Achtung: Nutzungsrechte
Auch die Nutzungsrechte in IT-Verträgen können Fallen enthalten. Die Standardnutzungsbedingungen der Anbieter sehen in aller Regel vor, dass die Software nur durch Mitarbeiter des Käufers (Lizenznehmer) und nicht auch durch Mitarbeiter von Tochtergesellschaften genutzt werden darf. Wächst das Unternehmen des Lizenznehmers nach Vertragsschluss (zum Beispiel durch den Erwerb von Tochtergesellschaften), so sind die Mitarbeiter der neu hinzugekommenen Unternehmensbereiche erst dann zur Nutzung berechtigt, wenn der Lizenznehmer auch für die Mitarbeiter dieser Tochterunternehmen eine entsprechende Lizenz kauft. Da die Praxis immer wieder zeigt, dass IT-Anwenderunternehmen von den zusätzlich anfallenden Lizenzkosten bei Erwerb neuer Tochtergesellschaften überrascht werden, ist es ratsam, sich bereits im Rahmen der Verhandlung über die Implementierung einer neuen IT-Lösung auch über Nutzungsrechte zukünftiger Tochterunternehmen zu unterhalten.
Die aufgeführten Aspekte zeigen, dass in IT-Verträgen zahlreiche versteckte Kostentreiber enthalten sein können und dass die Verhandlung dieser Verträge weitaus mehr als nur den gesunden Menschenverstand voraussetzt. Sie bestehen in der Regel nicht nur aus juristischen, sondern auch aus kaufmännischen und technischen Elementen. Diese unterschiedlichen Facetten müssen miteinander vereint und in eine geschäftsgemäße Vertragsform gebracht werden. Nur dann lassen sich Unklarheiten schon während der Vertragsverhandlungen ausräumen.
So bereiten Sie IT-Verträge vor
1. Internes Verhandlungsteam bilden, das sich aus den verantwortlichen Kaufleuten, Technikern und Juristen zusammensetzt-
2. Mit Fachleuten aus den vorgenannten Bereichen die notwendigen Verhandlungsthemen vorstrukturieren (zum Beispiel über entsprechende Checklisten).
3. Für alle relevanten kaufmännischen, technischen und juristischen Vorgaben intern Verhandlungsziele definieren.
4. Dabei die Auswirkungen von möglichen Änderungen in der Unternehmensstruktur auf die Leistungsinhalte des angestrebten IT-Vertrages und das Lizenzkonzept berücksichtigen.
5. Mit dem Anbieter über alle Checklistenpunkte verhandeln und
6. Das Ergebnis in eine für beide Parteien verständliche Vertragsform bringen
Erst wenn alle Fragen, die erfahrungsgemäß Kostensteigerungen oder Konfliktpotenzial in sich bergen, im Rahmen der Vertragsverhandlungen beachtet wurden, ist das Investitionsrisiko kalkulierbar. Diese Notwendigkeit wird sehr oft unterschätzt und es kommt erst im Nachhinein zur Diskussion jener Punkte, die man eigentlich bereits in den Vertragsverhandlungen hätte besprechen müssen. Aufgrund enger Zeitvorgaben oder Budgets ist dann aber erfahrungsgemäß eine Einigung deutlich schwieriger.