ERP-Migration

ERP: Es wird gebastelt und geschraubt

Spezialgebiet Business-Software: Business Intelligence, Big Data, CRM, ECM und ERP; Betreuung von News und Titel-Strecken in der Print-Ausgabe der COMPUTERWOCHE.
Die Anforderungen von Mittelständlern an ihr ERP-System wachsen. Vor allem die immer stärkere Internationalisierung des Geschäfts drängt die Verantwortlichen, ihre Business-Anwendungen zu modernisieren.

Um im Wettbewerb zu bestehen, müssen die Mittelständler ihr Geschäft globaler aufstellen. Doch dabei stoßen die vielfach veralteten Enterprise-Resource-Planning-Lösungen (ERP) oft schnell an ihre Grenzen. Gerade wenn es darum geht, den Durchblick in Produktions- und Finanzdaten zu behalten und den internationalen Betrieb effizient zu steuern, offenbaren die bestehenden Lösungen meist Schwächen. Um den über Jahre, wenn nicht sogar Jahrzehnte, gewachsenen Softwarewildwuchs zu bändigen, führt dann kein Weg an der Modernisierung der Software vorbei.

"Die Globalisierung betrifft zunehmend auch den Mittelstand", bestätigt Achim Ramesohl, Director von Microsoft Business Solutions (MBS) auf der Konferenz "ERP Initiative 2008", die die COMPUTERWOCHE in Frankfurt am Main veranstaltete. Die Unternehmen müssten sich stärker an ein sich laufend änderndes Geschäftsumfeld anpassen. Dazu komme, dass die Firmen neue Märkte adressieren müssten, um im internationalen Wettbewerb mithalten zu können. Als weitere Herausforderungen für die Mittelständler sieht der Microsoft-Manager die Einhaltung von Compliance-Vorschriften, die wachsenden Anforderungen im Zusammenhang mit einer umfassenden Informationsversorgung sowie die Zusammenführung verschiedener Techniken beispielsweise im Kommunikationsumfeld.

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Kein Patentrezept für ERP-Probleme

"Ein Patentrezept, wie diese Herausforderungen zu lösen sind, gibt es nicht", sagte Petra Schubert, Professorin am Institut für Wirtschafts- und Verwaltungsinformatik. Auch die Hersteller, die ihren Kunden eine schöne neue Softwarewelt versprechen, lägen mit ihren Thesen zum Teil daneben. "Nahtlose, echtzeitige Prozesse gelten innerhalb von Betrieben oder ganzen Unternehmen als Stand der Praxis", zitierte Schubert aus dem Buch "Geschäftsmodelle 2010" von SAP-Chef Henning Kagermann und dem Professor für Wirtschaftsinformatik an der Universität St. Gallen, Hubert Österle. Diese Behauptung zweifelte die Professorin offen an: "Es wird immer noch viel gebastelt und geschraubt."

Die Mittelständler, so zeigte die Veranstaltung, nehmen die Herausforderung jedoch an und machen sich an die Modernisierung ihrer ERP-Systeme. 2004 hatte zum Beispiel die JF Hillebrand Group AG weltweit 17 verschiedene Finanzbuchhaltungen im Einsatz, berichtete deren Finanzchef Kevin Brock. In der Folge hätten zahlreiche Schnittstellen entwickelt und gepflegt werden müssen, was die Komplexität des Gesamtsystems deutlich erhöht habe. Gerade die Verbindung zwischen den unterschiedlichen Geschäftslösungen und der zentralen Logistik-Anwendung "Flow" habe sich immer komplizierter gestaltet. Mit der Umstellung auf die Financials-Lösung von Coda sowie auf Reporting-Tools von Cognos hat der global agierende Spirituosen-Logistiker eigenen Angaben zufolge wieder Ordnung in seine Applikationslandschaft gebracht. Vor allem die Transparenz im Berichtswesen habe sich deutlich verbessert, erzählt Brock.

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Unsaubere Daten bereiten viele Probleme

Frank Smolka von Friwo (Mitte) will mit Hilfe von IFS Ordnung in seine ERP-Landschaft bringen.
Frank Smolka von Friwo (Mitte) will mit Hilfe von IFS Ordnung in seine ERP-Landschaft bringen.

Auch Frank Smolka, verantwortlich für das Application Management bei der Friwo Gerätebau GmbH, musste im Jahr 2005 etwas unternehmen. Die in die Jahre gekommene AS/400-Lösung von Brain, die darüber hinaus noch sehr stark an die Eigenheiten des Unternehmens angepasst worden war, kam mit den Anforderungen des internationalen Geschäfts nicht mehr zurecht (siehe auch: Friwo meistert den ERP-Wechsel). Abweichende Lösungen in den USA und China machten eine firmeninterne Synchronisation der Daten praktisch unmöglich. Erschwert wurde das Geschäft ferner durch eine inkonsistente Datenhaltung, erzählt der Manager. Beispielsweise gab es für ein und denselben Artikel verschiedene Artikelnummern. Derzeit arbeitet Smolka an der globalen Implementierung der ERP-Lösung von IFS, um seine Anwendungslandschaft auf eine einheitliche Basis zu stellen.

Auch Kai Sievers von der Argos Hytos GmbH hofft, mit einem internationalen SAP-Roll-out die Zahl der Softwareinseln im eigenen Betrieb zu verringern und das Geschäft effizienter zu machen. Jede der elf Schwestergesellschaften habe in der Vergangenheit mit einer eigenen Software gearbeitet, darunter Altsysteme wie "Kifos" von Bäurer, das in der Zwischenzeit von Sage übernommen wurde. Wie Smolka klagt auch Sievers über unsaubere Daten und Duplikate. Um hier Ordnung zu schaffen, will sich der Manager allerdings nicht nur auf SAP verlassen. Für das Produkt-Daten-Management setzt er auf eine Lösung von Steinhilber Schwehr, und auch in Sachen Qualitätssicherung traut Sievers der Lösung aus Walldorf nicht. Aktuell sei die Umstellung zu 75 Prozent abgeschlossen. Die letzte große Hürde ist dem Manager zufolge diesen Sommer in Tschechien zu nehmen. Dort muss ein über 20 Jahre altes, noch in Fortran geschriebenes System abgelöst werden.

Anwender halten sich an ERP-Standards

Die Anwender haben ihre Lektion aus den Fehlern der Vergangenheit gelernt. Beispielsweise hüten sie sich vor zu starkem Customizing der Software, was die Lösung zwar auf die individuellen Prozesse trimmt, aber dem IT-Verantwortlichen bei jedem Release-Wechsel schlaflose Nächte bereitet. Friwo-Manager Smolka, der in der Vergangenheit leidvolle Erfahrungen mit der ERP-Anpassung gesammelt hat, beteuert, sich mit der neuen IFS-Lösung ganz eng an den Standard zu halten. Auch Sievers von Argos behauptet, sich mit seiner neuen SAP-Installation zu 99 Prozent an den Standard zu halten.

ERP-Markt - Käufer-Markt

Der Zeitpunkt, sich ein neues ERP-System anzuschaffen ist gut, meint Karsten Sontow, Vorstand der Trovarit AG. Noch gelten die Regeln eines Käufermarktes. "Die ERP-Preise stehen nach wie vor unter Druck." Allerdings geht Sontow davon aus, dass sich die Entwicklung in den kommenden Monaten konsolidieren dürfte. Viele Anbieter seien wieder gut ausgebucht.

Dennoch erleben die Mittelständler beim Umstieg in die neue ERP-Welt durchaus die eine oder andere Überraschung. Gerade die Organisation international ausgelegter Projekte stellt für diese Klientel, die mit begrenzteren IT-Mitteln und -Mannschaften auskommen muss als Konzerne, oft eine Herausforderung dar. Beispielsweise musste Sievers den von März auf August verschobenen SAP-Rollout in der italienischen Niederlassung selbst mit aus Deutschland hinzugezogenen Kräften über die Bühne bringen. Argos hatte nicht beachtet, dass im den Italienern heiligen Ferienmonat fast das gesamte Geschäftsleben zum Erliegen kommt. Er habe in den Wochen, die er in der italienischen Filiale verbrachte, keinen einzigen dort ansässigen Mitarbeiter zu Gesicht bekommen, berichtet Sievers mit einem Schmunzeln.

Neue Märkte - neue Spielregeln

Auch die internationalen Spielregeln müssen viele Mittelständler erst lernen. Während beispielsweise in Deutschland die Bilanzierungsregeln klar festgelegt seien, habe man in China erstaunt zur Kenntnis nehmen müssen, dass es am jeweiligen Prüfer liege, wie verschiedene Dinge gehandhabt würden, berichtet Friwo-Manager Smolka. Außerdem müssten in internationalen Softwareprojekten viele Kleinigkeiten beachtet werden, die zusätzlichen Aufwand bedeuteten. Als Beispiel nennt der Friwo-Manager unterschiedliche Maßeinheiten und Zeitzonen, mit denen das System zurechtkommen müsse. Es sei keineswegs selbstverständlich, dass jede Software diese Herausforderungen meistern könne. Auch mit den Herstellern hat Smolka seine eigenen Erfahrungen gemacht: Da das neue System international eingesetzt werden sollte, war als Benutzersprache Englisch vorgesehen. Während die ERP-Anwendung in dieser Hinsicht keine Probleme verursacht habe, sei es bei anderen Softwareanbietern hierzulande schwer gefallen. englische Versionen ihrer Produkte zu bekommen.

Nach Einschätzung von Trovarit-Vorstand Karsten Sontow laufen immer noch zu viele ERP-Projekte aus dem Ruder.
Nach Einschätzung von Trovarit-Vorstand Karsten Sontow laufen immer noch zu viele ERP-Projekte aus dem Ruder.

Die Rechnung, ihr Geschäft mit neuer Software in Gang zu halten, scheint Marktbeobachtern zufolge trotz aller Probleme aufzugehen. Nach Untersuchungen der Trovarit AG sind Anwender umso zufriedener, je jünger die eingesetzte ERP-Software ist. Veraltete Applikationen abzulösen, kostet allerdings oft Schweiß und Tränen, weiß Trovarit-Vorstand Sontow zu berichten. Lediglich ein geringer Anteil der Projekte halte Budget- und Zeitvorgaben ein. Über 80 Prozent der ERP-Vorhaben liefen jedoch aus dem Ruder.

Die Gründe dafür sind vielfältig. Als eine der Hauptursachen für gescheiterte Projekte identifiziert der ERP-Experte Probleme bei der Aufbereitung und Migration von Daten. 44,2 Prozent der befragten Anwenderunternehmen hätten damit Probleme. Weitere Schwierigkeiten bereiteten zu eng gesteckte Zeitpläne (31,6 Prozent) und zu umfangreiche Systemanpassungen (22,5 Prozent).

Diese Zahlen tragen nicht gerade dazu bei, die Unternehmen in ihren Migrationsabsichten zu bestärken. Angesichts der damit verbundenen Risiken versuchen viele Anwender ihre Projekte so weit wie möglich abzusichern. Das geht jedoch nur zum Teil. Beispielswiese räumte Hillebrand-CFO Brock ein, dass sich der Return on Investment (RoI) eines ERP-Vorhabens nicht genau berechnen lasse. Doch gerade die oft mehr als diffuse Finanzsituation in den Projekten trägt nicht gerade zur Sicherheit der Anwender bei: "Mit einem ERP ist eine Firma zehn Jahre oder länger verheiratet", meint ein IT-Leiter, "eine Trennung wird aber meist deutlich teurer als eine Ehescheidung."

No Risk - no fun?

Mit einer gewissen Unsicherheit werden die ERP-Kunden leben müssen, stellt der Trovarit-Vorstand fest. "Viele Faktoren lassen sich einfach nicht genau berechnen." Außerdem sei es nahezu unmöglich vorherzusagen, wie das eigene Unternehmen und Softwareanbieter in 15 oder 20 Jahren dastünden. Experimentier- und Risikofreude gehören jedoch nicht zu den Kernkompetenzen des deutschen Mittelstands. Zu viel hängt schließlich von einem funktionierenden ERP-System ab. Fehlgeschlagene Projekte können das eigene Unternehmen schnell an den Rand der Pleite bringen.

Für die mittelständischen Unternehmen gilt es daher, den ERP-Umstieg sorgfältig zu planen. Markus Hirth, IT-Leiter der John Handels GmbH & Co. KG, der seine ERP-Landschaft auf Semiramis von SoftM umgestellt hat, achtete beispielsweise in erster Linie auch darauf, dass die Mitarbeiter gut mit der neuen Lösung zurechtkamen. Selbst langjährige Nutzer des Altsystems, die jede Tastenkombination blind beherrschten, hätten sich schnell an das den Office-Lösungen Microsofts angelehnten Frontend gewöhnt.

"Wir haben bei der Auswahl eher konservativ agiert", ergänzt Frank Siebken, IT-Leiter der Jungheinrich Katalog GmbH & Co. KG. Dabei hätte ihm ein Anbieter eine Individualentwicklung aus Indien angeboten. Von der Konzeption habe es sich gut angehört, berichtet Siebken. Im Nachhinein sei es jedoch die richtige Entscheidung gewesen, die Finger davon zu lassen. "Das Produkt ist bis heute nicht auf dem Markt aufgetaucht."

Siebken ging ganz pragmatisch an sein ERP-Projekt heran. "Das System muss laufen und schnell sein", lautet seine Prämisse. Außerdem müssten die Menschen das ganze verstehen. Daher sollte die ERP-Lösung so wenig komplex wie möglich sein. Daher will der IT-Leiter sein "Nvinity"-System von Nissen & Velten zwar laufend optimieren und auch bis zu einem gewissen Grad anpassen. Eine "Rillenoptiomierung", bei der die Software aber bis ins letzte Detail an die individuellen Eigenheiten angepasst wird, lehnt er ab. "Das bringt das Unternehmen nicht weiter", lautet sein Fazit. "Weniger ist häufig mehr."