Erfolgreich mit dem New Style of Business: Präsentiert von HPE und Intel

IT-Abteilung und Business-Management

Gemeinsamer Kampf gegen die Schatten-IT

14.03.2016
Ob Cloud-Services, die an der IT-Abteilung vorbei eingekauft werden oder private Smartphones, Tablets und Laptops, auf denen unbekümmert Unternehmensapplikationen und -daten genutzt werden – IT-Abteilungen stehen vor der Aufgabe, diese Services und Applikationen einzubinden. Das kann nur gelingen, wenn IT- und Fachabteilungen eng zusammenarbeiten.

Schatten-IT nimmt in den Unternehmen immer mehr zu. Und es gibt nachvollziehbare Gründe dafür: Fast überall empfinden die Fachabteilungen die unternehmensinterne IT als zu behäbig und bemängeln deren Unfähigkeit, passende und nutzerfreundliche IT-Lösungen zeitnah bereitzustellen. Kein Wunder also, wenn Abteilungsleiter und Mitarbeiter immer öfter auf "einfache" Lösungen ausweichen und sich die benötigen Apps und Anwendungen an der Unternehmens-IT vorbei selbst besorgen. Hinzu kommt, dass unterdessen viele Apps und Services aus der Public Cloud kostenlos zur Verfügung stehen und ohne großen Aufwand oder technische Kenntnisse installiert und genutzt werden können.

Das zeigt auch die die Studie "Cloud Adaption & Risk Report" des Cloud-Spezialisten Skyhigh aus dem letzten Jahr. Danach werden in großen Unternehmen durchschnittlich 738 Cloud-Dienste eingesetzt, von denen aber nur weniger als zehn Prozent von der IT-Abteilung genehmigt sind. Dabei räumten 82 Prozent der befragten Mitarbeiter ein, inoffizielle Cloud-Apps zu nutzen. Als Gründe nannten sie die Vertrautheit mit den Anwendungen aus dem privaten Gebrauch, als Rechtfertigung für die Umgehung der IT-Abteilung die langwierigen Genehmigungsverfahren im eigenen Unternehmen.

Weniger als 10 Prozent der Cloud-Dienste von IT-Abteilung genehmigt

Zu ähnlichen Ergebnissen kommt eine aktuelle Marktuntersuchung von Capgemini. Zwar gaben danach die Fachabteilungen direkt - ohne Beteiligung der IT-Abteilung - deutlich weniger für IT aus als noch im letzten Jahr. Der Anteil am Gesamtbudget ist demnach von 17,3 auf nur noch zwölf Prozent gesunken. Aber das ist nur die - eingeschränkte - Sicht der CIOs. "Es gibt ein dickes Fragezeichen an dieser statistischen Aussage: CIOs erfahren nämlich immer seltener von den Investitionen der Fachbereiche", schreiben die Autoren der Studie. Während 2015 noch die Hälfte der IT-Führungskräfte stets über alle Ausgaben Bescheid wusste, seien sich dessen jetzt nur noch rund 36 Prozent sicher. "Trotz der Bemühungen vieler IT-Abteilungen, das Tempo zu erhöhen, geht es den Fachabteilungen oft immer noch zu langsam", konstatieren die Spezialisten von Capgemini.

Umfrage zu CRM in der Cloud

Für die IT-Abteilungen ist das eine riesige Herausforderung. Denn auf der einen Seite wird von ihnen erwartet, die Anfragen nach flexiblen, dynamischen IT-Services aus den Business-Bereichen möglichst zügig zu befriedigen. Auf der anderen Seite müssen sie einen Großteil ihrer personellen und finanziellen Ressourcen für Betrieb und Wartung der traditionell gewachsenen IT-Systeme - wie etwa ERP, CRM oder Buchhaltungssysteme - aufwenden. "Im Hinblick auf Verlässlichkeit, Verfügbarkeit und Sicherheit sind diese Systeme für die Mehrzahl der Unternehmen auf mittlere Sicht unverzichtbar", erklärt Matthias Röse, Experte für IT-Infrastruktur bei HPE..

Agile und dynamische Infrastrukturen sind gefragt

Mit den Entwicklungs- und Deployment-Zyklen klassischer IT-Systeme, wo teilweise über mehr als ein Jahr geplant, entwickelt, ausgestattet, konfiguriert, getestet und in Betrieb genommen wird, sind die neuen Anforderungen durch Digitalisierung, Big Data, Mobile Business, dem Internet of Things oder Business Analytics, die vermehrt aus den Fachabteilungen kommen, aber nicht zu bewältigen.

Dafür bedarf es agiler und dynamischer Infrastrukturen und einer intelligenten Verzahnung von lokaler IT, mobiler Lösungen und Apps sowie Services aus der Public und Private Cloud. Den IT-Führungskräften wird deshalb nicht nur der Spagat zwischen traditioneller und neuer, dynamischer IT abverlangt. Gleichzeitig mit dem Auf- und Ausbau von flexiblen, service-orientierten Systemen müssen sie die gesamte IT-Infrastruktur und -Organisation in den Blick nehmen. Denn wenn es nicht gelingt, die beiden Systemwelten zielgerichtet in einer konsistenten Hybrid-IT-Architektur zusammenzuführen, bleiben alte und neue IT ebenso isoliert nebeneinander stehen wie heute die Schatten-IT neben der "offiziellen" Unternehmens-IT.

"Wir haben heute die Situation, dass die traditionelle Anwendungen weiterhin auf klassischen Systemen laufen - zunehmend auch auf Cloud-Infrastrukturen. Für neue Aufgaben werden immer mehr Cloud-Services genutzt. Entscheidend ist, dass die Cloud Services eng verzahnt werden, so dass die Daten der klassischen Systeme auch von dynamischen Cloud-Lösungen genutzt werden können und umgekehrt", sagt Matthias Röse, Experte für Infrastructure bei HPE. Der dabei entstehende komplexe Mix müsse aus einer Sicht der Service-Orientierung ganzheitlich gemanagt werden. "Als vorläufiger Endpunkt steht eine Vision, die gar nicht mehr zwischen Betrieb im eigenen Haus und externen Services unterscheidet und Hardware-Ressourcen für den Anwender nicht mehr sichtbar sind."

Diskussionsbedarf bei Zusammenarbeit zwischen IT- und Fachabteilung

Das ist eine große Aufgabe für die IT und in den allermeisten Unternehmen noch Zukunftsmusik. Ohne eine engere Zusammenarbeit von IT- und Fachabteilungen wird es nicht gehen. Eine Studie, die IDG Business Research Services im Auftrag von HPE und Intel durchgeführt hat, zeigt allerdings ein zwiespältiges Bild, wenn es um die Rolle und den Einfluss der Fachabteilungen auf die IT-Infrastruktur geht. Auf der einen Seite nennen zwar rund 80 Prozent der Unternehmen das Erfüllen der "Anforderungen einzelner Abteilungen/Funktionen" als einen der wichtigsten Treiber für den Ausbau beziehungsweise die Modernisierung ihrer IT-Infrastruktur. Auf der anderen Seite wollen aber nur gut 40 Prozent der Aussage "Business-Manager und Fachbereiche werden zunehmend mehr Mitsprache bei IT-bezogenen Entscheidungen haben" zustimmen.

Die Umfrage unter IT- und Business-Entscheidern zielte auf den gegenwärtigen Stand, zukünftige Plänen zum Ausbau beziehungsweise zur Neuausrichtung der IT-Infrastruktur sowie geplante Investitionen. Wenig überraschend offenbart die Studie eine merkliche Kluft zwischen den Einschätzungen von IT-Abteilung und Business: Während nur 40 Prozent der IT-Führung und 25 Prozent der IT-Administratoren eine weiterreichende Mitsprache der Fachabteilungen befürworten, sind es auf Seiten der Business-Manager fast 70 Prozent. Dies deutet auf einen gewissen Diskussionsbedarf zwischen IT- und Fachabteilungen hin. Sicher ist, dass Fachabteilungen und IT-Führung sich zukünftig besser verständigen müssen, wenn sie die Schatten-IT in den Griff bekommen wollen.

 

Alexxius

Weil jemand mit Kompetenz die Verantwortung für den reibungslosen Betrieb der IT übernehmen muss. Schatten IT ist meist von Laien betrieben, mit Halbwissen aufgebaut, wenn überhaupt. Ausserdem gibt es eine Pflicht die Sicherheit von Mitarbeitern zu garantieren. Wer in der Schatten IT kann das? Wer soll qualifizierten Support leisten wenn etwas nicht mehr funktioniert. Wer sorgt für den qualifizierten Umgang mit den Daten? Wer für die Datenwiederherstellung bei Verlust? Darüber warum Schatten IT zu vermeiden ist kann man Regale füllen. Leider fehlt den Leuten die Einsicht und meist wird der heimische "Arbeitsplatz" mit dem im Betrieb gleichgestellt, vergessend, dass im Betrieb andere Qualitätsmerkmale gelten. IT Abteilungen müssen letztendlich die Entscheider sein, denn nur dort laufen alle Fäden zusammen nur dort kann beurteilt werden ob und wann neue Lösungen eingeführt werden können. Die lahme IT muss eben das grosse Ganze sehen und betreuen, darum ist sie "lahm". Um alle Anforderungen zu erfüllen darf eben nicht ständig an IT Personalkosten gespart werden, dann liesse sich Innovation leichter integrieren. Was nutzt mir Schatten IT wenn ein Teil den gesamten Betrieb lahm legen kann.

alex

Im großen und ganzen ist der Konflikt rund um lahme IT korrekt wiedergegeben. Nicht offensichtlich ist warum Schatten IT so böse ist und warum zentrale IT um jeden Preis beibehalten werden soll.

comments powered by Disqus