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Business-Software

GDPdU-relevante Auswertbarkeit

Firmen müssen bei der ERP-Ablösung auf Steuerdaten achten

08.09.2008

Drucklisten aus ERP-Software verarbeiten

Verarbeiten können Firmen laut Anbieter auch Drucklisten aus ihren Altsystemen. Diese konvertiert das Modul ein „Report Reader“ in Ascii-Dateien, um sie auswertbar zu machen. Die Dateien können gemeinsam mit den originalen Drucklisten (als Bilddatei oder PDF) archiviert werden.

Im Schnitt kostet Taxmart sowie die begleitenden Dienstleistungen zur ERP-Abschaltung zwischen 40.000 und 50.000 Euro.

Entsprechende Berechtigungen in Taxmart gewähren den Angestellten der Steuerbehörde nur so viel Einblick wie unbedingt erforderlich.
Entsprechende Berechtigungen in Taxmart gewähren den Angestellten der Steuerbehörde nur so viel Einblick wie unbedingt erforderlich.

Audicon zufolge eignet sich die Software jedoch auch dazu, dem Controlling im Unternehmen ein Berichtswesen für die produktive ERP-Applikation zu schaffen. Taxmart stützt sich auf die Datenbank SQL Server von Microsoft. Das Reporting kann der Anwender hierzu nach den eigenen Vorstellungen konfigurieren. Der Softwareanbieter beliefert auch die Steuerprüfer.

Einen etwas anderen Ansatz verfolgt HSP. Dessen Software „Opti.list“ gestattet ebenfalls eine GDPdU-konforme Auswertung von Daten aus Altsystemen, bringt aber das Archivsystem gleich mit. Es handelt sich um ein Datenarchiv, in dem beispielsweise eine Bilanz als verschlüsselte Datei abgelegt wird. Für die Auswertung durch die Steuerprüfung lassen sich die Geschäftsdaten aus den gespeicherten Files reproduzieren.

Projektdauer hängt von der SAP-Software ab

Wie lange ein ERP-Abschaltungsprojekt dauert, hängt laut HSP beispielsweise im SAP-Umfeld von der Anzahl der eingesetzten Module ab. Wer nur die Finanzbuchhaltung nutzt, hat weit weniger zu tun, als wenn er mit der SAP-Lösung auch die Materialwirtschaft, Warehouse-Management, Vertriebssteuerung und das Personalwesen abwickelt. So kann es schon mal 70, aber auch nur 20 Projekttage dauern, bis die rechtskonforme Auswertungslösung steht. Dazu zählt ein Workshop, die Entwicklung eines Konzepts sowie Projektplans.
Ein weiterer Anbieter von Auswertungssoftware, die nach einer ERP-Abschaltung steuerrelevante Daten bereithält, ist das „GDPdU-Warehouse“ der Vater Unternehmensgruppe aus Kiel. Auch dieses Produkt kombiniert eine Archivfunktion mit Auswertungslogik.

Ablösung von Rechnungswesensystemen

Alte Rechnungswesensysteme enthalten steuerrelevante Daten, die bei einer Betriebsprüfung bereitgestellt werden müssen.

Der ERP- und Rechnungswesenanbieter SoftM aus München teilte auf Anfrage mit, wie er in Rechnungswesenprojekten verfährt. Das Unternehmen unterscheidet dabei vier Lösungsalternativen:

  1. Die Altdaten werden komplett migriert.
    Bei dieser Variante werden zusätzlich zu den Stammdaten und Offenen Posten, die in jedem Fall migriert werden, die zehn Jahre zurückliegenden Altdaten mit Einzelbelegen ins neue System übernommen. Dies ist die von den Kunden am häufigsten gewünschte Lösung.

  2. Das Unternehmen holt sich vom Finanzamt die Erlaubnis, die alten Daten auf Papier oder in Form eines GDPdU-Outputs zur Verfügung zu stellen.
    Diese Erlaubnis wird vom Finanzamt bei gleichzeitiger Ankündigung einer vorgezogenen Betriebsprüfung in der Regel gewährt. Viele Unternehmen wählen diese Variante.

  3. Die alten Daten werden komplett in ein Archivsystem mit entsprechender Software überspielt.
    Für das Archivsystem muss Software erworben und Hardware bereitgestellt werden. Es bestehen dann zwei Systeme nebeneinander. Bisher hat sich laut SoftM noch kein Kunde für diese Variante entschieden.

  4. "Einmotten" des alten Systems
    Diese Variante kann sich anbieten, wenn mit dem Systemwechsel auch die Rechnerplattform gewechselt wird. Das alte System wird dann komplett beiseite gestellt und man setzt darauf, dass es bei einer Betriebsprüfung wieder problemlos aktivierbar ist. Auch dazu hat sich noch kein Kunde von SoftM bisher entschieden.