ERP: "Es wird gebastelt und geschraubt"

Spezialgebiet Business-Software: Business Intelligence, Big Data, CRM, ECM und ERP; Betreuung von News und Titel-Strecken in der Print-Ausgabe der COMPUTERWOCHE.
Die Anforderungen von Mittelständlern an ihr ERP-System wachsen. Vor allem die immer stärkere Internationalisierung des Geschäfts drängt die Verantwortlichen, ihre Business-Anwendungen zu modernisieren.

Um im Wettbewerb zu bestehen, müssen die Mittelständler ihr Geschäft globaler aufstellen. Darüber herrschte Konsens auf der Konferenz "ERP Initiative 2008", die die computerwoche in Frankfurt am Main veranstaltete. Doch bei der Internationalisierung stoßen die häufig veralteten Enterprise-Resource-Planning-Lösungen (ERP) oft schnell an ihre Grenzen. Gerade wenn es darum geht, den Durchblick in Produktions- und Finanzdaten zu behalten und den grenzüberschreitenden Betrieb effizient zu steuern, offenbaren die bestehenden Lösungen meist Schwächen. Um den über Jahre, wenn nicht sogar Jahrzehnte gewachsenen Softwarewildwuchs zu bändigen, führt dann kein Weg an der Modernisierung der Software vorbei.

"Ein Patentrezept, wie diese Herausforderungen zu lösen sind, gibt es nicht", sagte Petra Schubert, Professorin am Institut für Wirtschafts- und Verwaltungsinformatik an der Universität Koblenz-Landau. Auch die Hersteller, die ihren Kunden eine schöne neue Softwarewelt versprechen, lägen mit ihren Thesen zum Teil daneben. "Nahtlose, echtzeitige Prozesse gelten innerhalb von Betrieben oder ganzen Unternehmen als Stand der Praxis", zitierte Schubert aus dem Buch "Geschäftsmodelle 2010" von SAP-Chef Henning Kagermann und dem Professor für Wirtschaftsinformatik an der Universität St. Gallen, Hubert Österle. Diese Behauptung zweifelte die Professorin offen an: "Es wird immer noch viel gebastelt und geschraubt."

Die Mittelständler, so zeigte die Veranstaltung, nehmen die Herausforderung jedoch an und machen sich an die Modernisierung ihrer ERP-Systeme. 2004 hatte zum Beispiel die JF Hillebrand Group AG weltweit 17 verschiedene Finanzbuchhaltungen im Einsatz, berichtete deren Finanzchef Kevin Brock. In der Folge hätten zahlreiche Schnittstellen entwickelt und gepflegt werden müssen, was die Komplexität des Gesamtsystems deutlich erhöht habe. Mit der Umstellung auf die Financials-Lösung von Coda sowie auf Reporting-Tools von Cognos hat der global agierende Spirituosen-Logistiker eigenen Angaben zufolge wieder Ordnung in seine Applikationslandschaft gebracht. Vor allem die Transparenz habe sich deutlich verbessert.

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Inkonsistente Daten

Auch Frank Smolka, verantwortlich für das Application-Management bei der Friwo Gerätebau GmbH, musste im Jahr 2005 etwas unternehmen. Die in die Jahre gekommene AS/400-Lösung von Brain, die darüber hinaus noch sehr stark an die Eigenheiten des Unternehmens angepasst worden war, kam mit den Anforderungen des internationalen Geschäfts nicht mehr zurecht. Abweichende Lösungen in den USA und China machten eine firmeninterne Synchronisation der Daten praktisch unmöglich. Erschwert wurde das Geschäft ferner durch eine inkonsistente Datenhaltung, erzählt der Manager. Beispielsweise gab es für ein und denselben Artikel verschiedene Artikelnummern. Derzeit arbeitet Smolka an der globalen Implementierung der ERP-Lösung von IFS, um seine Anwendungslandschaft auf eine einheitliche Basis zu stellen.

Die Anwender haben ihre Lektion aus den Fehlern der Vergangenheit gelernt. Beispielsweise hüten sie sich vor zu starkem Customizing der Software, das die Lösung zwar auf die individuellen Prozesse trimmt, aber dem IT-Verantwortlichen bei jedem Release-Wechsel schlaflose Nächte bereitet. Friwo-Manager Smolka, der leidvolle Erfahrungen mit der ERP-Anpassung gesammelt hat, beteuert, sich mit der neuen IFS-Lösung eng an den Standard zu halten. Auch Kai Sievers von der Argos Hytos GmbH behauptet, mit seiner neuen SAP-Installation zu 99 Prozent dem Standard zu entsprechen.

Neue Märkte - neue Spielregeln

Dennoch erleben die Mittelständler beim Umstieg in die neue ERP-Welt durchaus die eine oder andere Überraschung. Gerade die Organisation international ausgelegter Projekte stellt für diese Klientel, die mit begrenzteren IT-Mitteln und -Mannschaften auskommen muss als Konzerne, oft eine Herausforderung dar. Beispielsweise musste Sievers den von März auf August verschobenen SAP-Rollout in der italienischen Niederlassung selbst mit aus Deutschland hinzugezogenen Kräften über die Bühne bringen. Argos hatte nicht beachtet, dass im den Italienern heiligen Ferienmonat fast das gesamte Geschäftsleben zum Erliegen kommt. Er habe in den Wochen in der italienischen Filiale, keinen einzigen dort ansässigen Mitarbeiter zu Gesicht bekommen, berichtet Sievers mit einem Schmunzeln.

Zufrieden mit junger Software

Auch die internationalen Spielregeln müssen viele Mittelständler erst lernen. Während beispielsweise in Deutschland die Bilanzierungsregeln klar festgelegt seien, habe man in China erstaunt zur Kenntnis nehmen müssen, dass es am jeweiligen Prüfer liege, wie verschiedene Dinge gehandhabt würden, berichtet Friwo-Manager Smolka.

Die Rechnung, ihr Geschäft mit neuer Software in Gang zu halten, scheint Marktbeobachtern zufolge trotz aller Probleme aufzugehen. Nach Untersuchungen der Trovarit AG sind Anwender umso zufriedener, je jünger die eingesetzte ERP-Software ist. Veraltete Applikationen abzulösen kostet allerdings oft Schweiß und Tränen, weiß Trovarit-Vorstand Karsten Sontow zu berichten. Lediglich ein geringer Anteil der Projekte halte Budget- und Zeitvorgaben ein. Über 80 Prozent der ERP-Vorhaben liefen jedoch aus dem Ruder.

Das trägt nicht gerade dazu bei, die Unternehmen in ihren Migrationsabsichten zu bestärken. Angesichts der Risiken versuchen viele Anwender, ihre Projekte so weit wie möglich abzusichern. Das geht jedoch nur zum Teil. Mit einer gewissen Unsicherheit werden die ERP-Kunden leben müssen, stellt auch Sontow fest. "Viele Faktoren lassen sich einfach nicht genau berechnen." Doch die oft mehr als diffuse Finanzsituation in den Projekten trägt nicht gerade zur Sicherheit der Anwender bei: "Mit einem ERP ist eine Firma zehn Jahre oder länger verheiratet", meint ein IT-Leiter, "eine Trennung wird dann meist deutlich teurer als eine Ehescheidung."

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No risk - no fun?

Experimentier- und Risikofreude gehören nicht zu den Kernkompetenzen des deutschen Mittelstands. Zu viel hängt schließlich von einem funktionierenden ERP-System ab. Fehlgeschlagene Projekte können das eigene Unternehmen schnell an den Rand der Pleite bringen.

"Wir haben bei der Auswahl eher konservativ agiert", bestätigt Frank Siebken, IT-Leiter der Jungheinrich Katalog GmbH & Co. KG. Ein Anbieter habe ihm eine Individualentwicklung aus Indien vorgeschlagen. Die Konzeption habe sich gut angehört, berichtet der Manager. Im Nachhinein sei es jedoch die richtige Entscheidung gewesen, die Finger davon zu lassen: "Das Produkt ist bis heute nicht auf dem Markt aufgetaucht."

Siebken ging ganz pragmatisch an sein ERP-Projekt heran. "Das System muss laufen und schnell sein", lautet seine Prämisse. Außerdem müssten die Menschen das Ganze verstehen. Daher sollte die ERP-Lösung so wenig komplex wie möglich ausfallen. Der IT-Leiter will sein "Nvinity"-System von Nissen & Velten zwar laufend optimieren und auch bis zu einem gewissen Grad modifizieren. Eine "Rillenoptimierung", bei der die Software bis ins letzte Detail individuell angepasst wird, lehnt er aber ab: "Weniger ist häufig mehr."