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Euro-Projektleiter rät: Umstellung der Hauswährung sofort angehen!

13.04.2000
Neun von zehn SAP-R/3-Anwendern sind knapp am Zeitlimit

Interview von CW-Redakteur Ludger Schmitz

MÜNCHEN - Es sind noch über eineinhalb Jahre, bis sich am 31. Dezember 2001 für die Deutsche Mark die Bücher schließen. Dann müssen alle Unternehmen ihr gesamtes Finanzwesen auf die Hauswährung Euro umgestellt haben. Der materielle und zeitliche Aufwand dafür wird, wie Ralf Hoffmann, IT-Berater und Projektleiter der Euro-Umstellung bei Saardata, erfuhr, von den meisten Anwendern unterschätzt.

CW: Die Jahreszahlen-Umstellung ist gelaufen, jetzt treibt der Euro die Softwarebranche um. Es riecht nach einer Kampagne, um das nächste Geschäft zu inszenieren.

HOFFMANN: Nach den Y2K-Erfahrungen wird vielerorts eher locker an das Thema Euro-Umstellung herangegangen. Es herrscht die Ansicht: Das Jahr 2002 ist ja noch weit weg und somit genügend Zeit. Dabei wird die Komplexität der Thematik nicht beachtet, und man läuft am Ende Gefahr, dass es in Sachen Beratung und Personal knapp wird.

CW: Die Doppelwährungsphase scheint Anwendern keine sonderlichen Probleme zu machen. Was sollte sie jetzt noch alarmieren?

HOFFMANN: Bei Umstellung auf die Doppelwährungsphase ging es ausschließlich um die Betrachtung und Anpassung des externen Rechnungswesens auf eine neue Währung – die vorhandene Hauswährung blieb davon unberührt. Damals wurde in erster Linie der Euro als neue zusätzliche Fremdwährung eingerichtet, die Formate der Zahlungsträger und das Zahlprogramm selbst wurden angepasst sowie die Währungstabellen ergänzt. Dies war ohne allzu große Anstrengungen machbar.

Die Einführung des Euro stellt einen historisch einmaligen Vorgang dar. Alle betroffenen Unternehmen müssen ihre Hauswährung und damit den kompletten Datenbestand umstellen. Alleine aus diesem Grund sind diese beiden Projekte vom Aufwand her nicht zu vergleichen.

CW: Wie weit sind denn die Euro-Umstellungen gediehen?

HOFFMANN: Anfang dieses Jahres war erst bei ungefähr zehn Prozent der SAP-R/3-Systeme die Konvertierung der Hauswährung abgeschlossen. Bei knapp 90 Prozent der Systeme wurde bislang also nur die Doppelwährung eingerichtet.

CW: Was macht diesmal die Arbeit so aufwendig?

HOFFMANN: Im Vorfeld der eigentlichen Umstellung müssen zunächst alle währungsrelevanten Felder des R/3-Systems, die firmenspezifische Schnittstellen-Landschaft und letzten Endes der komplette Datenbestand selbst auf Inkonsistenzen untersucht werden. Nach deren Lokalisierung müssen diese beseitigt werden, bevor die Konvertierung auf Euro erfolgen kann.

Die Umrechnung des kompletten Datenbestandes über mehrere Jahre hinweg bringt in erster Linie in Hinblick auf die jeweilige Systemhistorie und die damit einhergehende Datenqualität Probleme. Die Analyse und die Behebung dieser Probleme sind tatsächlich sehr zeitaufwendig. So kann sich die Analyse über Monate hinziehen, was im Hinblick auf die Gesamtprojektlaufzeit den überwiegenden Part darstellt.

CW: Welche Vorbereitungsarbeiten sind zu leisten?

HOFFMANN: Ich kann jedem Unternehmen nur empfehlen, erstens intern einen Euro-Beauftragten zu benennen, der sich schon frühzeitig mit dem gesamten Thema sowie der Vielzahl der damit verbundenen Teilaspekte vertraut macht. Zweitens sind die mit der Aktion befassten Mitarbeiter möglichst bald für das Thema zu sensibilisieren. Drittens muss man die Euro-Umstellung als ein eigenes Projekt mit all den dabei üblichen Termin- und Organisationsplanungen definieren. Und viertens sollten Anwender wegen der im Einzelfall relevanten Details der gesetzlichen Vorschriften frühzeitig Kontakt mit ihrem Wirtschaftsprüfer aufnehmen.

CW: Warum haben Sie ein separates Euro-Testsystem verwendet? Und wie sollte es gestaltet sein?

HOFFMANN: Damit keine Datenschiefstände oder Komplikationen auftreten, braucht man neben den vorhandenen Produktiv- und Entwicklungssystemen in jedem Fall ein eigenes Euro-Testsystem. Bezüglich der Hard- und Softwarekonfiguration sollte dieses genauso wie das Produktivsystem ausgestattet sein, damit man zuverlässige Aussagen über die Dauer der Produktivkonvertierung erhält.

CW: Was sind die kritischen Faktoren einer Umstellung, und wo treten die meistens Probleme auf?

HOFFMANN: Die entscheidenden Faktoren sind in Stichworten die Systemhistorie, die bisherige Qualität der System- und Datenpflege, der Zustand der Altdaten, die Anzahl und Art der Inkonsistenzen, die Bereiche Personal- und Hardwareressourcen sowie das entsprechende Projekt- und Qualitäts-Management, was auch die ordnungsgemäßige Projektdokumentation einschließt. Zwei Faktoren jedoch bedürfen einer genaueren Betrachtung: die Schnittstellen zu Fremdsystemen und das Thema Archivierung. Beide verlangen ausgesprochen detaillierte Konzeptionen, die man sehr frühzeitig erstellen sollte und die der Abstimmung mit der jeweiligen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft bedürfen.

CW: Mit welcher Dauer sollten Anwender für das Gesamtprojekt rechnen?

HOFFMANN: SAP prognostiziert beispielsweise eine durchschnittliche Projektlaufzeit von etwa sechs Monaten. Der tatsächliche Zeitbedarf für das Gesamtprojekt ist von mehreren Faktoren abhängig. Je umfangreicher, Schnittstellen-reicher, modifizierter und älter das System und dessen Datenbestand sind, desto länger kann die Laufzeit werden.

CW: Die effektive Umstellung des Produktivsystems selbst erfordert schließlich einen Systemstopp. Für wie lange?

HOFFMANN: Während der eigentlichen Konvertierung ist für den Lauf der Standard- und Sonderprogramme der Phasen: "Fill“, "Generation“, "Conversion“ und "Recon“ verfahrensbedingt eine Systemsperre notwendig. Während dieser sogenannten Systemsperrzeit hat mit Ausnahme der Mitarbeiter des Projektteams kein User Zugriff auf das umzustellende System. Das dauert in kleinen Umgebungen erfahrungsgemäß einen Tag, bei großen Systemen ist die Zeitskala nach oben offen. In den meisten Fällen dürfte der Stillstand im Bereich von einem bis fünf Tagen liegen. Dies setzt jedoch voraus, dass wirklich alle relevanten Vorarbeiten auf einem separaten Euro-Testsystem erledigt wurden.

CW: Dafür bieten sich natürlich lange Wochenenden wie zu Ostern oder Pfingsten an. Sind das im Jahr 2001 dann die günstigsten Zeitpunkte?

HOFFMANN: In der Regel wird man möglichst bald nach einem abgeschlossenen, testierten und dokumentierten Jahresabschluss zu einem Stichtag umstellen. Ein Beispiel: Bei einem Unternehmen endet das Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr. Der testierte Abschluss liegt im Februar vor, so dass man idealerweise im selben Monat konvertiert, rückwirkend zum 1. Januar. Wer also an eine Umstellung bald nach Ende des Geschäftsjahrs im Januar 2001 denkt, sollte bei mindestens einem halben Jahr Aufwand jetzt mit den Planungen beginnen.

CW: Geschäfts- und Kalenderjahr stimmen häufiger überein, ergo dürften wir Anfang 2001 den größten Teil der Umstellungen erleben, weil es sonst nicht in den Euro-Fahrplan passen würde.

HOFFMANN: Genau. Das ist der Zeitraum, zu dem wir mit der größten Zahl der Umstellungen rechnen. Generell ist ein Jahresanfang in der Tat der günstigste Termin, nahe am Jahresabschluss, um sowohl innerhalb der vorgeschriebenen Frist als auch ohne großen Termindruck zu konvertieren. Die Deadline ist gesetzlich vorgegeben: Spätestens zum 1. Januar 2002 muß das System auf die neue Hauswährung Euro umgestellt sein.

CW: Was sollten die Unternehmen hinsichtlich der personellen Ressourcen bedenken?

HOFFMANN: Sie sollten vor allem nicht vergessen, die eigenen Personalressourcen in den Fachabteilungen für das Konvertierungsprojekt und die Umstellung ausreichend einzuplanen. Das heißt nicht nur, dass die Fibu-Spezialisten an einem entscheidenden Wochenende vor Ort sein müssen, da die Euro-Konvertierung kein reines Problem von DV und Fibu ist. Sie betrifft alle Unternehmensbereiche entsprechend der jeweils eingesetzten SAP-Module und der angeschlossenen Fremdsysteme, sprich Schnittstellen.

Je näher der letztmögliche Umstellungstermin rückt, desto stärker wird sich auf dem Markt die Nachfrage nach R/3-Beratern entwickeln. So werden die Möglichkeiten schwinden, schnell noch externe Ressourcen ins Projekt zu pumpen, um damit das im Vorfeld Verschlafene wettzumachen.