Das ganze Unternehmen gefordert
Die Einführung von Social Collaboration kann nicht durch eine einzelne Abteilung bewerkstelligt werden. Trotzdem packt kaum ein Unternehmen das Thema ganzheitlich an. Meist sind es einzelne Personen oder Bereiche, die sich dafür engagieren. Mal ist es das Marketing, das intern genauso hip und modern kommunizieren möchte, wie sich das Unternehmen nach außen in der Werbung darstellt. Oder es ist die IT, die Software installiert und mal schaut, was damit passiert.
Auch in Personalabteilungen gibt es immer wieder Mitarbeiter, die auf Employer Branding Wert legen und ihr Unternehmen in puncto Technik- und Kommunikationseinsatz als modern oder gar avantgardistisch darstellen wollen.
Problematisch ist oft auch, dass es Unternehmen am gemeinsamen Ziel mangelt. Collaboration - wozu? Richtungslosigkeit bedeutet, dass es wenig Motivation zur Veränderung gibt. Zudem erfahren Projekte in solchen Fällen meist keine Unterstützung durch das Management oder durch die leitenden Mitarbeiter.
Den Entscheidern im Unternehmen muss klar sein, dass Social-Collaboration-Plattformen die Kultur und die Organisation verändern. Unternehmen müssen diese Veränderung gestalten. Tun sie es nicht, wird die Einführung scheitern. Natürlich kostet das Zeit, Geld und Ressourcen. Aber nicht in die Mitarbeiter und den digitalen Wandel zu investieren, kommt auf Dauer noch viel teurer.
Lange Zeit wurde versucht, einschlägige Collaboration-Lösungen als freie Kommunikationsplattformen einzuführen, nach dem Motto: Ab jetzt kann jeder bloggen. Das ist natürlich viel zu kurz gegriffen. Der freie Austausch von Gedanken, Anregungen und Ideen ist zwar ein wichtiges Element dieser Systeme, aber nicht ihr alleiniger Sinn und Zweck. Die Plattformen müssen sich an den Aufgaben und den Kommunikationsprozessen orientieren. Nur wenn diese identifiziert, weiterentwickelt und schließlich unterstützt werden, ist den Mitarbeitern bei der Erfüllung ihrer Aufgaben geholfen.
- Tools für das Social Business
Instant Messaging, Acivity-Streams, Dokumenten-Sharing, Tagging und Profilseiten – diverse Plattformen stellen beliebte Social-Media-Funktionen für den internen Gebrauch zur Verfügung. Ein Überblick über die wichtigsten Tools: - Chatter
Das Tool lässt sich mit der CRM-Lösung von Salesforce integrieren und kann so Geschäftsprozesse etwa im Vertrieb abbilden, ist aber auch als Stand-alone-Lösung einsetzbar. Sein Engagement im Social-Business unterstrich der Anbieter zudem mit der Übernahme von Radian6, einem Anbieter von Tools zur Analyse unstrukturierter Daten. Chatter bietet zudem die Möglichkeit, Prozessschritte anderer Enterprise-Anwendungen, zum Beispiel von SAP, einzubinden. - Jabber
Cisco fährt im Social-Business zweigleisig. Unter dem Namen "Jabber" bündelt die Networking-Company seit Kurzem sämtliche Communications- und Collaboration-Clients, die im Lauf der Jahre unter anderem durch Zukäufe ins Unternehmen kamen. Der Jabber-Client integriert Kommunikationsfunktionen wie Präsenzanzeige oder Instant Messaging und stellt mit Hilfe der hauseigenen Webex-Produktfamilie Audio- und Videoconferencing bei Bedarf auch in HD-Qualität bereit. - Quad
Das zweite Standbein ist "Quad", von Cisco als Plattform für das Enterprise 2.0 positioniert. Es integriert Features wie Blogs und Wikis. - Quad
Quad ist am Frontend mit eingeschränkter Funktionalität mittels Web-Browser zu bedienen. Wollen Anwender die gesamte Bandbreite der Möglichkeiten ausschöpfen, ist der Jabber-Client ratsam. Er gewährleistet auch die Interaktion mit Fremdprodukten wie Microsoft Office und Sharepoint. - Jive
Eine beliebte Anwendung unter den Social-Business-Lösungen stellt das 2001 gegründete kalifornische Unternehmen Jive Software mit dem Produkt "Jive Engage" bereit. Es kombiniert Collaboration- und Community-Features und stellt Lösungen für das Knowledge-Management zur Verfügung. Ständige Erweiterungen haben die Software zu einer Social-Business-Plattform anwachsen lassen. So kamen im Lauf der Zeit Funktionen für Instant Messaging sowie die Mobility-Unterstützung für iPhones und Blackberrys hinzu. - Jive
Die funktionalen Erweiterungen hat Jive in wesentlichen Teilen eingekauft: Die Akquisition von OfficeSync wurde beispielsweise zur Basis für das Dokumenten-Sharing, das übernommene Start steuert Konnektoren zur Microsofts Office-Welt bei. Im Frühjahr 2011 schluckte der Hersteller den Business-Analytics-Anbieter Proximal Labs. Seitdem können Anwender der Software bei Bedarf große Menge unstrukturierter Daten auswerten. Beachtung fand zuletzt auch Jives Marktplatz für Applikationen, der Partner dazu ermuntern soll, die Social-Business-Plattform mit Drittanwendungen anzureichern. - Sharepoint
Microsoft setzt im Social Business auf "Sharepoint". Die Collaboration-Umgebung stellt Anwendern Dokumenten-Sharing und Kommunikationsmöglichkeiten bereit. Spezielle Social-Network-Angebote sind unter anderem integrierte Profile, Wikis, Blogs, Newsfeeds und interne Videoportale sowie Funktionen für die unternehmensinterne Suche, das Tagging, Rating und zur Kommentierung. - SmartCloud for Social Business und Connections
IBM vertreibt im Geschäft mit der unternehmensinternen Collaboration die Produktlinien "Connections" und "SmartCloud for SocialBusiness" (vormals LotusLive). Connections wird in die Unternehmens-IT integriert und bietet mit Activity Streams, Social Analytics, Wikis, Blogs, Dokumenten-Sharing sowie E-Mail- und Kalenderintegration typische Enterprise-2.0-Funktionen. - SmartCloud for Social Business und Connections
Anwendungen von Drittparteien lassen sich mittels Portal integrieren. IBM verspricht auch die Einbindung von Geschäftsprozessen, beispielsweise können Nutzer SAP-Transaktionen in der Connections-Umgebung bearbeiten. Connections lässt sich auch als SaaS-Ausführung beziehen. - SocialCast
Zudem schaffen Schnittstellen zu Lotus Notes, Outlook, Sharepoint sowie zum Active Directory ergänzende Kommunikations- und Integrationsmöglichkeiten. Jüngste Neuerung, die bereits zu VMware-Zeiten eingeführt wurde, ist die Social-Applikation "Strides", die Socialcast zur integrierten Collaboration-Plattform ausbauen soll. Interessenten an Socialcast können zunächst eine kostenlose Version ausprobieren, die sich aber nicht im internen Data Center installieren lässt und der einige Funktionen, etwa zur Datenanalyse, fehlen. - Streamwork
"Streamwork" wurde ursprünglich als Plattform entwickelt, die mit Hilfe von Business Intelligence die Entscheidungsfindung in Unternehmen schneller und kollaborativ gestalten soll. Dabei setzt SAP auf die Integration von Fremdprodukten. Anknüpfungspunkte bestehen etwa für Webex, Evernote sowie Outlook und Google Mail. - Streamwork
Die Nähe zu betriebswirtschaftlichen Anwendungen spiegelt sich in der Feature-Liste wider: Wesentliche Funktionen betreffen etwa die Agendaplanung, Prioritätenlisten, Ad-hoc-Umfragen, SWOT- und Kosten-Nutzen-Analysen sowie Verantwortlichkeits-Diagramme. Die Social-Business-Komponenten erstrecken sich auf News-Feeds für Geschäftsdaten und Monitoring-Dienste, die Aktivitäten und Ereignisse darstellen. Streamwork ist mit verschiedenen SAP-Anwendungen integriert. - Tibbr
Mit "Tibbr" hat sich der SOA- und Integrationsspezialist Tibco in das Social-Business-Geschäft vorgewagt. Folgerichtig betont auch Tibbr die Verzahnung verschiedener Anwendungen (etwa von Oracle, SAP, Microsoft Sharepoint und Salesforce.com) in einer Plattform, so dass sich beispielsweise der Activity-Stream durch Ereignisse und Veränderungen aus den Business-Applikationen speisen lässt. - Tibbr
Tibbr bietet soziale Services wie Microblogging, Profile, Instant Messaging und Voice-Memos, Videoconferencing und Communities. Die Nutzer können sogenannten Subjects folgen, das sind entweder andere Nutzer, Gruppen oder Themen. Auch Tibco bietet Unternehmen Möglichkeiten zur Analyse der Inhalte. - Yammer
"Yammer" kam vor knapp vier Jahren als unternehmensinterne, Cloud-basierende Software für das Microblogging auf den Markt. Der gleichnamige Betreiber vermarktet die Lösung zum einen als kostenlose und funktional reduzierte Version, zum anderen als kostenpflichtige Ausführung für fünf Dollar pro Monat sowie als Premium-Lösung für Unternehmen inklusive Admin-Rechten und Integrationsmöglichkeiten. - Yammer
Mit dem aktuellen Release können Anwender beispielsweise Communities einrichten, Termine in Outlook und Google Calendar planen, in verteilten Teams kommunizieren und gemeinsam Dokumente bearbeiten. Eine Präsenzanzeige erstreckt sich auch auf mobile Clients, zudem liefern Analysewerkzeuge Daten über die Aktivitäten im sozialen Netz. Die Version für Unternehmen stellt besondere Sicherheitsfunktionen sowie Andockmöglichkeiten an Geschäftsapplikationen etwa von Salesforce.com, Microsoft und Netsuite bereit. - Haben wir ein Tool vergessen?
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Unterstützung tut not
Die Praxis hat gezeigt, dass die flächendeckende Nutzung von Collaboration-Tools nur gelingt, wenn die Mitarbeiter jemanden zur Unterstützung an ihrer Seite haben. Community-Manager sind vergleichbar mit Projektmanagern: Es kann ohne gehen, aber zur richtigen Zeit die richtige Unterstützung hilft den Beteiligten, ihre Aufgaben schneller, preiswerter und besser zu erledigen.
Gemeinsam müssen die Fachbereiche und die IT den digitalen Arbeitsplatz entwickeln. Die schiere Menge an Informationen macht es notwendig, dass der Anwender durch die intelligente Verknüpfung der verschiedenen Systeme sowie die Filterung und Aufbereitung der Informationen unterstützt wird.
Viele Fragen
Bisher müssen sich Anwender immer erst überlegen, mit welchen digitalen Hilfsmitteln sie ihre Aufgaben lösen können: Soll die Nachricht per Mail übermittelt werden, oder ist ein Blogeintrag sinnvoller? Wo muss eine Datei abgelegt sein, um bearbeitet werden zu können? Hat der Kollege darauf Zugriff? Warum tauchen Informationen an falscher Stelle auf? Muss ich für Aufgaben am Arbeitsplatz sein, oder geht es auch von unterwegs?
Mittlerweile zählt die Datenbank von Crisp Research über 110 Social-Collaboration-Plattformen für Unternehmen. Im Rahmen eines umfangreichen "Product Reviews" haben wir verschiedene Systeme nach Kriterien wie Produktumfang, Integrationsmöglichkeiten und User Experience untersucht. Das typische Merkmal für alle Plattformen ist, dass sie über einen Activity Stream alle Benutzer in einen gemeinsamen Kommunikationsraum bringen und somit allen die gleichen Informationen zur Verfügung stehen. Dieser gemeinsame Informationsfluss, der automatisch oder durch den Nutzer gefüllt wird, ist der wichtigste Unterschied zur E-Mail mit ihrer persönlichen Inbox. Ein weiteres Basiselement ist eine integrierte Benutzerverwaltung mit den eigenen Profilen, die es ermöglicht, persönliche Netzwerke zu bilden. Außerdem gehört bei fast allen Produkten die Bildung von Gruppen oder Communities dazu.
Weitere Elemente vieler Plattformen sind Blogs, Wikis, Dateimanagement und Foren. Einige Plattformen integrieren auch technische Lösungen wie beispielsweise Videokonferenzsysteme oder Online-Office-Suiten. Viele Systeme zeichnen sich darüber hinaus durch vielfältige Programmierschnittstellen oder die Anbindung an andere, im Internet verfügbare Systeme aus. Zusätzlich bieten einige Hersteller die Einbindung von E-Mail, Analytics-Funktionen oder eine Portalintegration an.
Bei der Entscheidung für eine Plattform spielt auch die Möglichkeit zur Einbindung in die eigene Systemumgebung oder die Sicherheit der Daten eine wichtige Rolle (Cloud/On Premise).
Vielfältiges Angebot
Bei der großen Zahl von Lösungen gibt es für jedes Unternehmen ein passendes Angebot. Auf der CeBIT werden Anwender in Halle 4, Stand A72, fündig, wo die "Social Business Arena" einen guten Marktüberblick vermittelt. Grundsätzlich haben die großen Anbieter Microsoft, IBM und Jive als Generalisten die Nase vorn. Andere Anbieter konzentrieren sich auf die Unterstützung von CRM-Prozessen, Enterprise-Content-Management (ECM), Dokumentenmanagement, Intranet oder Projektmanagement.