Richtiges Print-Management

Fragen und Antworten

Jan-Bernd Meyer betreut als leitender Redakteur Sonderpublikationen und -projekte der COMPUTERWOCHE. Auch für die im Auftrag der Deutschen Messe AG publizierten "CeBIT News" ist Meyer zuständig. Inhaltlich betreut er darüber hinaus Hardware- und Green-IT- bzw. Nachhaltigkeitsthemen sowie alles was mit politischen Hintergründen in der ITK-Szene zu tun hat.   
Unternehmen, die ihr Output- respektive Print-Management vom Kopf auf die Füße stellen wollen, um kosteneffizienter zu agieren, sollten dazu auch die Mitarbeiter ins Boot holen.
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Als sich Deutschlands größtes Softwarehaus, die SAP, am Wettbewerb "GreenIT Best Practice Award 2010" beteiligte, trat es auch mit dem "Printer Optimization Project" an - einem von drei Teilprojekten. Wie der Wettbewerbsname sagt, handelte es sich vor allem darum, einen Öko-Effizienznachweis für ein Projekt zu erbringen. Dafür wurde SAP ausgezeichnet.

Natürlich ging es den Walldorfern nicht nur um Umweltaspekte, sondern auch darum, die Kosten für den gesamten Output-Gerätepark herunterzufahren. Die schiere Zahl der Maschinen sollte reduziert werden, ebenso der Papier- und Toner-verbrauch. So sank der Stromverbrauch des SAP-Druckerparks im Vergleich zu früheren Jahren um zwölf Prozent. Das renovierte Output-Management verringerte darüber hinaus die Kosten für die gesamte Druckerlandschaft um 30 Prozent.

Eine der wesentlichen Aufgaben bei der Verwirklichung des Projekts war, die Mitarbeiter hierfür zu gewinnen und vor allem diejenigen Beschäftigten mit ins Boot zu holen, die ihren eigenen Drucker aufgeben mussten.

Nicht nur bei SAP ist das eines der größten Probleme, wenn die Drucklandschaft saniert werden soll. Gartner-Analyst Ken Weilerstein schreibt, bei der Optimierung des gesamten Printer-Bestands seien die "persönlichen" Drucker an den Arbeitsplätzen von Mitarbeitern das am schwierigsten zu lösende Problem. "Das hängt damit zusammen, dass den Menschen hier etwas weggenommen wird, das sie als ihr persönliches Eigentum betrachten", erklärt Weilerstein.

Um zu helfen, solche Hindernisse zu umschiffen, hat der Gartner-Analyst Fragen aufgelistet, die ihm von Entscheidungsträgern in Unternehmen im Zusammenhang mit Print-Management-Strategien oft gestellt werden. Praktischerweise hat er auch gleich geantwortet.