4. Automatisierung am Wareneingang und bei Bestellungen

Auch bei der Bestellung und am Wareneingang können Firmen Abläufe standardisieren und automatisieren. Beispielsweise können Unternehmen Bestellungen über die Grenzen von einzelnen Geschäftseinheiten hinweg zusammenzufassen. Warengruppen und Dienstleistungen können mittlerweile durch IT-Tools so standardisiert und abgebildet werden, dass in der operativen Bestellabwicklung Einkäufer lediglich in Ausnahmefällen manuell eingreifen müssen. Konzerne rekrutieren inzwischen mithilfe von entsprechenden IT-Lösungen auch bestimmte Unterstützungsleistungen wie etwa externe IT-Dienstleister weitgehend automatisiert. Hohe Abrufquoten von elektronischen Katalogen und Rahmenverträgen reduzieren den Arbeitsaufwand.

In komplexen Einkaufsorganisationen sollte zudem darauf geachtet werden, dass deren Mitarbeiter der Zugang zu allen relevanten Applikationen über die Portallösung per Single-Sign-on möglich ist. So entfallen unnötige Mehrfachanmeldungen, während gleichzeitig die Bearbeitung beschleunigt und Nutzerakzeptanz sichergestellt wird. Die Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass in den Portalen wirklich alle relevanten Bestellinformationen aus den verschiedenen Systemen komprimiert vorliegen.

Weiter sorgt eine elektronische Belegübermittlung dafür, manuellen Erfassungsaufwand im eigenen Haus wie beim Lieferanten zu vermeiden und Durchlaufzeiten zu verkürzen. Hierfür sind in der Regel rechtsverbindliche elektronische Signaturen erforderlich. Lieferanten, die nicht über die erforderliche IT-Infrastruktur verfügen oder mit denen keine elektronischen Austauschformate vereinbart worden sind, können Belege direkt in einem speziellen Bereich der eProcurement-Anwendung erfassen (Supplier Self Service).