Gemischtes kann getrennt werden

Was macht eine Reise zu einer Geschäftsreise? Der Fiskus hat hierfür den Begriff "beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit" eingeführt, der im Reisekostenmanagement eine sorgfältige Vorprüfung erfordert. Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt dann vor, wenn man vorübergehend außerhalb seiner Privatwohnung oder seiner regelmäßigen Arbeitsstätte beruflich tätig wird. Der berufliche Anlass muss klar zu erkennen und zweifelsfrei zu belegen sein.

Nicht selten fallen für Reisen Aufwendungen an, die sowohl beruflicher als auch privater Natur sind. Kürzlich hat der BFH seine Rechtsprechung zugunsten der Steuerzahler geändert und in einem Grundsatzurteil das allgemeine Aufteilungs- und Abzugsverbot für auch privat veranlasste Reisekosten gekippt (Az.: GrS 1/06). Neuerdings lassen sich gemischt veranlasste Reisekosten anteilig steuerlich absetzen. Dies gilt insbesondere für die An- und Abreisekosten.

Maßgeblich für Kostenaufteilung ist das Verhältnis der beruflichen und privaten Zeitanteile der Reise. Folgende Voraussetzungen sind zu erfüllen: Die Zeitanteile müssen feststehen und klar voneinander abgrenzbar sein. Zudem darf der beruflich bedingte Anteil nicht von untergeordneter Bedeutung sein. Wenn die Voraussetzungen erfüllt sind, können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern den Kostenanteil steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten und den Betriebskosten zurechnen. Erfolgt keine Kostenerstattung durch den Arbeitgeber, können Arbeitnehmer den Betrag in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Grundsätzlich sind alle mit einer Geschäftsreise verbundenen Kosten ganz oder teilweise steuerlich absetzbar. Dazu zählen Fahrt- und Flugkosten, Übernachtungskosten, Aufwendungen für Verpflegung oder Bewirtung und Nebenkosten wie Park- oder Telefongebühren. Doch Vorsicht: Reisekostenabrechnungen nehmen die Finanzbehörden besonders genau unter die Lupe. Es ist ganz entscheidend, die Abgrenzung zwischen Dienst- und Vergnügungsreise plausibel darzulegen. Eine zweifelsfreie Reisedokumentation wird immer wichtiger. Wird die Geschäftsreise mit dem Firmen-Pkw angetreten, ist ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch Pflicht. Ansonsten droht nicht nur die Aberkennung der Fahrtkosten, sondern auch aller damit in Verbindung stehenden Aufwendungen.