Die E-Mail bleibt unverzichtbar

Ganz ohne E-Mails? - Das Gesetz sagt Nein

16.04.2013 | von 
Thomas Jansen
Dr. Thomas Jansen ist IT-Anwalt und Partner bei der Wirtschafskanzlei DLA Piper in München.
Soziale Vernetzung im Unternehmen macht den E-Mail-Verkehr überflüssig, so heißt es. Aber so allgemein formuliert ist das leider nicht korrekt. In manchen Bereichen bleibt Kommunikation via elektronische Post unverzichtbar.

Soziale Vernetzung steuert Unternehmen. Mit zunehmendem Chatten, Twittern und Bloggen laufen kollaborative Arbeitsformen der Kommunikation über die gute alte E-Mail den Rang ab. Was für die Vermittlung von Wissen und die Beschleunigung von Prozessen vorteilhaft erscheint, stellt die Verantwortlichen hinsichtlich der Archivierungspflichten für rechtstaugliche Dokumente vor Probleme. Hier schlummert Konfliktpotenzial. Wie kann eine gesetzlich einwandfreie Archivierung und Löschung von Microblogs & Co. in der vernetzten Unternehmenspraxis funktionieren? Und welche Inhalte müssen notwendigerweise gespeichert bleiben?

Foto: peshkova, Fotolia com

Insbesondere das Handels-, Steuer- und Arbeitsrecht verpflichtet die Unternehmen zur Aufbewahrung oder Archivierung bestimmter Dokumente. Das ist den allermeisten ebenso bekannt wie die Tatsache, dass es saftige ordnungs- und strafrechtliche Sanktionen hagelt, wenn steuerrechtlich relevante E-Mails nicht vorschriftsmäßig aufbewahrt werden.

Handelt es sich um Rechnungen, Jahresabschlüsse oder Dokumente wie Personalakten, Zeugnisse oder Urlaubsbelege, kann man davon ausgehen, dass die Unternehmen in Bezug auf die Aufbewahrungspflichten ausreichend sensibilisiert sind. Diese Dokumente eignen sich ja auch weniger für die Kommunikation durch Web-2.0-Technologien im Unternehmen. Tatsächlich werden sie im täglichen Social-Media-Austausch auch nicht eingesetzt. Rechtlich spannend wird es aber, wenn es um die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern untereinander sowie zwischen Unternehmen und Kunden geht.

Damit Geschäftsprozesse nachvollziehbar sind

Gesetzlich ist jeder Kaufmann - gemäß Paragraf 257 Handelsgesetzbuch - verpflichtet, alle Handelsbriefe "geordnet aufzubewahren". Unter dem Begriff Handelsbrief verstehen Juristen alle schriftlichen Kommunikationsformen, die der Vorbereitung, der Ausführung oder dem Abschluss eines Geschäfts dienen. Im Unternehmenskontext fallen darunter Aufträge, Auftragsbestätigungen und Reklamationen.

Die Aufbewahrungspflicht hat das Ziel, Geschäftsprozesse nachvollziehbar zu machen. Sie erstreckt sich im Fall der Handelsbriefe auf einen Zeitraum von sechs Jahren. Wie passen diese gesetzlichen Vorgaben mit der eher informellen und wenig förmlichen Kommunikation über interne soziale Instrumente wie Tweets, Microblogs oder Communities zusammen?

Die gute Nachricht gleich vorweg: Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht wird bei den oben erläuterten Handelsbriefen (im Gegensatz zu Dokumenten wie Handelsbüchern oder Jahresabschlüssen) nicht sanktioniert, und zwar weder im Sinne des Handelsrechts noch als Ordnungswidrigkeit.

Relevant wird das Aufbewahren dieser informellen Kommunikationsart aber immer dann, wenn im Gerichtsverfahren eine Tatsache strittig ist und auf ein bestimmtes Dokument Bezug genommen wird. Zum besseren Verständnis ein Beispiel: Zwei Parteien streiten sich über die Änderung eines Vertrags. Der Dienstleister behauptet gegenüber dem Unternehmen, er hätte für die Erstellung einer Microsite mehr Zeit veranschlagen müssen als ursprünglich vorgesehen. Das muss er nun beweisen und durch entsprechende schriftliche Urkunden oder Aussagen belegen.

Wenn sich die Beweislast plötzlich umkehrt

Zu diesem Thema hat der Dienstleister mit seinem Auftraggeber vorwiegend über eine Social Community gechattet. Das kann für den Auftraggeber ungünstig sein: Wenn hier nicht nachweisbar ist, dass die Kommunikation in klassischer Weise, sprich: als E-Mail, gespeichert wurde, kommt es möglicherweise zur "Beweislastumkehr".

Damit gerät das Unternehmen in Erklärungsnot - dann nämlich, wenn es die fraglichen Aussagen nicht mehr vorzeigen kann. Der Richter wird jetzt mit einiger Sicherheit den behaupteten Inhalt als bewiesen ansehen. Damit so entschieden wird, müssen aber beide Parteien Kaufmänner im Sinne des Handelsgesetzbuchs sein.

Abgesehen von dieser Spezialregelung gilt bei jeglichem Streit über Vertragsverhältnisse allerdings zuerst der prozessrechtliche Grundsatz: Jede Partei muss die für sie günstigen Tatsachen beweisen. Insofern besteht de jure keine allgemeine Pflicht zu einer bestimmten Form der Aufbewahrung von Dokumenten.

Probleme gibt es nur, wenn man sich - wie in dem beschriebenen Beispiel - vor oder während eines Gerichtsverfahrens auf bestimmte Tatsachen berufen will, die nur per sozialen Dialog kommuniziert wurden. In diesem Fall lässt sich der Richter nur überzeugen, wenn die Beweismittel auch vorgebracht werden können.

Sozial kommunizieren und konventionell speichern

Elektronisch gespeicherte Dokumente müssen in der Form eines Speichermediums vorgelegt werden. Dabei werden E-Mails als Beweisobjekte angesehen, sofern sie erstens eine digitale Signatur aufweisen und zweitens ordnungsgemäß elektronisch archiviert wurden. Verlagert sich die Kommunikation auf externe Anbieter wie Facebook oder intern genutzte Web-2.0-Plattformen, ist eine solche Speichermöglichkeit nicht automatisch gegeben. Das wirkt sich ganz besonders auf die erwähnten Handelsbriefe aus.

Deshalb an dieser Stelle der Rat: So mühselig es auch ist - ein Unternehmen, das intern über soziale Kommunikation agiert, sollte unbedingt prüfen, auf welche Inhalte es in einem Streitfall ankommen könnte. Diese muss es entweder schriftlich oder per E-Mail speichern. Denn im anderen Fall können Unklarheiten und Missverständnisse entstehen, die sich bei einer E-Mail-Kommunikation hätten vermeiden lassen.

Die Crux mit dem Persönlichkeitsrecht

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Eigentlich keine Archivierungspflicht besteht für die Kommunikation, die die Mitarbeiter untereinander bestreiten. Allerdings gilt auch hier: Sobald die Dokumentation von Arbeitsergebnissen - beispielsweise für die Fortschrittskontrolle eines Projekts - in einem späteren Beweisverfahren von irgendeiner Bedeutung sein könnte, sollten dafür nur solche Medien zum Einsatz kommen, die intern gespeichert und später wieder abgerufen werden können.

Und noch ein Punkt ist wichtig: Werden Informationen beispielsweise über Microblogs oder Instant Messenger ausgetauscht, kann deren Speicherung datenschutzrechtliche Konsequenzen haben. Nach dem Bundesdatenschutzgesetz ist eine solche Speicherung nur dann zulässig, wenn sie keinen Eingriff in das allgemeine Persönlichkeitsrecht des Mitarbeiters darstellt.

Bei rein geschäftlicher Kommunikation wird das wohl eher nicht der Fall sein. Es ist aber mittlerweile in der Geschäftswelt gang und gäbe, dass ein Arbeitnehmer die Web-2.0-Dienste auch für die persönliche Kommunikation nutzt, gewissermaßen als Ersatz für das persönliche Gespräch. Das Unternehmen sollte also rechtzeitig darauf hinweisen, dass die Kommunikation gespeichert werden kann und die Social Software nur zur geschäftlichen Kommunikation vorgesehen ist. (qua)

Fazit

1Der Gesetzgeber sieht Aufbewahrungspflichten im Bereich des Arbeits- und Steuerrechts vor; zudem gibt es handelsrechtliche Bestimmungen zur Aufbewahrung von Jahresabschlüssen, Handelsbüchern etc.
2Diese Regeln sind verbindlich und müssen auch auf der Basis kollaborativen Arbeitens beachtet werden.
3Im Umfeld der sonstigen Unternehmenskommunikation spielen Aufbewahrungs- oder Archivierungspflichten keine große Rolle.
4Microblogs sind vergleichbar mit mündlicher Kommunikation; eine Speicherung kann datenschutzrechtliche Konsequenzen haben und sollte daher nur nach entsprechender Aufklärung des Mitarbeiters erfolgen.
5Um rechtlich sauber zu sein, empfiehlt sich der Einsatz von E-Mails bei der Kommunikation zum Arbeitsverhältnis sowie bei Geschäften zwischen dem Unternehmen und externen Vertragspartnern. Der Grund: Hier besteht eine rechtskonforme Speichermöglichkeit.

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