Über viele Jahre wurden bei der Metzeler Automotive Profile Systems GmbH (MAPS) täglich über 300 Eingangsrechnungen von vier bis fünf Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen manuell bearbeitet: Die Rechnungen wurden nach der Postzustellung mit Eingangsstempel versehen, den Sachbearbeitern nach Buchstabenkombination zugeteilt und dann händisch in das SAP-basierende ERP-System übertragen. Hinzu kam der für Eingangsrechnungen wichtige "Genehmigungslauf", um zu prüfen, ob die Leistung auch wirklich erbracht wurde.

Die Rechnung wurde kopiert, mit einem Laufzettel versehen und zur Genehmigung in die Standorte Mannheim und Dzierzoniow (Polen) sowie das Distributionszentrum Mutzschen geschickt. "Hier waren wir natürlich auf den Rücklauf angewiesen, wobei es hin und wieder auch vorkam, dass Rechnungen nicht mehr auffindbar waren", erläutert Thomas Beer, Director IT Germany. Kamen die Rechnungen dann endlich zurück, mussten sie - da es sich um prüfungsrelevante Unterlagen handelt - noch archiviert werden.

Die Archivierung erfolgte über Mikrofiche-Verfilmung bei einem externen Dienstleister. Auch hier war im Anschluss ein Prüfmechanismus notwendig: Mitarbeiter mussten kontrollieren, ob die Rechnungen, die zum Verfilmen geschickt wurden, auch wirklich verfilmt worden waren. Am Ende des Prozesses standen dann das Abheften der Mikrofiches, das Aufheben der Originalbelege und die Lagerung im Archiv. "All das verursachte einen enormen organisatorischen Aufwand - das manuelle Verfahren war für uns nicht mehr tragbar. Es musste eine Alternative gefunden werden", so Beer.

Das Projektteam bei MAPS hat sich für eine Lösung aus "Frontcollect Invoice" von Kleindienst und "FIS/edc" entschieden. Implementiert wurde das Gesamtsystem von der FIS Informationssysteme & Consulting.

Vereinbart wurde zunächst ein Pilotversuch, der mit drei Wochen relativ kurz terminiert war. Hierzu stellten FIS und Kleindienst die komplette Soft- und Hardware zur Verfügung. "Ein mit ausschlaggebendes Plus zu dieser Zeit war zudem, dass Kleindienst im Herbst 2004 einer der wenigen Anbieter war, der den Freiformleser angeboten hat.", so Beer. Das bedeutet, dass über eine Software Rechnungstexte der verschiedenen Lieferanten selbständig erkannt werden. Es mussten also nicht - wie damals üblich - Formulare entwickelt werden, damit das Programm beispielsweise erkennt, in welchem Bereich des Belegs sich die Adresse befindet. Am Ende der Pilotphase erkannte Frontcollect Invoice schon über 80 Prozent der Rechnungen.

Bearbeitung im SAP-System

Ein weiterer wesentlicher Punkt bei der Einführung der automatisierten Rechnungsbearbeitung war für Beer, dass bereits in der Projektphase ein Prüfer des für MAPS zuständigen Finanzamts Kempten einbezogen wurde: "Wichtig war für uns, dass dieser Prozess begutachtet wurde und nachvollziehbar sicher ist - so beispielsweise die Unveränderbarkeit von Belegen und die Protokollierung von Vorgängen." Insbesondere bei der neuen und komfortablen Bearbeitung im SAP-System mit FIS/edc wird über ein integriertes, mehrstufiges Genehmigungsverfahren protokolliert, wer zu welcher Uhrzeit an welchem Tag welche Aktion ausgeführt hat. Weil alle Informationen im System vorhanden sind, reduziert sich die Durchlaufzeit immens. Auch der Aufwand, der bei der Genehmigung einer Rechnung entsteht, ist wesentlich geringer geworden. "Wir sehen jetzt auf einen Blick anhand einer Liste im FIS/edc sämtliche überfälligen Vorgänge durch eine Ampelfunktion signalisiert." Anwender können aus der SAP-Software heraus noch einmal nachfassen. Abgesehen davon, dass jetzt die Nutzer die SAP-Standardfunktion nutzen, also den digitalen Rechnungsbeleg auch gleich hinter den Rechnungssatz hängen, können sie anhand einer Einzelpostenliste im FIS/edc auf jede Rechnung verzweigen.