Übergabe nach Oracle Finance
Parallel dazu werden die rechnungsrelevanten Daten an das Oracle-System übergeben. Die Anzahl der zuzuordnenden Indizes beträgt bei Primacom 20 Schlagworte. Hierzu gehören beispielsweise Lieferantenname, Lieferantennummer, Umsatzsteuer-ID, Rechnungsdatum oder Zahlungsziel. Die Kreditorenrechnungen werden bei Primacom durch die Verwendung von eigens hierfür erstellten Schnittstellen zur Oracle-Materialwirtschafts-Applikation größtenteils automatisch in drei Kategorien unterteilt:
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Rechnungen ohne maschinelle Bestellung;
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Rechnungen mit maschineller Bestellung;
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Rechnungen mit maschineller Bestellung auf Projektebene wie etwa Bauprojekte.
Zunächst werden die Kopfdaten einer Rechnung mit Oracle Finance abgeglichen und gegebenenfalls ergänzt. Nach der Validierung wird auf Basis der erfassten Daten ein nach definierten Kategorien zugeordneter Prozess gestartet und dieser zur Freigabe an den Jobrouter-Workflow übergeben.
Abruf via Internet
Dieses Modul bietet eine Aufgabenliste der zur Bearbeitung vorliegenden Dokumente. Für jedes wird dem Mitarbeiter dabei sowohl die aktuelle Aufgabe als auch der Status angezeigt. Der Vorteil liegt auf der Hand: Trotz dezentraler Strukturen können beispielsweise die freizugebenden Rechnungen über Intranet standortunabhängig eingesehen werden, und es lässt sich nachvollziehen, wo sie sich aktuell befinden.
Zudem profitieren die Mitarbeiter von Primacom in hohem Maße auch von der Eskalationsmöglichkeit des Jobrouter: Ist beispielsweise ein Mitarbeiter erkrankt, schickt das Tool das Dokument zur Freigabe automatisch rechtzeitig an den nächsten Befugten. Nach der Freigabe werden zusätzliche Informationen automatisch in Docuware ergänzt und der Buchungsstatus an Oracle Finance gesendet. Zeitgleich wird eine PDF-Datei erstellt und im Archiv abgelegt; diese protokolliert alle Schritte des Freigabeprozesses. Die Datei ist genauso verschlagwortet wie das Dokument selbst. Sie bildet somit den klassischen Kontierungsstempel ab und dient als Buchungsallonge.