3. Den Prozess von Bedarfserfassung bis zur Zahlung mit IT abbilden

Um den Einkauf weiter zu straffen, empfiehlt es sich, einen integrierten Procure-to-Pay-Prozess von der Bedarfserfassung bis zur Zahlung an den Lieferanten zu implementieren. Eine bruchlose IT-Unterstützung von "Procure" bis "Pay" erreichen Unternehmen mit Lösungen für das Supplier-Relationship-Management (SRM), die mit Materialwirtschaft und den Finance/Controlling-Modulen im Unternehmens-Backend integriert sind. Ein im System hinterlegter und flexibler Freigabe-Workflow rundet die vollelektronische Abwicklung der Bedarfserfassung ab. Zur weiteren Verbesserung der Servicequalität dient schließlich der Aufbau eines zentralen Eingangstores, beziehungsweise Portals. Dieses erlaubt unter anderem einen Zugriff auf das Katalogsystem, das Dienstleistungen und Waren in standardisierter Form beschreibt und "no-touch"-Vorgänge ermöglicht.

Auch die Bedarfserfassung lässt sich mit IT-Unterstützung verbessern. Unternehmen gelingt es auf diese Weise, den Freitextanteil von Bedarfsanforderungen für Dienstleistungen deutlich zu senken und damit den Procure-to-Pay-Prozess weiter zu automatisieren. Dazu können beispielsweise die Prozessketten für die beiden hochvolumigen, jedoch sehr speziellen Warengruppen "Bauleistungen" und "Externe Mitarbeiter" angepasst werden: Für die Beschaffung von Bauleistungen führen Unternehmen eine eng mit dem ERP-System integrierte Lösung ein, die Bauleistungskataloge unterstützt und die gesamte Prozesskette von der Vergabe über die Leistungserfassung bis hin zur Rechnungserstellung abbildet. Die Datenerfassung erfolgt Web-basierend durch die Bauunternehmer. Für die Beschaffung externer Mitarbeiter wird ebenfalls das System eingeführt, das die Skill-Profil-Spezifikation unterstützt und an externe Agenturen angeschlossen ist.