Entscheidungen im DV-Bereich steht insbesondere das Management mittelständischer Betriebe oft hilflos gegenüber. Die Verantwortlichen erhoffen sich bei externen Beratern schnelle Hilfe - und müssen nicht selten einen Reinfall "par excellence" erleben.
Nachfrageverschiebungen und wachsender Kostendruck machen Unternehmen jeder Größenordnung stark zu schaffen. Auf wechselnde Herausforderungen des Marktes, aber auch veränderte Anforderungen an betriebliche Abläufe müssen Unternehmen mit immer größerer Flexibilität reagieren.
War die elektronische Datenverarbeitung, historisch betrachtet, fast ausschließlich in der Großindustrie angesiedelt, werden mittlerweile auch Klein- und Mittelbetriebe zu "Großanwendern". Denn vorbei sind die Zeiten, in denen Großunternehmen (ab 1000 Mitarbeiter aufwärts) eigene Software nach Bedarf entwickelten und mittelständischen Betrieben die Datenverarbeitung lediglich zur Lohn- und Finanzbuchhaltung vorbehalten war. Vom Preis und der Leistung her günstigere Hardware sowie ein zunehmendes Angebot an Standard-Software und Computerdienstleistungen haben inzwischen auch den Mittelbetrieb zum vielseitigen DV-Anwender gemacht.
Doch die richtige Entscheidung auf dem Gebiet der DV zu treffen, ist für Nichtfachleute schwierig und wird wahrscheinlich immer schwieriger werden. Mit einer einmal getroffenen Entscheidung legt man sich aber fest - finanziell und organisatorisch.
Kann es fast zur Prämisse erhoben werden, daß ein mittelständischer Betrieb keine eigene EDV-Entwicklungsabteilung hat beziehungsweise haben wird, so muß externe Hilfe angefordert werden; das Angebot an Beratungen und Computerdienstleistungen wird interessant.
Externe vermeiden betriebsbedingte Fehlerquellen
Doch externe Leistungen erscheinen im ersten Moment meistens sehr kostenintensiv, vor allem, wenn betriebsinterne Kostensätze zum Vergleich herangezogen werden. Eine Aufschlüsselung externer Leistungen zeigt aber sehr schnell, daß ein eigener Weg diese Kosten bald übersteigen würde.
So kann etwa die Einstellung von hochbezahlten DV-Spezialisten für Systementwicklung und Programmierung durch die Nutzung von externem Spezialwissen umgangen werden. Auch Fehlentwicklungen durch Betriebsblindheit oder Einfluß innerbetrieblicher Interessengruppen werden verhindert. Außerdem sind die Realisierungszeiten beträchtlich kürzer und führen damit schneller zum Erfolg.
Wird eine externe Unterstützung in Betracht gezogen, können zwei Phasen unterschieden werden:
- Ermittlung der Anforderungen und Vorbereitung der Systemauswahl
- Entscheidung für ein Systemangebot und anschließende Realisierung.
In der ersten Phase wird mit Hilfe einer von Herstellern möglichst unabhängigen Beratung die sachorientierte Vorbereitung zur Systemauswahl durchgeführt. Wichtig ist, daß als Ergebnis dieser Auswahlphase neben der Erfüllung der funktionalen Anforderungen an das EDV-System auch die richtige Auswahl des passenden "Realisierungspartners" getroffen wird. Bei dieser Auswahl helfen einige Bewertungskriterien wie Umfang des Leistungspakets, Verantwortlichkeit, Erfahrung, Unternehmensentwicklung und Referenzen.
In der Offerte sollte eine leistungsfähige, dialogorientierte Hardware, eine breite Palette geeigneter Standard-Software sowie das Angebot von
Individual-Softwareentwicklung und Einführungsdienstleistung enthalten sein. Besonders die letzten beiden Punkte wiegen sehr stark, weil sie die notwendigen Anpassungen und Ergänzungen an die betrieblichen Erfordernisse sicherstellen.
"Alles aus einer Hand" schafft Sicherheit
Ebenso ist die Frage nach der verantwortlichen Ansprechstelle für die Realisierung der Leistungskomponenten besonders wichtig. Im Extremfall ergibt sich nämlich eine Angebotskonstellation, in der beispielsweise der Computerlieferant für die Hardware und verschiedene Softwarelieferanten für Teilsysteme verantwortlich zeichnen. Solch eine Situation ist unbedingt zu vermeiden! Derjenige Partner sollte die höchste Bewertung erhalten, der nach dem Motto "Alles aus einer Hand" bereit ist, die Gesamtverantwortung dem Anwender gegenüber zu tragen.
Zu klären ist auch, ob der zukünftige Partner nachweisbar über entsprechende Erfahrungen verfügt. Der richtige Partner sollte in allen Bereichen seines Leistungsangebots eine gediegene fachliche Kompetenz bieten, die sich vorzugsweise aus langjähriger Systementwicklung, Projektarbeit und der nachfolgenden Phase der Systemwartung und
-weiterentwicklung ergibt.
Die gegenwärtige DV-Branche ist von einer Vielzahl von Dienstleistungsunternehmen übersät, die wie Pilze aus dem Boden gewachsen sind und die teilweise genauso schnell wieder verschwinden. Die Unternehmensentwicklung des Partners muß also Stabilität und Kontinuität aufweisen. Hier ist genau abzuwägen, wie hoch das Risiko eines eventuellen Kontinuitätsverlustes gegenüber einem oftmals vergleichsweise günstigen Angebot eines jungen Softwareherstellers zu bewerten ist. Im Zweifel ist hier der Kontinuität der Vorzug zu geben.
Nicht zuletzt sind bei der Partnerwahl entsprechende Referenzen ins Kalkül zu ziehen. Referenzen sollen dabei zunächst die funktionellen Aspekte des Hard- und Softwareeinsatzes beleuchten. Mindestens gleichwertig sind jedoch auch Auskünfte über die langfristige Zusammenarbeit eines Anwenders mit dem Dienstleistungsunternehmen zu sehen. Von Interesse sind die Vorgehensweisen in der Projektrealisierung, die Möglichkeiten zur Einbeziehung eigener Mitarbeit an der Lösungserarbeitung sowie die intensive Betreuung.
Integrierte Konzepte helfen sparen
Neben der Betrachtung bestimmter Bewertungskritieren können zur Bewertung von System und Realisierungspartner auch Nutzwertanalysen hilfreich sein. Nach welchem Verfahren sich der Entscheidungsprozeß auch immer vollzieht, betriebliche Rationalisierungsressourcen zu entdecken und zu nutzen, spart vielen Unternehmen Kosten. Integrierte DV-Konzepte helfen bei der Mobilisierung, bei der Planung und Steuerung dieses Potentials.
*Waldermar Parge ist Fachbereichsleiter für PPS der Softlab GmbH München.