Factro: Projekt-Software vom Fachmann

14.11.2007
Von Christiane Engelhardt
Die Berater von Schuchert hatten ihr Projekt-Management-Tool ursprünglich für den eigenen Bedarf entwickelt.

Von dem anhaltenden Trend zu Service-orientierten-Architekturen (SOA) profitieren neben den Herstellern vor allem die IT-Dienstleister und Consultants. Sie sind dabei nicht nur planend und beratend tätig, sondern beginnen zunehmend auch, eigene Software zu entwickeln und zu verkaufen. "IT-Lösungen von erfahrenen Beratungsunternehmen können einen entscheidenden Mehrwert im Sinne eines ganzheitlichen Ansatzes bieten", meint Udo Schuchert, Gründer der Bochumer Schuchert Managementberatung GmbH & Co. KG. Es genüge nicht, dass die Consultants die administrativen und operativen Abläufe des Anwenders kennen sowie Einflussfaktoren und Verbesserungspotenziale benennen können. Sie müssten diese auch den Entwicklern vermitteln können: "Die Funktionen der Software müssen den Anforderungen der Geschäftsprozesse folgen und nicht umgekehrt", postuliert der Firmenchef.

Hier lesen Sie ...

  • warum Beratungshäuser zunehmend eigene Spezialsoftware entwickeln und auch vermarkten;

  • inwiefern ihre Kunden davon profitieren können;

  • und welche Vorteile die Projekt-Management-Anwendung "Factro" von Schuchert im Einzelnen bietet.

SOA als Wettbewerbsvorteil

Diese Forderung gilt heute mehr denn je. Der Wettbewerb wird immer härter und die Produkte immer austauschbarer. Vor allem der Mittelstand mit seinen geringeren Werbebudgets kann sich kaum noch allein über die Produkte positionieren. Viele Anwenderunternehmen sehen daher in einer konsequenten Service-Orientierung – dem unbedingten Fokus und der flexiblen Reaktion auf Kundenwünsche – ein entscheidendes Alleinstellungsmerkmal. Das integrierte Zusammenspiel verschiedener Anwendungen und Tools – etwa in den Bereichen CRM (Customer-Relationship-Management) sowie Projekt-, Wissens- und Dokumenten-Management entwickelt sich vor diesem Hintergrund zum Schlüsselfaktor.

Dieser Wandel vollzieht sich derzeit mit der vermehrten Einführung Service-orientierter Architekturen, beobachtet Schuchert. Seine Berater und Entwickler legen daher besonderen Wert darauf, die Geschäftsprozesse nicht durch die begrenzte Leistungsfähigkeit der vorhandenen Anwendungen einzuschränken. Unter dem Leitgedanken, dass die Anforderungen des Marktes und des Kunden die Technik bestimmen müssen, entwickeln sie Lösungen, die bisherige Prozesse von dezentralen Applikationen integriert abbilden und sich spezifisch in neu strukturierte Service- und Prozess-modelle in Kombination mit unterschiedlichsten Programmen und bewährten Anwendungen einbinden lassen.

Alle Anwendungen in einem Tool

Bernd Füsser, Karl Hamacher GmbH: 'Mit Factro lassen sich die Projektdaten wesentlich schneller bereitstellen.'
Bernd Füsser, Karl Hamacher GmbH: 'Mit Factro lassen sich die Projektdaten wesentlich schneller bereitstellen.'

Ein Beispiel hierfür ist die Projekt- und Management-Software "Factro", die in zehnjähriger Entwicklungs- und Erprobungszeit entstanden ist. Sie bildet Projekte ganzheitlich und standardisiert - von der Projektidee bis zum Abschluss - ab. Informationen über den aktuellen Status der Zielerreichung – etwa durch eine direkte Verbindung von strategischen Zielen zum operativen Aufgaben- und Projektgeschäft - sind sofort verfügbar. Weitere Vorteile der Software: Sie vereint die Eigenschaften gängiger Projekt- und Management-Anwendungen in nur einem Tool und lässt sich individuell in bestehende Strukturen integrieren.

Bernd Füsser, Geschäftsführer des Bochumer Maschinen- und Anlagenbauers Karl Hamacher GmbH, weiß diese Vorteile zu schätzen: "Vor der Einführung von Factro hatten wir je nach Anforderungen völlig unterschiedliche Tools eingesetzt: Projektdefinitionen und -berichte wurden in Word, die Projektplanung in MS Project, die Aufwandskalkulation in Excel und die Terminverwaltung in Outlook realisiert, während der Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitern über E-Mail erfolgte." Dadurch habe es viel Zeit und damit Geld gekostet, die Projektdaten bereitzustellen. "Mit Factro dagegen können wir alle Daten zentral in einer einheitlichen Ablagestruktur hinterlegen", beschreibt der Firmenchef. "Auf Knopfdruck sind sämtliche aktuellen Projektstände ohne weitere Rückfragen und Absprachen im Management-Cockpit übersichtlich visualisierbar." Aber auch mit den gewohnten Werkzeugen funktioniere der Datenaustausch auf Bedarf problemlos.

Solides Prozess-Know-how

Ein entscheidendes Auswahlkriterium war für Füsser zudem, dass die Schuchert-Berater das Geschäft des Maschinenbauers verstanden und über solide Kompetenzen im Bereich des Organisations-, Prozess- und Projekt-Managements verfügten. Die Entwickler wiederum versuchen, die Sichtweise ihres Auftraggebers einzunehmen und zu antizipieren, was der Kunde brauchen könnte, aber nicht explizit geäußert hat. Dies ist beispielsweise bei Schwachstellen der Fall, die der Anwender – bewusst oder unbewusst – nicht thematisiert. Weit verbreitet ist auch die Annahme des Kunden, die Lösung des einen oder anderen Problems sei ein selbstverständlicher Bestandteil der Software und brauche nicht besonders erwähnt zu werden. "Um eine optimale Lösung zu realisieren, müssen wir zwischen den ausgesprochenen Anforderungen und Erwartungen unserer Kunden auch die nicht kommunizierten Notwendigkeiten heraushören und in unsere Arbeit einbeziehen", beschreibt ein Entwickler von Schuchert. Dies sei nur auf Grundlage von solidem Prozess-Know-how, dem Wissen um Abläufe, Strukturen, Gesetzmäßigkeiten und Problemen sowie deren ganzheitlicher Beurteilung und Berücksichtigung zu bewerkstelligen.

Klare Einblick- und Bearbeitungsrechte

Der Anspruch an das Entwicklungsteam ist damit äußerst komplex. Die Lösung muss alle Anforderungen abbilden und erfüllen sowie die betrachteten Prozesse parallel mit der Realisierung des Software-Tools optimieren, also sie beschleunigen und dabei gleichzeitig sicherer und wirtschaftlicher machen. "Unsere Entwickler konzipieren umfangreiche Anwendungen, Abwicklungen und Auswertungen. Häufig sind dabei unterstützende Indikatoren und integrierte Eskalationsverfahren notwendig", so Schuchert. Die Informationen müssten je nach klar definierten Einblick- und Bearbeitungsrechten darstellbar sein. "Und das immer auf der Basis einer möglichst hohen Parametrierbarkeit, damit das Unternehmen selbst jederzeit organisatorische Veränderungen abbilden kann."

Quantifizierbare Erfolge

Die Firma Hamacher kann seit der Factro-Implementierung quantifizierbare Erfolge nachweisen: Die Übersicht zu Projektständen wird heute ortsunabhängig in nur einer Minute generiert. Die Ressourcen-Verfügbarkeiten für einen Projektleiter sind in weniger als zwei Minuten sichtbar. Früher hatte der Maschinenbauer hierfür manchmal mehrere Tage benötigt. Und durch den Wegfall unnötiger Rücksprachen und Klärungsaktionen spart das Unternehmen nach eigenen Angaben zusätzlich zwei bis vier Stunden in der Woche pro Mitarbeiter ein.

Schuchert spricht sogar von Effizienzsteigerungen von deutlich mehr als 15 Prozent. So könne ein Unternehmen, das 50 Mitarbeiter auf Projekte abgestellt hat, einen wöchentlichen Zeitgewinn erzielen, der etwa sechs eingearbeiteten Vollzeitmitarbeitern entspricht, rechnet der Consultant vor. "Damit bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge – etwa Forschung und Entwicklung oder die Steigerung der Innovationskraft und Zukunftsfähigkeit."

Einsatz auf vorhandenen Plattformen

Was das bedeutet, weiß die Management-Beratung aus eigener Erfahrung. Vor gut zehn Jahren drohte der ständig wachsende Aufwand bei der Verwaltung und Auswertung von Unternehmensdaten die Kreativität und Effizienz der damals noch jungen Consulting-Firma zu ersticken. Eine standardisierte Projekt- und Management-Software von außen einzukaufen überstieg die finanziellen Möglichkeiten. Eine Arbeitsgruppe aus Beratern und Programmierern begann schließlich, eine interne IT-Lösung zu entwickeln, die das Unternehmen von ineffektiven Tätigkeiten befreien und wettbewerbsfähiger machen sollte. Das Konzept ging auf. Heute ist das einstige Hausprogramm so stabil und auf technisch hohem Niveau, dass es sich auch in anderen Unternehmen auf deren schon vorhandenen Plattformen einsetzen lässt. (sp)