GDPdU-Ratgeber

ERP-Software auf die Steuerprüfung vorbereiten

16.09.2009
Von Olaf Paetsch

Komplexität von GDPdU-Projekten wird unterschätzt

Häufig unterschätzen Firmen jedoch die Komplexität der GDPdU-Umsetzung, die aus dem interdisziplinären Projektansatz resultiert. Da sich Betriebswirte und Techniker unterschiedlicher Vokabulare bedienen, kann es immer wieder zu Problemen kommen. Es ist beispielsweise nicht jedem Leiter der Abteilung "Finanz- und Rechnungswesen" sofort klar, aus welchen Tabellen und Spalten seines ERP-Systems er Daten für eine Datenträgerüberlassung aufbereiten muss. Beispielsweise dann, wenn auf das Unternehmen eine Umsatzsteuersonderprüfung für ein bestimmtes Jahr zukommt, die von den Finanzbehörden nur wenige Wochen im Voraus angemeldet wird.

Identifikation und Aufbereitung der Daten

Aber nicht nur diese Hürde muss genommen werden. Die Identifikation der Daten benötigt genauso viel Zeit wie ihre fachliche und technische Aufbereitung. Das Projektteam muss nicht nur Zeit für die Datenextraktionen einplanen, sondern beispielsweise auch für die technischen und fachlichen Tests sowie deren Dokumentation. In der Regel müssen die Beteiligten dies parallel zum Tagesgeschäft erledigen. Das hat zur Folge, dass die Zeit von der Ankündigung bis zum Erscheinen der Prüfer meist viel zu kurz ist, um die geforderten Unterlagen vorzubereiten, besonders dann, wenn auch externe Berater involviert sind und Softwarekomponenten beschafft sowie implementiert werden müssen. Dadurch steigt die Gefahr von Strafzahlungen wegen Verzögerungen.

Die Konsequenz daraus ist, dass der Projektorganisation besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden muss. Sinnvoll ist in jedem Fall die Mitarbeit eines Projektmoderators: Eine reibungslose Kommunikation sowohl zwischen den internen Projektmitarbeitern als auch zwischen internen und externen Beteiligten muss sichergestellt sein.

Nach der GDPdU ist vor der GDPdU

Wichtig ist es, sich schon zu Beginn bewusst zu machen, dass man mit den GDPdU nicht nur einmal zu tun haben wird. Eine Steuerprüfung kann sich wiederholen. Es ist wenig sinnvoll, mit der gesamten Arbeit bei der nächsten Prüfung noch einmal von vorn anfangen zu müssen. Das GDPdU-Projekt muss auf Dauer zum Ziel haben, die rechtlichen Vorgaben zu gewährleisten. Andererseits darf dies aber nicht dazu führen, das Projektteam zu überlasten.

Oft planen Unternehmen beispielsweise schon im Initialprojekt, die Zugriffarten Z1 bis Z3 für alle relevanten Systeme gleichzeitig einzuführen. Die Komplexität eines solchen Ansatzes überfordert das Projektteam in der Regel. Besser ist es, die Zugriffsarten zunächst einmal für das Hauptsystem zu implementieren. Schritt für Schritt können dann die weiteren Systeme einbezogen werden. Ratsam ist es, eine Stelle zu schaffen, die für die zyklisch wiederkehrenden GDPdU-Projekte verantwortlich zeichnet. Auf diese Weise erwirbt das Unternehmen GDPdU-Kompetenz.

Vorgehensmodell und Dokumentation

Empfehlenswert ist ein Projektvorgehensmodell, das von Jahr zu Jahr erweitert, verbessert und protokolliert wird. Bereits bei der Projektplanung sollte man ein Fachkonzept, daraus abgeleitete technische Konzepte sowie die dazugehörigen Test- und Systembeschreibungen dokumentieren. Darauf baut dann eine Verfahrensdokumentation auf. Diese sollte so aufgesetzt und strukturiert werden, dass die regelmäßig fortzuschreibenden Unterlagen im Sinne eines Versions-Managements transparent und mit relativ wenig Aufwand aktualisiert werden können.