen ist, beweist der Einsatz von Ginfis in fünf Bundesländern (Baden-Württemberg, Bayern, Hessen, Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen) .

Auch österreichische Städte übernahmen Ginfis

In Österreich wird Ginfis- auf die Rechtsverhältnisse unseres Nachbarlandes modifiziert und unter der Bezeichnung Kofis - inzwischen ebenfalls erfolgreich von einer Gruppe von Städten und Gemeinden eingesetzt.

Bei vollständiger Integration aller Abläufe gliedern sich die Bereiche von Ginfis derzeit in

- Haushaltsplanung

- Sachbuchführung

- Personenkontenführung und

- Zahlungsverkehr

Die anstehende Automation von

- Haushaltsüberwachung und

- Anordnungswesen

wird zu zwei weiteren Bereichen führen, wobei allerdings die Umstellung von Ginfis auf ein Datenbanksystem die derzeit verhältnismäßig selbständigen Bereiche zusammenwachsen lassen wird.

Damit ist bereits die große Aufgabe angesprochen die sich die Arbeitsgemeinschaft F 4 für die nächsten Jahre gestellt hat. Obwohl Ginfis in seinem Aufbau, seinen Leistungen und in seinem Speicherkonzept (vorwiegend Isam) durchaus dem heutigen Stand der automatisierten Datenverarbeitung in der deutschen Kommunalverwaltung entspricht, hat sie frühzeitig begonnen, über eine tiefgreifende Fortentwicklung des Verfahrens nachzudenken, damit es den gesteigerten Anforderungen der 80er Jahre gewachsen ist. Ginfis 2 wird durch folgende Komponenten gekennzeichnet sein:

- alle Daten werden in einer Finanzdatenbank gespeichert

- kompatible Schnittstellen werden eingesetzt, damit die einzelnen Anwender nicht auf ein bestimmtes Datenbanksystem angewiesen sind

- das Betriebssystem BS2000 wird verwendet

- die Arbeitsplätze sind durchgehend mit Bildschirmterminals und - soweit erforderlich - mit örtlichen Druckern ausgestattet

- das Verfahren wird materiell mindestens um die Bereiche Haushaltsüberwachung und Anordnungswesen erweitert.

Zu den materiellen Verbesserungen gehört auch die Zusammenfassung von Sachbuch- und Personenkontenbereich. Aus der konsequenten Integration aller Teile der kameralistischen Buchhaltung ergeben sich zahlreiche Vorteile hinsichtlich des Buchens, der Abschlüsse, der Auswertungen und der Auskunftsmöglichkeiten. So zum Beispiel die Verbindung von Einnahme- und Ausgabebuchführung mit der Möglichkeit der automatischen Aufrechnung, sowie eine bessere Lesbarkeit der bisherigen Personenkonten. Man wird davon ausgehen können, daß auch ein komfortables Namens- und Adreßsuchprogramm zu Ginfis 2 gehört, wie es zur Zeit die Stadt München schon in der Ginfis-Variante Finaso realisiert hat.

Das kommunale Haushaltsrecht schreibt die ständige Überwachung der im Etat veranschlagten Mittel durch die Gemeindeverwaltung vor. Das Instrument, mit dem diese Kontrolle vollzogen wird, heißt gemeinhin Haushaltsüberwachungsliste (HÜL). Bei der Haushaltsüberwachung genügt es im allgemeinen nicht, erst dann Einträge vorzunehmen, wenn die Gemeinde zu einer Zahlung verpflichtet ist. Vielmehr ist es bereits erforderlich, Mittel als verfügt vorzumerken, wenn sie durch Bestellung oder auf sonstige Weise gebunden werden. Zahlreiche herkömmliche HÜL-Verfahren genügen dieser Anforderung nicht.

Im Rahmen der Umstellung auf ein Datenbanksystem wird die Arbeitsgemeinschaft F 4 die Haushaltsüberwachung vollständig automatisieren und diesen Teilbereich in das bestehende Verfahren integrieren. Dabei wird ferner vorgesehen, daß Kassenanordnungen von der Datenverarbeitungsanlage geschrieben werden. Solche Lösungen sind in der Kommunalverwaltung - soweit ersichtlich - bisher nicht realisiert.

An das integrierte EDV-Verfahren zur Automation der Haushaltsüberwachung stellt die Arbeitsgemeinschaft folgende materielle und verarbeitungstechnische Anforderungen im Bereich des Bestellwesens:

Bei entsprechend gekennzeichneten Haushaltsstellen erwarten die Programme, daß jeder Auszahlungsanordnung der Eintrag einer "Bestellung" voraufgeht. Bestellungen und zugehörige Kassenanordnungen müssen konsequent zusammengeführt werden. Besondere Verarbeitungsroutinen sind bei Ratenzahlungen erforderlich. Abschlagszahlungen im Baugewerbe müssen im einzelnen nachgehalten und auf die Schlußrechnung angerechnet werden, auch über das Etatjahr hinaus. Zum Jahresschluß unerledigte Bestellungen müssen in das Folgejahr übernommen werden.

Der Stand einer Haushaltsstelle muß jederzeit am Bildschirmgerät ablesbar sein, neben summenmäßigen Auswertungen auch hinsichtlich der Einzeleinträge. Hierzu ist Direktverarbeitung erforderlich. Deckungsringe müssen sofort durchsucht werden. Auskunftsberechtigt sind mindestens die Gemeindekasse und die bewirtschaftende Dienststelle.

Im Vermögens- und im Verwaltungshaushalt ist innerhalb der Haushaltsstelle eine mehrstufige Untergliederung erforderlich (zum Beispiel Bauabschnitt, Gewerk, Bauunterhalt). Sie dient vor allem zur Überwachung der Leistungsbereiche nach DIN 276. Diese Auswertungen müssen zum Teil Haushaltsjahr-übergreifend sein.

Für die Betriebskostenabrechnung ist ebenfalls eine mehrstufige Untergliederung erforderlich, und zwar neben derjenigen für Bau-Leistungsbereiche und -unterhalt. Auswertungen für die Umsatzsteuer müssen zum Monats- und zum Jahreschluß möglich sein.

Speicherungs- und verarbeitungstechnische Anforderungen

Die für den Bereich Haushaltsüberwachung und Buchführung gemeinsam erforderlichen Daten werden nur einmal gespeichert. Einträge können nur von der jeweils zuständigen Dienststelle erfolgen (Funktionstrennung, Datenschutz). Die Dateneingabe erfolgt Dialog-gelenkt über Bildschirmterminals. Dabei kann die Haushaltsüberwachung zentral oder dezentral organisiert sein.

Zu einem integrierten Verfahren der Haushaltsüberwachung gehört auch die Automation des Anordnungswesens. Bei Ginfis 2 werden mit den für den HÜL-Eintrag benötigten und erfaßten Daten die Kassenanordnungen geschrieben.

Der unbare Zahlungsverkehr ist das dritte Glied in der Kette Haushaltsüberwachung/ Anordnungswesen .

Die erforderlichen Daten (zum Beispiel Empfangsberechtigter, Fälligkeitstag, Zahlweg, Betrag) sind grundsätzlich bereits mit der Eingabe am HÜL-Terminal erfaßt worden. Dadurch stehen sie auch schon für das Geschäft des Zahlungsverkehrs zur Verfügung. Es muß der Gemeindekasse jedoch möglich sein, in Einzelfällen gewisse Werte zu ändern. An die Automation des Zahlungsverkehrs wird Ginfis 2 mindestens folgende Anforderungen stellen:

- Der Adressenbestand steht in der Datenbank zur Verfügung.

- Er muß gleichermaßen für Einnahme- und Ausgabeseite genutzt werden können. Dadurch ist die gesetzlich geforderte Aufrechnung im automatisierten Verfahren möglich.

- Das Zahlgeschäft wird weitgehend im data-clearing-Verfahren abgewickelt.

- Entsprechend dem eingegebenen Fälligkeitstag wird die Zahlbarmachung automatisch eingeleitet.

*Der Autor ist Verwaltungsrat beim Rhein-Sieg-Kreis in Siegburg. Er ist seit vielen Jahren maßgeblich an der Entwicklung von "Ginfis" beteiligt.