ERP: SAP-Buchhaltung ohne Papier

Vice President Software & SaaS Markets PAC Germany
Mit Hilfe einer Dokumentenerfassung und einer in SAP R/3 integrierten Software können Sachbearbeiter des in Kronach beheimateten Fernsehproduzenten Loewe Lieferantenrechnungen komplett elektronisch verarbeiten. Zähe, manuelle Vorgänge konnten so automatisiert und beschleunigt werden.

Firmen wie der TV-Hersteller Loewe aus Kronach müssen täglich eine Vielzahl an Papierrechnungen von Lieferanten verarbeiten. Diese manuellen Arbeiten lassen sich mit Hilfe von Scannern, Schrifterkennung und Integrationssoftware weitgehend automatisieren. Loewe hat auf diese Weise eine in SAP R/3 eingebettete Softwareumgebung gebaut, mit der die Anwender bis zu 90.000 Papierrechnungen im Jahr verarbeiten können.

Hier lesen Sie ...

  • wie der Fernsehhersteller Loewe seine Eingangsrechnungen automatisch verarbeitet;

  • warum eine in SAP R/3 eingebundene Software gewählt wurde;

  • was die Lösung dem Unternehmen bringt;

  • welche Tipps der Anwender anderen Firmen mit ähnlichen Vorhaben gibt.

Realisiert hat Loewe das System mit einer Erfassungssoftware von Beta Systems ("Frontcollect Invoice") und einer SAP-Software "FIS/Electronic Document Center" von der auf SAP-Lösungen spezialisierten Firma FIS Informationssysteme und Consulting aus Grafenrheinfeld. Die Kombination der Produkte erlaubt es, Papierrechnungen einzuscannen, den Lieferanten automatisch zu erkennen und dem Sachbearbeiter am SAP-Frontend die für den Vorgang relevanten Buchungsdaten anzuzeigen. Auf diese Weise ersparen sich Anwender die lästige Suche im ERP-System, die erforderlich ist, um Rechnungen und Buchungsdaten abzustimmen, Positionen zu prüfen sowie am Ende die Zahlungen anzuweisen.

Vor Projektbeginn hatten sich Rechnungswesenleiter Christoph Schülner und sein Team eine Reihe von Lösungen angeschaut. Nahezu alle begutachteten Produkte verfügen über eine SAP-Schnittstelle, einige hatten jedoch eigene Oberflächen gebaut. Allerdings wollte Schülner für seine seit Jahren durch SAP-Masken geprägten Nutzer eine in die Business-Software eingebettete Benutzerführung. "Es wäre aber für unsere seit Jahren mit SAP-Software vertrauten Mitarbeiter schwer gewesen, sich auf ein neues Frontend einzustellen", so der Rechnungswesenchef. Am Ende des Auswahlprozesses blieben die Firmen Readsoft und FIS übrig. "Technisch haben sich beide Anbieter nicht viel gegeben, ausschlaggebend war am Ende die lokale Nähe zu FIS, was insbesondere für den Support wichtig ist." Begonnen wurde das Projekt im Juli 2006. Seit Oktober vergangenen Jahres läuft die Software produktiv.

Foto: Loewe

Schülner zufolge erkennt das Erfassungssystem Frontcollect Invoice mit einer Genauigkeit von über 90 Prozent den jeweiligen Kreditor, nachdem das Papierformular eingelesen wurde. Das Programm erweist sich als lernfähig. Unbekannte Dokumente müssen Sachbearbeiter zunächst manuell zuweisen, nach dem vierten oder fünften Rechnungseingang von dieser Firma kennt Frontcollect die Daten und erfasst automatisch.

"In Euro und Cent lässt sich nicht sagen, was die Einführung der elektronischen Rechnungsverarbeitung gebracht hat", meint der Leiter des Rechnungswesens. Zu den Vorteilen zählt Schülner die kürzeren Durchlaufzeiten für Rechnungen, weniger Personaleinsatz sowie den Wegfall von Papierablagen. Entlassen wurde deshalb aber keiner, vielmehr musste Schülner eine Stelle in der Buchhaltung nicht neu besetzen. Ein weiterer Pluspunkt: Rechnungsformulare müssen nicht mehr durchs Haus transportiert werden. Durch einen flotteren Workflow gelinge es, das vom Lieferanten gewährte Skonto zu ziehen.

Sobald die Rechnung gescannt wurde, arbeiten die Loewe-Angestellten nur noch mit elektronischen Dokumenten. Daher ist eine digitale Archivierung erforderlich, falls die Steuerprüfung später einmal die Rechnungen einsehen will. Bevor die neue Rechnungsverarbeitung in Betrieb ging, hatte sich der Fernsehhersteller mit der Finanzbehörde abgestimmt. Die nicht mehr benötigten Papierdokumente vernichtet eine Spezialfirma.

Unternehmen, die ebenfalls nach einer Rechnungseingangslösung Ausschau halten, rät Schülner, die Produkte genau zu testen. Er und sein Team hatten viele Hundert Rechnungen testweise eingelesen und dazu vorher ein SAP-Testsystem eingerichtet. "Unbedingt Referenzbesuche machen", lautet ein weiterer Tipp des Managers. "Die Anbieter können einem viel erzählen, aber am besten ist, wenn sich die Praktiker austauschen." Schülner und seine Kollegen hatten aus diesem Grund Referenzkunden in Frage kommende Anbieter, darunter Readsoft, Basware und FIS, besucht.