Microsoft Dynamics

Fußball trifft ERP

Senior Account Executive Lewis PR
Tickets, Merchandising und Sponsorenverträge: Bundesligisten sind keine reinen Sportvereine, sondern auch Unternehmen. Leistungsstarke IT ist für den Erfolg maßgeblich, wie der Hamburger SV zeigt.
Der HSV spielt seit Gründung der Bundesliga erstklassig.
Der HSV spielt seit Gründung der Bundesliga erstklassig.
Foto: HSV

Der Hamburger Sportverein (HSV) ist mit knapp 72.000 Mitgliedern der fünftgrößte Sportverein Deutschlands. 1887 gegründet, hat sich der Club vor allem im Fußball einen Namen erspielt. Der sechsmalige deutsche Meister und dreimalige Pokalsieger gilt als Bundesligaveteran. Der Verein ist trotz aktueller sportlicher Probleme die einzige deutsche Mannschaft, die seit Gründung der Bundesliga erstklassig spielt. Um sportlich mithalten zu können, müssen Vereine wie der HSV unternehmerisch erfolgreich sein. Eine funktionierende IT ist ein maßgeblicher Bestandteil dieser Leistung.

Nachwuchsförderung aus eigenen Reihen

Zum 125-jährigen Vereinsbestehen 2012 kündigte der HSV eine Jubiläumsanleihe für seine Fans an. Das Ziel war die Ausgabe von über 7.000 Zeichnungen. Hintergrund für das Projekt war die Finanzierung des Nachwuchsprojekts "HSV-Campus". Um einen Wertpapierverkauf dieser Größenordnung organisatorisch zu meistern, musste die vorhandene Enterprise-Resource-Planning (ERP)- Plattform Microsoft Dynamics NAV (Navision) um ein Aufsatzmodul zum Fonds-Management erweitert werden.

Carlo Dannies, Leiter ICT beim HSV, betreute die Jubiläumsanleihen für den Bundesligisten.
Carlo Dannies, Leiter ICT beim HSV, betreute die Jubiläumsanleihen für den Bundesligisten.
Foto: HSV

Das Wertpapiergeschäft bedeutete für den Verein zu diesem Zeitpunkt absolutes Neuland. "Bei dem Fananleihe-Projekt galt es nicht nur, das Zeichnungsverfahren ohne Risiken abzubilden", erinnert sich Carlo Dannies, Leiter ICT beim HSV. "Die Lösung musste auch unterschiedliche Schnittstellen wie beispielsweise zur Mitgliederverwaltung aufweisen. Mehr als ein Drittel unserer 180 Mitarbeiter greift auf das System zu."

Mit dem Entschluss, den "HSV-Campus" zur Förderung des Nachwuchses mittels Fananleihen umzusetzen, stand die Frage nach der richtigen IT-Lösung im Raum. Die Zeichnungsinformationen mussten aus dem Web-Frontend im Backend intelligent abgewickelt werden. "Es ging uns vor allem um eine sichere und einfache Schnittstelle. Sie sollte die Emission der Anleihen mit so wenig operativem Aufwand wie möglich begleiten", erklärt Dannies. Zudem mussten die Mitarbeiter die individuelle Möglichkeit bekommen, auf das Customer-Relationship-Management (CRM)- Modul mit Kunden- und Mitgliederinformationen und Finanzbuchhaltung zuzugreifen.

Belastbare Struktur gesucht

Im Bereich IT-Support blickte der HSV zu diesem Zeitpunkt bereits auf eine mehrjährige Zusammenarbeit mit dem Microsoft Dynamics-Partner Prodware zurück. "Aus eigenen Erfahrungen wussten wir um das Fachwissen von Prodware", sagt Dannies. "Wir brauchten einen Partner, der das Backend zur bestehenden Anleihen-Website zügig realisiert." Die Anleihen manuell via Excel abzuwickeln, kam für den HSV nicht in Frage: Der Verein rechnete mit sehr vielen Zeichnungen. Daher war eine belastbare Alternative notwendig.

Der IT-Diestleister Prodware machte bereits 2009 das Update auf MS Dynamics NAV und passte das System auf die Bedürfnisse des HSV an. Seitdem wickelt der Verein Standardanwendungen wie Finanzbuchhaltung, Merchandising, Kunden- und Mitgliederverwaltung über die ERP-Software ab. Diese Basis sollte für das anstehende Projekt modifiziert werden. "Nach genauer Betrachtung aller Anforderungen entschied sich der HSV für eine minimal abgewandelte Version des Standardsystems NAV", erklärt Andreas Büssenschütt, Business Unit Manager bei Prodware und HSV- Projektverantwortlicher.

Die Umsetzung des Projekts war aus Sicht von Andreas Büsenschütt, Business Unit Manager bei Prodware, eine sportliche Herausforderung.
Die Umsetzung des Projekts war aus Sicht von Andreas Büsenschütt, Business Unit Manager bei Prodware, eine sportliche Herausforderung.
Foto: Prodware

"Microsoft Navision ermöglichte uns die Ankoppelung an das Web-Frontend, in dem Mitglieder und Fans ihre Zeichnungen tätigten", beschreibt der Manager die Software. "Darüber hinaus ist sie so konzipiert, dass wir das Modul im Backend zur nachfolgenden Anleihenabwicklung aufsetzen konnten. Die gewohnte Microsoft-Umgebung blieb erhalten." Mit dem neuen Modul und der individuell angepassten Oberfläche sind die Anwender mittlerweile in der Lage, Anleihe-Interessenten mit bestehenden Kundendaten abzugleichen, den Zahlungsverkehr zu überwachen und mögliche Zeichnungen verschiedenen Depots zuzuweisen.

Integration in zwei Wochen

Die Modul-Entwicklung samt Einführung musste innerhalb weniger Monate stattfinden, um pünktlich zu den Jubiläumsfeiern verfügbar zu sein. Die tatsächliche Integration des Zusatzmoduls fand in einem Zeitraum von zwei Wochen statt. Während der Einführungsphase passte Prodware die Anwendung an und schulte das Personal. "Von der Einführung bis zur Live-Schaltung blieben uns knapp zwei Monate", erinnert sich Dannies. "Für ein Projekt dieser Größenordnung war das sportlich. Unsere ausgiebige Testphase lief bis kurz vor Live-Schaltung."

Das System bestand den Härtetest und den Ansturm der Fans. "Wir fühlten uns gut beraten. Durch die Zusammenarbeit hatten wir den Vorteil, dass Prodware wusste, welche Anforderungen der HSV an seine IT stellt", resümiert Dannies. Das Ergebnis der Jubiläumsanleihen: Insgesamt wurden 17,5 Millionen Euro innerhalb von zwei Monaten gezeichnet. Dannies und Büssenschütt waren am Ende vor allem über die Fanverbundenheit des Bundesligisten erfreut, die alle Erwartungen übertraf.