Dokumentenaustausch
Der Kabelnetzbetreiber Primacom aus Mainz hat ebenfalls seine Rechnungsverarbeitung modernisiert und vereinfacht. Die Gesamtlösung besteht aus einem Dokumenten-Pool auf Grundlage des Dokumenten-Management-Systems von Docuware, "Anydoc Invoice" zur Rechnungserkennung und der Workflow-Software "Jobrouter". Zwischen den über 20 in Deutschland verteilten Regionalbüros und der Verwaltungszentrale in Mainz sowie der technischen Zentrale in Leipzig muss eine schnelle Kommunikation gewährleistet sein.
Austausch und Bearbeitung von Dokumenten zwischen den über 500 innerhalb Deutschlands verteilten und miteinander vernetzten Mitarbeitern waren jedoch zeitaufwändig und teuer. Die Dokumente mussten per Post, bestenfalls noch per Fax verschickt und freigegeben werden. Als größten und schwierigsten Posten beurteilten die DV-Spezialisten bei Primacom die Eingangsrechnungen. Denn diese werden zunächst an die Buchhaltung in Mainz geschickt, müssen aber vom betreffenden Mitarbeiter und - je nach Betrag beziehungsweise Art der Rechnung - teilweise von mehreren Vorgesetzten per Unterschrift freigegeben werden. Dass dies auf dem Postweg ein sehr umständliches und nur schwer nachvollziehbares Unterfangen war, ist gut vorstellbar - zumal so auch Dokumente verloren gehen können. Oft war die Frist für eine mögliche Skontierung schon abgelaufen. Bei der Umstellung auf die digitale Verarbeitung der Belege bestand das Ziel nun jedoch nicht darin, den Freigabeprozess selbst umzustrukturieren, sondern eine effektive Lösung zu finden, die sich an die vorhandenen Gegebenheiten anpassen ließ.
Im Dezember 2004 fiel der Entschluss, die Dokumente jedem hierzu befugten Mitarbeiter jederzeit standortunabhängig zugänglich zu machen. Realisiert wurde das Projekt mit der Alos GmbH aus Köln. Die automatisierte Erfassung und Verarbeitung der Kreditorenrechnungen standen dabei ebenso im Vordergrund wie eine übersichtliche Liste der zu bearbeitenden Belege. Dabei sollte weder die vielschichtige Struktur des Unternehmens noch die vorhandene IT-Umgebung geändert werden.
Um die Produktivität zu steigern, wurde folgender Ablauf festgelegt: Zahlvorgänge werden mit "Oracle Finance" und der Freizeichnungsprozess mit dem Workflow-Modul Jobrouter abgewickelt. Archiviert werden die jährlich etwa 25 000 anfallen-den Eingangsrechnungen mit dem Dokumenten-Management-System "Docuware". Dazu scannt die Anydoc-Invoice-Software das Dokument ein, liest es zunächst im Volltext aus, "merkt" sich die vorgegebenen Indizes vollautomatisch und schickt die Eingangsrechnung im TIF-Format mit der entsprechenden Verschlagwortung an Docuware.