Heute wird Frontcollect Invoice und FIS/edc in allen deutschen MAPS-Standorten eingesetzt - geplant ist, dies bis Ende 2005 auch in Polen zu tun. Ein einheitliches europaweites Projekt ist durchaus vorstellbar. Geprüft werden zuvor allerdings noch die gesetzlichen Voraussetzungen - beispielsweise in Italien, Spanien und Frankreich.
Eine Lösung zur Rechnungsverarbeitung hat auch Beers Kollege Wolfgang Hess aus der EDV-Organisation bei A. Berger implementiert. Bei der Unternehmensgruppe gehen jeden Monat rund 4000 Rechnungen von rund 2000 Lieferanten ein, mit steigender Tendenz.
Belegberge abtragen
Der seit über 50 Jahren im Allgäu beheimatete Hersteller von einbaufertigen Präzisionsdreh- und Frästeilen mit rund 1400 Mitarbeitern und einem Umsatz von mehr als 172 Millionen Euro profitiert von der Öffnung des osteuropäischen Markts und plant weitere Expansionen. Bereits heute zählt das traditionsreiche Familienunternehmen neun Standorte weltweit, vier verschiedene Sprachen bestimmen den Geschäftsalltag.
Um die wachsenden Belegberge in der Buchhaltung und die Archivablage frühzeitig in den Griff zu bekommen, führte man im April 2005 eine automatisierte Rechnungsverarbeitung ein. Wobei die Entscheidung bewusst für die "große", ganzheitliche Lösung inklusive automatischer Prüfung, Verbuchung, Freigabe und Archivierung getroffen wurde - schließlich war das Ziel, die Buchhaltung möglichst schnell zu entlasten und langfristig für die Zukunft gewappnet zu sein.
Die internen Projektmitarbeiter aus den Abteilungen Buchhaltung und IT sagten nicht nur den Papierbergen den Kampf an. Auch andere Erwartungen hatten sie klar formuliert: Es galt, über die Hälfte der Geschäftsvorfälle zu automatisieren und die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten deutlich zu beschleunigen. Die Qualität von Daten und Abläufen sollte gesteigert und die Transparenz erhöht werden. Die Wahl fiel auf eine modulare Lösung, so dass notfalls einzelne Komponenten getauscht werden können, ohne das Gesamtsystem auswechseln zu müssen. Trotzdem sollte alles aus einer Hand kommen. Vieles sprach dafür, GFT Solutions (GFT) als Projektpartner die Gesamtverantwortung zu übertragen: Mit der Archivlösung dieses Herstellers machte man bei A. Berger bereits seit Jahren gute Erfahrung. So stießen zum dreiköpfigen A.Berger-Team fünf weitere Spezialisten hinzu, darunter ein Projektleiter und je ein Experte für Archivierung und Workflow von GFT sowie je ein Experte für Beleglesung von Insiders Technologies und Guder & Partner. Letzterer Anbieter war für die Schnittstelle zum ERP-System "Baan IV" zuständig.
Innerhalb von vier Monaten wurden das Projekt umgesetzt, ein Prototyp erstellt, eine Feinkonzeption ausgearbeitet, die Anforderungen implementiert, getestet und Fehler behoben. Seit Mai 2005 verarbeitet A. Berger in der Unternehmenszentrale in Memmingen eingehende Rechnungen weitgehend automatisiert und papierlos.
Baan-Kopplung
Ein spezieller vorgeschalteter Arbeitsplatz dient dem Digitalisieren der Eingangsdokumente. Ein Scanner, der von der Software "GFT Hyparchiv Powercan" gesteuert wird, wandelt die Dokumente in ein elektronisches XML-Format um und gibt dies an das Programm "Smartfix Invoice" weiter. Nun werden relevante Daten ausgelesen und klassifiziert. Dabei orientiert sich das System sowohl an der spezifischen Dokumentenstruktur als auch an der für Rechnungen typischen Terminologie. Erkannt werden Informationen wie Kreditor, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbeträge und Währung sowie Bestell- und Lieferscheinnummer. Aber auch Gutschriften und Belastungen identifiziert das System. Auf dieser Basis erfolgt ein Abgleich mit korrespondierenden Bestell- und Wareneingangsdaten aus dem ERP-System. Dafür wurde eine Matching-Datenbank angelegt, die regelmäßig und auf Abruf Informationen aus Baan dupliziert. Am einfachsten ist es, wenn man einer Rechnung entsprechende Informationen aus vorangegangenen Bestellungen oder abgelegten Lieferscheinen zuordnen kann.