EDV-BV zufolge erfüllen über 75 Prozent der Unternehmen nicht die zugrunde liegenden rechtsgültigen Vorschriften laut GDPdU, Abgabenordnung (AO) und HGB. Demnach gelten geschäftliche E-Mails als Handelsbriefe und unterliegen somit unter anderem einer Aufbewahrungspflicht. Obwohl der Verstoß gegen die Vorgaben sowohl steuer- als auch strafrechtliche Folgen haben kann, seien bei vielen Firmen weder Lösungsansätze für die E-Mail-Archivierung vorhanden, noch für die Zukunft budgetiert, heißt es. Die Firmen würden vor allem die Kosten für Anschaffung und Administration der Archivierungssysteme scheuen.

Laut EBV-BV sind am Markt aber bereits preiswerte E-Mail-Archiv-Appliances verfügbar. So beispielsweise Archiv-Clientsoftware, die nicht installiert werden muss. Der Zugriff auf die E-Mails und deren Wiederherstellung erfolgt unabhängig vom eingesetzten E-Mail-Client über eine Web-Oberfläche. Je nach System geschieht dies durch den jeweiligen Benutzer selbst oder zentral durch den Administrator. Der Verlust von geschäftskritischen E-Mails sei so nahezu ausgeschlossen.