Das Thema Enterprise-Resource-Planning-Migration (ERP) steht bei den CIOs ganz oben auf der Hausaufgabenliste. Marktforscher von Raad Research haben beispielsweise in einer Umfrage vom Ende vergangenen Jahres festgestellt, dass rund ein Drittel aller Mittelständler mit ERP-Systemen arbeitet, die bereits älter als zehn Jahre sind. Ein weiteres Drittel der 2000 befragten Anwenderunternehmen wechselt seine ERP-Software nur etwa alle fünf Jahre aus. Damit ist die Business-Software selten auf dem aktuellen technischen Stand, resümieren die Analysten. Das wiederum ziehe gravierende Folgen nach sich: "Die Systemarchitektur ist bei mehr als der Hälfte der Anwender veraltet", heißt es in einer Stellungnahme von Raad. Dies könne zu erheblichen Problemen hinsichtlich Wartung und Administration führen - und damit auf lange Sicht zu Wettbewerbsnachteilen.

Viele IT-Verantwortliche stecken jedoch in einer Zwickmühle. Einer Umfrage von IDC zufolge haben zwar 84 Prozent der Unternehmen die Vorteile und den Nutzen einer modernen integrierten ERP-Lösung erkannt. Allerdings schreckten viele Firmen wegen der Kosten und der Komplexität vor einem Migrationsprojekt zurück. Auch die Dauer von acht bis zehn Monaten stelle gerade für kleine und mittelständische Firmen oft eine unüberwindliche Hürde dar. Trotz aller Hindernisse lässt sich der Umstieg aber nicht ewig hinausschieben. IDC zufolge wollen rund die Hälfte der Unternehmen 2008 und in den darauf folgenden Jahren ihre ERP-Investitionen steigern. Der Anteil der Firmen, die die entsprechenden Budgets beschneiden wollen, liegt dagegen im einstelligen Prozentbereich.

Frage nach Architektur wird wichtiger

Das hören die Softwareanbieter gerne. Mehr als 2,3 Milliarden Dollar werden deutsche Unternehmen im laufenden Jahr für ERP-Neulizenzen und Wartungsverträge ausgeben, prognostiziert Frank Naujoks, Research Manager von IDC in Frankfurt am Main. Das entspricht einem Plus von fünf Prozent gegenüber dem Vorjahr. Allerdings wird auch der Wettbewerb härter, haben die Unternehmensberater von Capgemini festgestellt. Dies liege in erster Linie an einem veränderten Architekturparadigma. Service-orientierte Architekturen erlaubten den Anwendern, sich aus der Abhängigkeit eines Herstellers zu lösen und Standard- mit Individualsoftware zu mischen. Damit rücke die Frage nach Standard- oder Individualsoftware in den Hintergrund. Außerdem müssten sich die Hersteller von Standardsoftware wieder stärker dem Wettbewerb mit Best-of-Breed-Lösungen stellen.

Rund 80 Prozent der Unternehmen schmieden derzeit konkrete Pläne, ihre ERP-Landschaft zu harmonisieren und zu konsolidieren, ergab eine Umfrage von Capgemini. Dabei erwartet rund die Hälfte der Befragten Probleme. Kopfzerbrechen bereiten den IT-Verantwortlichen vor allem Widerstände gegen Veränderungen aus den Fachbereichen und die knappen Ressourcen. Auch die technischen Risiken werden höher eingeschätzt. 26 Prozent der Befragten bezeichneten dies als mögliches Problem. Ein Jahr zuvor waren es gerade 14 Prozent. Möglicherweise seien SOA-Vorhaben, die immer öfter auf den Projektplänen auftauchten, der Grund dafür, mutmaßen die Capgemini-Experten.

Den Anwendern geht es bei der Modernisierung der ERP-Systeme in erster Linie um eine bessere Unterstützung der Geschäftsprozesse. Dabei klafft jedoch zwischen den Ansprüchen der Unternehmen und dem Angebot der Softwarehersteller oft noch eine große Lücke. "Die heutige ERP-Software macht in weiten Teilen den Eindruck, dass sie noch aus dem letzten Jahrtausend stammt", greift Werner Schmid, Geschäftsführer der Gesellschaft zur Prüfung von Software (GPS) in Ulm, die Hersteller an. Gerade in Sachen Flexibilität hinkten die aktuellen Programme den Versprechen weit hinterher. Mittelständische Anwenderunternehmen seien jedoch auf flexible Softwaresysteme angewiesen, um Prozesse schnell ändern und anpassen zu können. Nur so seien sie in der Lage, auf die ständig wachsenden Geschäftsherausforderungen zu reagieren. Bislang könnten die ERP-Anbieter ihren Kunden lediglich technische Flexibilität bieten.

ERP-Herausforderungen wachsen

Martin Jung, Vorstandsmitglied der Deutschen Baan Usergroup (DbuG), bestätigt, dass sich die Mittelständler heute im Markt größeren Herausforderungen stellen müssen als noch vor einigen Jahren. Die Unternehmen seien auch bereit, in eine bessere Prozessunterstützung zu investieren. Alte ERP-Software stoße schnell an ihre Grenzen, wenn es beispielsweise um eine internationalere Aufstellung des Unternehmens gehe. Die damit verbundenen Aufgaben würden von den bestehenden Lösungen meist nur unzureichend unterstützt. "Hier ist die Softwarebranche gefordert, bessere Lösungen anzubieten. Versprechen, die die Hersteller zum Beispiel mit SOA am Softwarehorizont aufleuchten ließen, sind bislang nicht eingelöst worden."

Bevor die Anwender jedoch einen ERP-Wechsel in Angriff nehmen, sollten sie sich über die eigenen Prozesse klar werden, rät Jung. Diese sollten zudem gut dokumentiert sein, um einen vernünftigen Umstieg in akzeptabler Zeit über die Bühne zu bringen. "Viele Unternehmen wissen gar nicht, wie viele Prozesse sie haben", ergänzt Schmid. Daher müssten sich die Anwender mehr mit den Inhalten ihres Geschäfts auseinandersetzen, weniger mit der Technik. Diese unterscheide sich zwischen Hersteller A und Hersteller B nur wenig. Wenn es außerdem darum gehe, die Prozesse zu verbessern, müssten sich die Verantwortlichen fragen, "wonach sie eigentlich genau optimieren". Ferner müssten die Verantwortlichen die Potenziale definieren, die sie mit einer neuen Software erschließen wollen: "Diese Standortbestimmung ist das Wichtigste."

Vor allem das Geschäftsgebaren und die Prozesse hätten sich zuletzt gewandelt, sagt Schmid. Die damit notwendig gewordene Flexibilität lasse sich jedoch mit einem alten ERP-System kaum nachträglich realisieren. Allerdings lasse sich die von den Herstellern so oft beschworene Flexibilität der neuen ERP-Lösungen kaum erkennen, kritisiert der Softwareexperte.

"Flexibilität ist wichtig", bestätigt Ralf Gärtner, Marketing-Vorstand der SoftM AG. Nach wie vor würden gerade Mittelständler ihre ERP-Systeme stark an die eigenen Abläufe anpassen. "Das ist auch richtig so." Eine pauschale Verurteilung der aktuellen ERP-Produkte weist der Manager zurück. Zwar werde teilweise noch Software eingesetzt, die den aktuellen Herausforderungen nicht gerecht werde, räumt er ein. Allerdings habe es durchaus Entwicklungsfortschritte gegeben. So seien die Systeme flexibler geworden, beispielsweise was die Einsatzplattform anbelange. Außerdem habe sich die Funktionsflexibilität durch die Parametrisierung weiter verbessert. Zudem ließen sich Prozesse durch Workflow-Management-Funktionen flexibel gestalten.

Auch Reimund Pölka, Bereichsleiter Produkt-Management von der AP AG, bestätigt, dass die Dynamik im Mittelstand stark zugenommen hat. Wie Gärtner verweist auch der AP-Manager auf verbesserte ERP-Software, um die damit verbundenen Anforderungen der Kunden zu erfüllen. "Hier hat sich bei den modernen ERP-Systemen in den vergangenen Jahren einiges getan."

Hausaufgaben für die Softwarehersteller

Allerdings räumen die Anbieter auch Defizite ein. "In Sachen Standardisierung hat die Softwarebranche noch einige Hausaufgaben zu machen", sagt SoftM-Manager Gärtner. Solange die Anbieter mit verschiedenen Standards im Markt unterwegs seien, bleibe die Integration der Systeme schwierig, ergänzt Pölka.

Den Anwenderunternehmen rät der AP-Manager, ihr eigenes Geschäft genauer unter die Lupe zu nehmen. Die Firmenverantwortlichen müssten sich darüber klar werden, was die Kunden vom Unternehmen erwarteten. Es sei ein Irrtum zu glauben, ein 2000 Seiten dickes Pflichtenheft führe automatisch zum richtigen ERP-Lieferanten. Ein ERP-Projekt müsse außerdem im Unternehmen hoch genug aufgehängt werden.

Einen Umstieg sollten sich die Firmen jedoch genau überlegen, warnt Gärtner. "Ich bin ein Verfechter des Spruchs: Never change a running system." Es müsse gute Gründe geben, ein laufendes ERP-System zu verändern - und diese sollten wohl bedacht werden. Außerdem müssten die Anwender klare und vor allem quantifizierbare Ziele definieren, wo sie mit einem neuen Produkt hinkommen wollen.

ERP-Abenteuer ohne Happy End

Anwender sollten sich also nicht blauäugig in das Abenteuer ERP-Migration stürzen, sonst endet die Umstellung schnell in einem Desaster. Gerade in jüngster Zeit haben einige Fälle für Schlagzeilen gesorgt. So landete ein Streit zwischen Hornbach und SAP vor den Schranken des Landgerichts Düsseldorf. Die Baumarktkette weigerte sich, Forderungen in Höhe von rund 700.000 Euro zu begleichen, und begründete dies mit angeblichen Projektmängeln. Die Verantwortlichen stoppten den SAP-Rollout, nachdem sie festgestellt hatten, dass die Filialen mit der neuen Software weniger Umsatz erzielten als die Märkte mit der alten Lösung. Von der Umstellung auf eine integrierte Systemlandschaft hatte sich die Baumarktkette entscheidende Wettbewerbsvorteile versprochen. Inkonsistente Daten und fehlende Reports haben dies offenbar vereitelt. "Mit diesem Ausgang waren wir alles in allem sehr unzufrieden", zog der Vorstandsvorsitzende Steffen Hornbach eine ernüchternde Bilanz. Mittlerweile haben sich die Streithähne außergerichtlich geeinigt, ohne jedoch Einzelheiten bekannt zu geben.

Weniger glimpflich kam dagegen das US-amerikanische Unternehmen American LaFrance davon. Der Fahrzeughersteller musste sich nach dem Verkauf eines Tochterunternehmens nach einem neuen ERP-System umsehen. Doch aufgrund von Inkompatibilitäten misslang der Umzug von Daten und Funktionen. Als Folge konnten Aufträge nicht pünktlich abgearbeitet werden, fehlende oder nicht auffindbare Teile sorgten oft für Leerlauf in der Produktion. Die daraus resultierenden Verzögerungen bescherten dem Unternehmen Liquiditätsengpässe, die schlussendlich in der Zahlungsunfähigkeit endeten und die Verantwortlichen zwangen, Gläubigerschutz nach Chapter 11 zu beantragen.