Der Umgang mit Informationen, das Verwalten, Finden und Verteilen von Wissen über Projekte, Kunden, Ereignisse, das eigene Unternehmen und dessen Mitarbeiter ist vielerorts nicht effizient. Zum Papierberg auf dem Schreibtisch gesellt sich die elektronische Informationsflut: Unternehmen betreiben riesige Datenbanken, verwalten Millionen Profile, archivieren doppelt und dreifach und ersticken am E-Mail-Verkehr.

Die Lünendonk-Anwenderstudie "Information Lifecycle Management" , für die über 190 deutsche Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern befragt wurden, identifiziert die Bewältigung dieses Datenwachstums, die Steigerung der Datensicherheit und die Geschäftsprozessoptimierung als die größten IT-Herausforderungen der nächsten Jahre. Ein Weg dazu ist die Unterstützung eines vernetzten und übergreifenden Arbeitens der Mitarbeiter an Projekten mittels Wissens-Management-Software. Denn Investitionen in solche Systeme sind längst mehr als nur Experimente. Sie haben sich in der Praxis zur Optimierung von Geschäftsprozessen bewährt.

Der deutsche Ableger des spanischen Carriers Telefónica und die Bertelsmann Stiftung in Gütersloh nutzen die "E-Corporate-Knowledge-Suite" von Empolis. Das System besteht aus Intranet, Dokumenten-Management, Themenlandkarten und semantischen Suchfunktionen. Es macht das vorhandene Wissen und die Zusammenhänge zwischen Themen, Projekten, Experten, Mitarbeitern, Kunden, Kooperationspartnern und externen Organisationen über einen Zugang einfach, intuitiv und komfortabel zugänglich und verwertbar. Die volle Funktionalität wird über eine Web-Oberfläche zur Verfügung gestellt, kann so an jedem Internet-fähigen Rechner ohne Installation zusätzlicher Client-Software genutzt werden und bietet Mitarbeitern eine komfortable Arbeitsumgebung.

Ein solches Portal ist für alle Organisationen geeignet, auf die wenigstens einige der folgenden Charakteristika zutreffen:

- Die Mitarbeiter müssen viele Dokumente lesen, schreiben, überarbeiten, verwalten.

- Eine Vielzahl von Dokumententypen wird verwendet: Standard-Office-Dokumente, PDF-Dokumente, unstrukturierte Daten wie Bilder und Videos und hochstrukturierte XML- und HTML-Daten.

- Mitarbeiter benötigen einen flexiblen Zugriff auf Dokumente. Dazu bedarf es mächtiger Suchfunktionen, aber auch grafischer oder strukturierter Navigation durch nach Themen geordneter Ablagen.

- Individuelle Perspektiven von Mitarbeitern oder Arbeitsgruppen auf den Dokumentenbestand sind nötig.

- Die Arbeit mit Dokumenten erfolgt weitgehend kollaborativ.

- Änderungen von Dokumenten müssen nachvollziehbar sein, alte Versionen müssen unverändert zugreifbar bleiben.

- Dokumente werden nach definierten Kriterien über Inter- oder Intranet-Seiten veröffentlicht.

- Dokumente werden zwecks Überarbeitung und Freigabe zwischen Personen weitergereicht, um sie zu überarbeiten oder um einen Freigabeprozess zu durchlaufen.

Millionen hinterlegter Dokumente

Im Rahmen eines Integrated Logins erfolgt die Anmeldung im System automatisch am PC. Eingabe und Navigation geschehen Web-basierend, Zugriff ist somit von überall möglich.

Bis zu mehreren Millionen Dokumenten lassen sich im System hinterlegen und nach zahlreichen inhaltlichen Kriterien wiederfinden. Die Ablage und Strukturierung an einer zentralen Stelle erübrigt es, mühsam in diversen Datensilos wie File- und Mail-Servern, FTP Sites und Websites zu suchen. Das Versenden von Mail-Anhängen an einen großen Empfängerkreis wird durch einen direkten Link auf diese Dateien ersetzt und garantiert so einen konsistenten Informationsaustausch und verringerten Verkehr.

Mehrdimensionale Organisationsprinzipien ermöglichen es den Nutzern, aus ihrem Blickwinkel in Inhalten zu navigieren, die verschiedenen Themen zugeordnet werden können. So erfolgt der Zugriff zum Beispiel über das Organisationsprinzip Kunde, Projekt, Mitarbeiter, externe Ansprechpartner und Kooperationspartner. Der Zugriff auf diese Informationen wird durch eine Rechtevergabe gesteuert.

Strukturierte Arbeitsinhalte

Die Strukturierung aktueller Arbeitsinhalte kann durch Favoriten und virtuelle Projekträume erfolgen. Letztere können für regional verteilte Teams und Abteilungen erzeugt und zum Austausch jeglicher Inhalte genutzt werden. Vielfach verfügen sie über ein Diskussionsforum, wirken so als "Communities of Practise" und erzeugen Synergieeffekte.

Die Abonnementfunktion garantiert, dass Mitarbeiter stets automatisch informiert werden, wenn ein neues Dokument oder eine neue Dokumentenversion zu einem für sie relevanten Thema erscheint oder weitere Personen mit bestimmten Eigenschaften in interessanten Themenfeldern aktiv werden. Neu erstellte Dokumente können aus der Standardsoftware Microsoft Office per Knopfdruck und ohne Zwischenspeichern dem System zugefügt werden, ein Speicherassistent vereinfacht dies durch die Vorauswahl von relevanten Informationen wie zugehöriges Projekt und Themenfeld, Zugriffsrechte und Dokumententyp. Die Verschlagwortung von Dokumenten wird durch eine Reihe halbautomatischer Prozesse unterstützt, so dass je nach Inhalt des Dokuments, Profil des Benutzers oder aktuellem Kontext passende Metadaten vorbelegt werden.

Die Navigation und der Zugang zu Themen erfolgt durch einfaches Klicken, die Verbindungen zwischen den Themen werden durch Verknüpfungen der Objekte dargestellt.

Neben dieser intuitiv nutzbaren Visualisierungsvariante können Mitarbeiter unscharf und übergreifend nach Inhalten suchen. Diese Recherche liefert Treffer, welche nach Projektzugehörigkeit, Themen und Organisationseinheiten geordnet sind und weiterverwendet werden können. Zudem bindet sie sowohl externe als auch interne Drittsysteme ein. Die Service-orientierte Lösung basiert auf J2EE-Standards. (hk)