HAMBURG (hö) - Als Hermann Kästner vor zwei Jahren die Geschäftsführung des Hamburger Filialbetriebes des japanischen Chemieunternehmens C. Holsten Company übernahm, mußte er den gesamten Exportbereich neu organisieren. Nachdem die dort eingesetzte 12 Jahre alte Fakturiermaschine rausflog, begann eine langwierige Suche nach einem geeigneten System zur Text- und Datenverarbeigung.
Die Firma H. Holstein u. Co. ist ein eigenständiges Filialunternehmen der japanischen Gesellschaft C. Holstein Company, mit Niederlassungen in Osaka, Tokio und Kobe. Die deutsche Tochter versteht sich als Einkaufs- und Kontaktbüro und ist für die gesamte Exportabwicklung verantwortlich. Das steigende Geschäftsvolumen und neue Organisationsstrukturen zwangen das Unternehmen, sich nach geeigneten technischen Mitteln zur Bewältigung des täglichen Arbeitsanfalls umzusehen.
Während die reine Verkaufstätigkeit in Japan abgewickelt wird, ist die Hamburger Filiale für Einkauf und Export zuständig, wobei die Lieferanten vornehmlich deutsche Pharmazeutik- und Chemieunternehmen sind. Die H. Holstein u. Co. agiert in diesem Bereich mit sieben Mitarbeitern, die das gesamte umfangreiche Tagesgeschäft und die anfallenden Verwaltungsarbeiten erledigen. Geschäftsführer Hermann Kästner: "Als ich vor rund zwei Jahren die Geschäftsführung des Unternehmens übernommen habe, stand ich vor dem Problem, eine völlige Neuorganisation der Abwicklungstätigkeiten sowohl im Exportgeschäft als auch in der Administration aufbauen zu müssen". Dabei wurden dann auch gleich technische Hilfsmittel mit in die Überlegungen einbezogen, denn die bis dahin im Einsatz befindliche Fakturiermaschine litt nach 12jähriger Nutzung an "Altersschwäche", war technologisch überholt und für die Anforderungen im Exportgeschäft mit Dokumentenerstellung und Rechenfunktionen nicht flexibel genug.
Obwohl im Exportgeschäft die Dokumentenerstellung, wie Konnossemente, Shipping-Advice, Rechnungen etc., überwiegt, haben die Rechenfunktionen aber doch eine wichtige Bedeutung. So versuchte Kästner für eine Neuinstallation ein Textsystem zu finden, das auch weitgehende Rechenfunktionen bieten sollte. Diese Problemstellung sollte sich zunächst als äußerst schwierig erweisen, da zu diesem Zeitpunkt kaum ausgereifte Textsysteme mit integrierter Rechenleistung auf dem Markt vorhanden waren. Durch einen Artikel in einer Fachzeitschrift wurde der Geschäftsführer auf die Firma CTM in Konstanz aufmerksam, die gerade ein neues Textsystem vorgestellt hatte. "Auf der Hannover-Messe ließ ich mir das Gerät vorführen", berichtet Kästner, "aber da sich herausstellte, daß es nicht rechnen konnte, war es für uns uninteressant." Da auch kein anderer Hersteller in der Lage war, die geforderten Leistungsdaten zu erbringen, wurde von einer voreiligen Entscheidung Abstand genommen.
"Etwa ein halbes Jahr später stellte uns der CTM-Vertreter für den Hamburger Raum, die Firma Systext, jedoch ein rechenfähiges Textsystem vor." Diese Demonstration verlief für den Hamburger Geschäftsmann so zufriedenstellend, daß das System bereits einen Monat später im Hause H. Holstein u. Co. installiert war. Selbstverständlich genügte die reine Recheneigenschaft des Gerätes nicht, um die spezifischen Bedürfnisse des Exportunternehmens von vornherein vollkommen zu befriedigen. Aus diesem Grunde wurde von Systext in enger Zusammenarbeit mit Hermann Kästner ein maßgeschneidertes Rechenprogramm entwickelt.
Heute wird die gesamte Export-Dokumentation über das CTM-Textsystem abgewickelt. Ebenso die normale Korrespondenz und Briefaktionen, wobei die Standard- und Individualbriefe mit den entsprechenden Adressen über das System gemischt werden.
Typisch bei der Exportabwicklung ist, daß gleiche Aufgaben, wie Adressen, Produktbezeichnungen, Kollimarkierungen, Gewichte etc., in verschiedenen Dokumenten benötigt werden. Hierbei kommen die Vorteile der Textbaustein-Verarbeitung zur Geltung. Bereits mit der Auftragsbestätigung werden die meisten relevanten Texte abgespeichert und stehen für die folgenden Dokumente zur Verfügung.
"Ich habe analysiert, welche Bausteine in welchen Papieren vorkommen und wo gerechnet werden muß", berichtet Kästner. "Daraufhin wurden die Bausteine so auf verschiedenen Disketten verteilt, daß ein schnellstmöglicher Zugriff unter Ausschluß häufigen Diskettenwechsels gewährleistet wurde."
Als besonders wirtschaftlich erwies sich der Einsatz des Systems bei der Angebotserstellung, denn hier müssen sehr häufig Änderungen bei laufenden Projekten vorgenommen werden. "Die Korrektur von Menge, Preis oder sonstigen Angaben erfordert nur einen minimalen Aufwand, und die Angebotsschreibung kann mit den ursprünglichen Textbausteinen schnell und sauber durchgeführt werden", freut sich der Hamburger.
Saubere Angebotsschreibung
Der Bildschirm ist für die Erfassung und Bearbeitung der einzelnen Schriftstücke als entsprechende "Maske" definiert, so daß die Sachbearbeiter visuell das tatsächliche Dokument vor Augen haben und kein generelles Umdenken durch den technischen Einsatz notwendig wird. Alle Mitarbeiter sind mit dem System vertraut. Hermann Kästner: "Obwohl alle mit dem Textautomaten arbeiten, habe ich zur Zeit wohl noch den besten Überblick, weil ich ja den Aufbau verantwortlich geleitet und mich somit mit der Materie intensiver beschäftigt habe."
Inzwischen hat sich der Kaufmann sogar zum Fachmann entwickelt: "Auf der letzten Hannover-Messe habe ich bei einigen Herstellern auf Fehler hingewiesen, die uns früher Schwierigkeiten bereiteten."