"Mailscout"

Fraunhofer-Software soll SAP zu besseren E-Mails verhelfen

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Nach einem erfolgreichen Pilottest führt SAP für 90.000 Outlook-Nutzer im Konzern das Plugin "Mailscout" vom Fraunhofer UMSICHT ein.

Mailscout dient dazu, E-Mail-Richtlinien in Unternehmen konstruktiv und "spielerisch" umzusetzen und so die Qualität der elektronischen Kommunikation zu verbessern. Im Editor von Microsoft Outlook weist die ursprünglich zusammen mit Qlago entwickelte Software den Verfasser einer E-Mail über eine Informationsleiste auf die Länge der Nachricht und ihrer Anhänge hin. "Eine lange Mail will auch gelesen werden. Dies wiederum kostet Zeit und Aufmerksamkeit. Mailscout rechnet die Länge von Mails in Lesezeit um und gibt, angelehnt an die Ampelfarben, farbliche Signale zur Lesedauer", erklärt Thorsten Wack, Leiter Informationstechnik beim Fraunhofer UMSICHT. Zusätzlich meldet die Software, wenn viele Kontakte im Adress- oder im Cc-Feld eingepflegt sind: "Häufig werden E-Mails leichtfertig weitergeleitet. Ohne lange zu überlegen, bittet man mehrere Kollegen mit einer Mail um Kenntnisnahme, die erst die gesamte Nachricht lesen müssen, um zu erkennen, ob und inwieweit die Mail sie betrifft."

Foto: Fraunhofer

Die in Mailscout konfigurierte Policy wird dabei nicht erzwungen; der Verfasser wird weder zum Kürzen seiner Mail noch zum Streichen von Empfängern gezwungen. Er bekommt aber Empfehlungen zur Optimierung der E-Mail. Diese sollen ihn sensibilisieren und dazu animieren, die gewünschten Richtlinien einzuhalten. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter lernen direkt beim Schreiben der elektronischen Nachrichten den richtigen Umgang mit E-Mails; extra Schulungen für das Eintrichtern von E-Mail-Richtlinien werden durch Mailscout hinfällig. "Wie die Regeln aussehen beziehungsweise wie im Unternehmen kommuniziert werden soll, bestimmt der Kunde selbst", sagt Fraunhofer-Entwickler Wack. "Die Software kann flexibel und individuell konfiguriert werden."

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Mailscout wird einer Mitteilung zufolge bei SAP stufenweise über drei Quartale eingeführt. Dabei wird jeweils das Feedback der Mitarbeiter beim weiteren Rollout berücksichtigt. In der aktuellen ersten Phase konnten Nutzer das Tool freiwillig installieren. 69 Prozent der Pilot-User gaben an, dass sie die Mailscout-Empfehlungen zur E-Mail-Optimierung regelmäßig befolgen; 74 Prozent der Pilotuser wollten das Outlook-Plugin auch nach der Pilotierung weiter nutzen. Aufgrund der hohen Nutzerakzeptanz der Anwendung hat SAP sich nun für den globalen Rollout im Unternehmen entschieden. Voraussichtlich Ende des Jahres soll Mailscout dann auf allen Rechnern der 90.000 Outlook-Nutzer bei SAP zur Verfügung stehen.