Das Auftragsvolumen von Sourcing-Vorhaben wird immer kleiner. In 65 bis 70 Prozent aller Fälle entscheiden sich Unternehmen heute für das partielle, selektive Outsourcing einzelner standardisierter Bausteine. Sie vergeben Pakete wie die zentrale Infrastruktur (Mainframe, Server), alle anwendungsnahen Aktivitäten (Datenbank- und Middleware-Management) oder Endgeräte- und Field-Services separat an unterschiedliche Dienstleister. Im Marktdurchschnitt beschäftigen sie 1,5 bis 2,5 Service-Provider.

Auf diese Veränderungen müssen Unternehmen mit neuen Sourcing-Strategien reagieren, denn der klassische RfP-Prozesse (Request for Proposal; Aufforderung und Angebotsabgabe) verursacht zu viel Aufwand. Ein traditionelles Bieterverfahren für einen Deal im Wert von 30 Millionen Euro kostet einen Dienstleister zwischen 800.000 und 1,2 Millionen Euro. Der Kunde muss zwischen 50 und 75 Prozent dieser Summe aufwenden. Hinzu kommen die Kosten für den Berater. Außerdem prüft der Kunde häufig zu spät, ob er überhaupt die Voraussetzungen für das Outsourcing mitbringt. Oft hat ein Unternehmen den kompletten Bietprozess durchlaufen, bevor es am Ende feststellt, dass das ursprünglich angestrebte Potenzial völlig unrealistisch war.

Notwendig ist ein schlanker Sourcing-Prozess, der weitgehend deterministisch abläuft. Sein Kern: Der Auftraggeber tritt ohne RfP, allenfalls unter Verwendung eines RfQ (Request for Quotation, Preisanfrage), direkt in die Vertragsgestaltung ein. Grundlage sind vorher erarbeitete, standardisierte und detaillierte Servicekataloge, für die der Dienstleister konkrete Preisangebote abgibt. In diesem Prozess müssen Kunde, Dienstleister und Berater wesentlich enger zusammenarbeiten als bisher. Der Ablauf sollte wie folgt aufgebaut sein: