Der Arbeitsplatz ist in ein Bürosystem eingebunden, in dem die Ressourcen je nach Bedarf verteilt werden. Der Mitarbeiter meldet sich mittels RFID-Karte oder PIN-Code am Platz an und kann ihn so für die gewünschte Zeit reservieren. Er findet seine bevorzugten Einstellungen sowohl am Computer wie auch am Telefon vor.

Zum Einsatz soll der Arbeitsplatz vor allem in Unternehmen kommen, deren Mitarbeiter sehr oft im Außendienst unterwegs sind. Damit werden zwei Probleme gelöst. Erstens findet der Angestellte, wenn er einen Büroplatz benötigt, immer die besten Voraussetzungen und eine gute Infrastruktur vor. Zweitens wird das Büro auch entsprechend den Erfordernissen ausgelastet. Im Optimalfall soll es weder Leerlaufzeiten, unbesetzte Arbeitsplätze noch Hardware geben, die nicht genutzt wird.

Zentrales Element des "Office 21"-Arbeitsplatzes sind ein drehbarer Tisch und drei Monitore. Der Tisch dient entweder als Arbeitsfläche für eine Person oder er wird gedreht und bietet Platz für ein Team-Meeting. Die Fraunhofer-Forscher haben herausgefunden, dass die meisten Treffen mit zwei bis vier Teilnehmern ablaufen.

Zur Visualisierung der Arbeit dienen drei Monitore. So kann auf einem Schirm der E-Mail-Posteingang angezeigt werden, auf dem zweiten bleibt man mit Arbeitskollegen via Webkonferenz verbunden, und auf dem dritten laufen die Programme, mit denen gerade gearbeitet wird.

Im Teamwork-Modus können zusätzliche Notebooks an das System angeschlossen werden. Ein Bildschirm wird dann dem tragbaren Computer zugeordnet, wodurch jeder Meetingteilnehmer einen direkten Blick auf den Bildschirm hat.

Im Rahmen der Forschungen zu „Office 21“ untersuchten die Wissenschaftler auch Faktoren zur effizienten Gestaltung des Arbeitsprozesses von mobilen Mitarbeitern. Einen bestimmenden Faktor hat demnach die IT-Qualität, die direkt auf die Arbeitsleistung wirkt. Allerdings nur dann, wenn Mitarbeiter damit korrekt umgehen können.