CW-Bericht von Karin Quack
MÜNCHEN (COMPUTERWOCHE) - IT-Know-how ist knapp bei der Ringfeder VBG GmbH. Für die Einführung der SAP-Software R/3 vertraute der in Krefeld ansässige Hersteller von Anhängerkupplungen deshalb auf externe Berater - im Fall des HR-Moduls auf die falschen: Nachdem das Projekt rund 500 000 Mark verschlungen hatte, wurde es eingestellt.
SAP-Berater waren 1998 eine knappe und teure Ware. Wer ein oder mehrere Exemplare ergattert hatte, tat, was er konnte, um sie bei der Stange zu halten. Nur vor diesem Hintergrund wird verständlich, warum das damalige Ringfeder-Management lange Zeit gute Miene zum bösen Spiel machte – so lange, bis eine engagierte Personalleiterin ihr Veto einlegte.
Der damalige DV-Leiter hatte vor etwa drei Jahren beschlossen, den 140 Mitarbeiter zählenden mittelständischen Betrieb vollständig auf die SAP-Software R/3 umzustellen. Wie Personalchefin Claudia Reifenberg berichtet, war die Konzernzentrale der schwedischen VBG-Gruppe dagegen – nach dem Motto: Ein Unternehmen dieser Größenordnung brauche keinen Rolls Royce, da tue es auch ein VW. Und Vorsicht war um so mehr geboten, als Ringfeder keine eigenen IT-Experten hatte, die die komplexe R/3-Software hätten einstellen und pflegen können.
Doch zunächst sah es so aus, als wären die Bedenken fehl am Platz: Innerhalb eines knappen Dreivierteljahres wurden die alten Anwendungssysteme, darunter die Materialwirtschaft des R/3-Vorgängers R/2 und das Personalabrechnungssystem „Paisy“, durch die neuen Softwaremodule ersetzt. Auf einen Parallellauf glaubte Ringfeder verzichten zu können; im Oktober 1998 wurde R/3 produktiv gestellt.
Doch während einige Module mehr oder weniger anstandslos funktionierten, war bei der Personal-Management-Komponente HR von Anfang an der Wurm drin. Die Schuld dafür gibt die Personalchefin aber nicht der Software, sondern den Beratern, die für ihre Implementierung verantwortlich zeichneten. Die „drei bis vier“ Experten hätten zu wenig Fachkompetenz mitgebracht – insbesondere auf dem Gebiet der Zeitwirtschaft. Mit deren Installation habe das Beratungsunternehmen, dessen Namen Reifenberg trotz allen Ärgers nicht preisgeben möchte, zeitweise sogar einen Praktikanten beauftragt.
Wenn das System an der einen Stelle wunschgemäß funktionierte, klagt die Personalfachfrau, seien an einer anderen neue Probleme aufgetreten. Was die Human-Resources-Expertin am meisten aufbrachte: Die Berater hätten die von ihnen verursachten Fehler nicht etwa auf Kulanz beseitigt, sondern die dafür notwendige Zeit voll in Rechnung gestellt.
Im Herbst vergangenen Jahres wollte Reifenberg das Harmoniebedürfnis der Geschäftsleitung nicht mehr unterstützen. Den Ausschlag gab die mangelnde Kalkulierbarkeit der Folgekosten: "Experten, die wir später hinzugeholt haben, sagten uns, das System enthalte Zeitbomben“, empört sich die Personalleiterin. Die Logik der Einstellungen sei kaum nachvollziehbar, hieß es. Bei der Beseitigung künftiger Fehler und bei Softwareanpassungen, wie sie im Falle von Gesetzesänderungen notwendig werden, hätte das Unternehmen also vor der Aufgabe gestanden, die "exotischen“ Einstellungen nachzuvollziehen. So macht man sich als Berater unentbehrlich! "Es wäre ein Fass ohne Boden gewesen“, konstatiert Reifenberg.
Im Grunde genommen hätte Ringfeder das HR-Modul noch einmal komplett neu implementieren müssen. Doch aufgrund der "immensen Beraterzeiten“ (Reifenberg) hatten die tatsächlichen Kosten die veranschlagten bereits um das Zehnfache überstiegen. Alles in allem hatte Ringfeder knapp 500 000 Mark für die Implementierung ausgegeben. Das Management fürchtete sich davor, einen solchen Kraftakt noch einmal zu unternehmen. Auf Anregung der Personalchefin entschied es statt dessen, eine weniger komplexe Software einzuführen.
Die Möglichkeit, das Beratungsunternehmen zu verklagen, hat Ringfeder nie ernsthaft in Betracht gezogen. Offenbar mangelt es an schriftlichen Vereinbarungen, beispielsweise einem vernünftigen Pflichtenheft, auf das der Dienstleister festgenagelt werden könnte. Zudem gibt es im Unternehmen keine IT-Experten, die in der Lage wären, dem Berater seine Fehler konkret nachzuweisen.
Die neue Personal-Management-Software stammt von der HR Management Software GmbH, Düsseldorf. Über eine eigens programmierte Schnittstelle ist sie mit den SAP-Modulen FI und CO verbunden. Ihre Einführung kostete mit rund 60 000 Mark nur einen Bruchteil dessen, was die SAP-Implementierung verschlang, und dank geringerer Komplexität eignet sie sich besser für den Einsatz in einem Unternehmen ohne großen IT-Stab.
Betrieben wird die Software – wie auch R/3 – vom Rechenzentrum der Thyssen AG. Beraterhilfe hat Ringfeder VBG dafür nicht mehr nötig. Jetzt könne die Personalabteilung neue Tarife selbständig übernehmen, freut sich Reifenberg. Und die Fehlermeldungen, die immer noch dem alten System entspringen, gehören hoffentlich auch bald der Vergangenheit an.