Nicht nur für eine bessere Compliance

Firmen brauchen überlegteres Dokumenten-Management

Andrea König lebt als freie Journalistin in Hamburg. Arbeiten von ihr wurden unter anderem in der Süddeutschen Zeitung und im Focus veröffentlicht, seit 2008 schreibt sie auch für CIO.de. Die Schwerpunkte Ihrer Arbeit für die CIO-Redaktion sind Themen rund um Karriere, soziale Netzwerke, die Zukunft der Arbeit und Buchtipps für Manager.
Viele Unternehmen kämpfen mit unstrukturierten Datenbergen, die bis zu 80 Prozent des Datenaufkommens ausmachen. Ein effektives Dokumenten- und Unterlagen-Management (DRM) kann helfen. Doch die Einführung wird oft schlecht geplant.

Viele Firmen haben vor einigen Jahren DRM-Systeme implementiert und befinden sich gegenwärtig in einer zweiten Phase. Sie wollen die Systeme nun austauschen, überarbeiten oder einer größeren Anzahl von Nutzern zugänglich machen. Zwei von fünf Firmen planen dies in den kommenden zwei Jahren.

DRM-Systeme nutzen nicht nur der Compliance

Firmen, die mit ihren DRM-Systemen unzufrieden sind, haben diese oftmals überstürzt angeschafft, um ihre Compliance zu verbessern. Von solchen nur auf die Compliance ausgerichteten Lösungen konnten die Unternehmen jedoch nur selten auch auf anderen Ebenen profitieren.

Das richtige DRM-System für die Firma

Geht es um die technologischen Aspekte von DRM-Systemen, müssen Firmen vor allem entscheiden, wie ihre persönlichen Bedürfnisse am besten befriedigt werden können und welche DRM-Lösung dafür die richtige ist. Eine unzureichende Planung kann viel Geld kosten.

Erstellt ein Unternehmen seine Dokumente beispielsweise vorrangig intern und ist nicht auf die Integration anderer Applikationen angewiesen, empfiehlt sich der Einsatz eines Systems für elektronische Dokumente und Unterlagen (EDRM). Falls ein Unternehmen seine Dokumente mehrheitlich importiert und nicht selbstständig erstellt, ist es hingegen sinnvoller, mit einem Content Management für Unternehmen (ECM) zu arbeiten.

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