Das Internet spielt im Marketing schon seit langem eine wichtige Rolle. Ein zentrales Instrument dabei sind Newsletter, mit denen Kunden über neue Produkte oder Dienstleistungen informiert werden. Die Tools für solche verkaufsfördernden Online-Aktivitäten haben mittlerweile eine beachtliche Reife erreicht, entsprechend hoch sind die Ansprüche der Benutzer: Konsistenz in der Präsentation des Unternehmens, Unterstützung von verteilten Workflows und revisionssichere Archivierung sind einige der Forderungen, wenn es um die Arbeit mit Newslettern geht. Darauf hat jetzt auch der norwegische Anbieter eZ Systems reagiert und ein auf seiner Content-Management-Lösung basierendes "eZ Publish Newsletter System" vorgestellt.

CMS im Hintergrund

Das Newsletter-System kann auf Windows- und Linux-Servern betrieben werden. Das CMS selbst arbeitet für den Anwender transparent im Hintergrund. Es dient vor allem dazu, grundsätzliche Funktionen für die redaktionelle Arbeit bereitzustellen. Durch die enge Verbindung von CMS und Mailing-Werkzeug ergeben sich einige interessan- te Merkmale etwa im Bereich Kollaboration. So ist es mög- lich, Workflows über interne und externe Stellen aufzubauen. Das beginnt mit der inhaltli- chen Konzeption eines News-

letters.

Freigabeprozesse

Die Lösung verfügt über eine Art Ideenbörse, die direkt über das CMS genutzt werden kann. Artikel, die zum Beispiel via E-Mail in das CMS eingestellt werden, können von einem Redakteur begutachtet und gegebenenfalls in den Arbeitsprozess geführt werden. Ohne eine explizite Freigabe kann keiner der Vorschläge seinen Weg in den Newsletter finden. Damit eignet sich diese Funktion, um zum Beispiel Mitarbeiter aus den Fachbereichen oder externe Dienstleister in die Newsletter-Erstellung einzubinden.

Das Freigabesystem lässt sich individuell anpassen. Grundsätzlich müssen sowohl einzelne Artikel als auch ein kompletter Newsletter von den zuständigen Mitarbeitern abgesegnet werden. Die Möglichkeiten zur Konfiguration sind umfassend und erlauben auch die zwingende Freigabe durch mehrere Personen. Ebenso kann der Administrator festlegen, ob der freigebende Mitarbeiter die Artikel selbst bearbeiten darf oder ob sie zur Überarbeitung an den Redakteur zurückgehen müssen. Über den Stand der Freigabe und aller anderen kollaborativen Prozesse kann sich der Verfasser eines Artikels benachrichtigen lassen.

Die Verbindung von Newsletter-System und CMS bedingt, dass man jedes im CMS gepflegte Objekt automatisch in einen Newsletter übernehmen kann. Außerdem unterstützt die Software die Publikation auf verschiedenen Endgeräten, sei es als Plain-Text- und HTML-Mails, als SMS, MMS oder als Fax.

Wahl der Kommunikation

Der Abonnent eines Newsletter gibt dazu seinen bevorzugten Kommunikationsweg in seinem Profil an. Auf Seite des Versenders wird jedem Newsletter-Typ zugewiesen, in welchen Formaten er verschickt werden soll. Das System gleicht das Sendeformat mit den Profilen der Subscriber-Liste ab.

Keine Ad-hoc-Lösung

Allerdings erfordert die Einstellung des Newsletter-Systems einiges an Vorarbeiten. So müssen die Workflows eingerichtet und die verschiedenen Newsletter-Typen angelegt werden. Der Newsletter-Typ bestimmt zum Beispiel, welche Antwortadresse für das Bounce-Management genutzt wird, welche Abonnentenliste die Mail erhält und welche Formate für den Versand genutzt werden. Insofern liegt es auf der Hand, dass sich die Lösung kaum für Versender von Ad-hoc-Rundschreiben eignet.

Die Software steht als Bestandteil einer Komplettlösung unter der Open-Source-Lizenz GPL zur Verfügung. Alternativ bietet der Hersteller seine Lösung auch unter einer kommerziellen Lizenz an. Das Komplettpaket beinhaltet neben der Software auch Installation, Customizing, Wartung und Support. Die Kosten liegen bei 7900 Euro pro Server. (ue)