GDPdU-Ratgeber

ERP-Software auf die Steuerprüfung vorbereiten

16.09.2009
Von Olaf Paetsch
Steuerprüfer benötigen Zugriff auf ERP-Software und andere Programme. Unternehmen müssen hierzu technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen. Auch für abgeschaltete Altsysteme.

Eigentlich sind die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) ein alter Hut. Schon seit Januar 2002 sind die Vorschriften verpflichtend. Doch viele Unternehmen haben sich mit der Umsetzung Zeit gelassen. Schließlich stehen Steuerprüfungen nicht jährlich an, sondern in längeren Zeitabständen. Zudem waren viele Finanzämter in den ersten Jahren kulant. Das hat sich jetzt geändert. Zum einen ist in den Behörden die elektronische Steuerprüfung inzwischen eine geübte und gelebte Praxis. Zum anderen hat sich mit dem 1. Januar 2009 die Rechtslage verschärft. Denn das Jahressteuergesetz sieht erstmals Verzögerungsgelder zwischen 2500 und 250.000 Euro für GDPdU-Verweigerer vor. Das hat dazu geführt, dass der Informationsbedarf zum Thema GDPdU in diesem Jahr deutlich zugenommen hat, gerade auch unter Anwendern von SAP-Software.

Die grundsätzliche Aufgabe bei der Erfüllung der GDPdU besteht darin, den Prüfungsbehörden einen elektronischen Zugriff auf die steuerlich relevanten Daten zu ermöglichen. Dabei unterscheidet man alternativ die Zugriffe:

  • Z1 (unmittelbarer Zugriff auf Operativsysteme durch den Prüfer),

  • Z2 (mittelbarer Zugriff, bei dem das zu prüfende Unternehmen gewünschte Auswertungen bereitstellen muss) und

  • Z3 (Datenträgerüberlassung).

Alle drei Zugriffsarten können auch kumulativ zum Einsatz kommen, und alle beziehen sämtliche Systeme ein, die steuerliche Daten erzeugen. Betroffen sind somit nicht nur ERP-Systeme oder Software für die Anlagen-, Finanz- und Lohnbuchhaltung, sondern auch Vor- und Nebensysteme. GDPdU-Projekte sind technisch komplex, da viele mögliche Datenquellen zu berücksichtigen sind, beispielsweise auch E-Mail-Systeme.

Techniker und Organisatoren sind gefragt

Zudem gibt es organisatorische Herausforderungen: Die Teams, die in einem GDPdU-Projekt zusammenarbeiten müssen, sind heterogen zusammengesetzt. Die internen Projektteammitglieder kommen aus den Bereichen Finanz- und Rechnungswesen, Controlling, Steuern, Organisation und IT. Oft werden von externer Seite noch Experten aus Wirtschaftsprüfungsunternehmen und Steuerberatungen sowie von Systemhäusern herangezogen. Idealerweise sollten Firmen ein GDPdU-Projekt daher so angehen, dass neben den informationstechnischen auch alle organisatorischen, steuerrechtlichen und betriebswirtschaftlich relevanten Zusammenhänge berücksichtigt werden.