Wann ist Lizenz-Management ratsam?
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CW: Warum ist es dann immer noch so schwer, den Überblick über die Lizenzen im Unternehmen zu behalten?
Böhler: Auch hier gibt es wieder zwei Wahrheiten. Die eine liegt auf Kundenseite: Wer seine IT-Beschaffungsprozesse nicht sauber definiert und dokumentiert, wird bei einem so wenig greifbaren Gut wie Software schnell den Überblick verlieren. Aber auch die Anbieter machen es den Anwendern nicht eben leicht: Es gibt zu viele unterschiedliche Lizenzierungs- und Abrechnungsmodelle. Nur mit umfassendem Know-how und speziellen Tools lässt sich diese Komplexität in den Griff bekommen.
CW: Das klingt nach einigem Aufwand, der ja auch finanziert werden muss. Ab wann lohnt sich denn Lizenz-Management oder SAM?
Drews: Ab dem ersten Computer.
Böhler: Juristisch betrachtet, stimme ich Ihnen da zu. Wirtschaftlich betrachtet würde ich sagen: ab zirka 800 Clients.
Drews: Das sehe ich etwas anders - ein bisschen Compliance gibt es nicht. Und auch Compliance ist letztlich ein wirtschaftlicher Faktor: Sanktionen bei Regelverstößen kosten nicht nur Geld, sondern schaden dem Image - und das wiederherzustellen kostet weiteres Geld.
Böhler: Das ist richtig. Andererseits: 100 Prozent Compliance zu erreichen, ist unmöglich. Das Wichtigste ist zunächst mal der Prozess. Der kann in einem kleinen Unternehmen sogar auf einem Blatt Papier definiert sein. Und wenn der klar regelt, wo, in welcher Excel-Datei die Informationen über den Lizenzierungsstatus der geschäftsrelevanten Anwendungen des Unternehmens hinterlegt sind und wer diese Daten wie zu pflegen hat, kann das schon ausreichend sein.
Drews: Gut, wenn man nur an die Lizenzen denkt, mag das funktionieren. Aber dann besteht immer noch die Gefahr, dass zwar der Prozess definiert ist, aber die Daten nicht aktuell sind - denn bei durchschnittlich 500 Applikationen pro PC ist die Pflege in Excel-Tabellen mit der Hand kaum machbar. Und wenn man bedenkt, dass die Verfügbarkeit von Informationen über die eingesetzte Software auch für die Administration der Systeme von großer Bedeutung ist, rechnet sich eine professionelle Software Asset Management Lösung auch schon bei deutlich weniger als 800 Clients.