ERP: Die Methode macht den Unterschied

Arno Schambach ist Journalist und Spezialist für IT und Business-Software. Als ehemaliger Unternehmensberater in einem führenden IT-Beratungs- und Marktforschungshaus verfügt Arno Schambach über mehr als zehn Jahre Erfahrung bei der Umsetzung von IT- und Software-Projekten.

 
Die Einführungsmethodik von ERP-Anbietern spielt im Rahmen der Softwareauswahl oft nur eine untergeordnete Rolle. Dabei beeinflusst auch das Konzept den Projekterfolg.

Während der Auswahlphase richten viele Anwenderunternehmen ihr Hauptaugenmerk auf Faktoren wie die unterstützten Prozesse, die Kosten und den Anpassungsaufwand. Selten wird schon im Zuge der Softwareevaluation darauf geachtet, mit welchen Methodiken der Einführungsprozess abläuft, wie die Zielerreichung gefördert wird oder wie es um den Investitionsschutz bestellt ist. Oft fehlt es an einer detaillierten Potenzial- und Zielanalyse. Bis heute bleiben daher immer noch in zu vielen ERP-Einführungsprojekten die angestrebten Ziele hinter den hohen Erwartungen zurück. Der Erfolg ist jedoch maßgeblich davon abhängig, wie konsequent die Firmen Potenziale erkennen und diese während der Realisierung aktivieren.

Hier lesen Sie ...

  • warum sich mit der richtigen Einführungsmethode der Erfolg eines ERP-Projekts steigern lässt;

  • wie die Anbieter ERP-Projekte anpacken;

  • wie sich schon bei der Projektkonzeption die Weichen für eine erfolgreiche ERP-Einführung stellen lassen.

Vielfach setzen die Unternehmen bei ERP-Projekten auch sehr restriktive Zeitvorgaben. Diese dürfen allerdings nicht auf Kosten des Projekterfolgs gehen. Aus dieser Notwendigkeit und dem praktischen Nutzen heraus haben die Systemhäuser in den zurückliegenden Jahren verstärkt Konzepte entwickelt, die den Einführungsprozess verkürzen, Kosten senken, für den Projekterfolg notwendige Aktivitäten planen und überwachen sowie schließlich eine optimierte Prozessebene für den Einsatz der neuen Lösung schaffen sollen. Denn Software ist immer nur so gut wie die Geschäftsprozesse, die sie unterstützt.

ERP + Projekt = Komplexität

Gute Service- und Support-Qualität bilden für die Anwender das wichtigste Kriterium für die Auswahl ihres Softwarelieferanten.
Gute Service- und Support-Qualität bilden für die Anwender das wichtigste Kriterium für die Auswahl ihres Softwarelieferanten.
Foto: TechConsult

ERP-Projektvorhaben sind meist durch eine enorme Komplexität gekennzeichnet. Umso mehr, wenn sich die Einführung über mehrere Konzerngesellschaften erstreckt. Selbst in der Einführungsphase stoßen die Anwender immer wieder auf neue Anforderungen und Problemstellungen, die weit reichenden Einfluss auf das noch zu bewältigende Vorhaben haben können. Dies birgt in der Praxis die Gefahr, dass Zeit- und Budgetvorgaben nicht eingehalten werden können oder gar der Projekterfolg gefährdet ist.

In ihrer Einführungsmethodik fassen die Anbieter das Wissen und die Erfahrungen aus einer Vielzahl von Implementierungsprojekten zusammen. Systematisiert und dokumentiert schafft dies eine Grundlage dafür, Erfahrungen und Erkenntnisse für künftige ERP-Vorhaben nutzbar zu machen. Die entsprechenden Werkzeuge werden von einigen Softwareherstellern heute schon standardmäßig mitgeliefert. Im Folgenden werden exemplarisch Einführungsmethodiken und -instrumente unterschiedlicher Softwareanbieter und Implementierungspartner vorgestellt.

Im Team auf ERP-Mission

Abas beispielsweise baut sein Einführungskonzept auf Basis des eigenen Projekt-Managements auf, das eine standardnahe Umsetzung ermöglichen soll. Einerseits gilt es, das Zusammenspiel mit dem Unternehmensumfeld zu gestalten, andererseits muss das Projekt intern organisiert und geführt werden. Alle Aufgaben der einzelnen Teammitglieder lassen sich in einer Projektvereinbarung beschreiben. Jeder einzelne von insgesamt sieben Schritten wird mit einem Qualitäts- und Kostencheck abgeschlossen. Nach dem Kick-Off werden die Key-User im Schulungszentrum am Softwarestandard geschult. Parallel wird im Unternehmen ein Demo-System installiert.

Durch diese Schulungen ist jeder am Einführungsprojekt Beteiligte mit der neuen ERP-Software vertraut. Vorzug dieses Vorgehens: Sowohl die Implementierer des Abas-Software-Partners als auch die künftigen Anwender beim Kunden verstehen einander und sprechen die gleiche Sprache.

Werkzeuge helfen bei ERP-Einführung

Der Implementierungsdienstleister Alpha Business Solutions setzt ebenfalls auf ein softwaregestütztes Konzept, das den Projekterfolg sicherstellen soll. Dabei helfen sollen verschiedene Werkzeuge: der "Business Performance Analyzer" (BPA), eine Projekt-Management-Software und ein Geschäftsprozess-Designer (GPD).

Mit Hilfe des Analyse-Tools BPA lassen sich Unternehmensziele, betriebswirtschaftliche Kennzahlen, Geschäftsprozesse sämtlicher Abteilungen und Schwachstellen analysieren. Nutzbare Potenziale bewertet das Tool nach Prioritäten sowie dem Verhältnis von Ertrag und Aufwand. Der GPD identifiziert zudem Prozesse mit erheblichem Verbesserungspotenzial und erstellt ein Soll-Konzept für die künftige Entwicklung. Anschließend werden innerhalb des Analysewerkzeugs die notwendigen Maßnahmen definiert und als Aktivitäten in die Projekt-Management-Software überführt. Das soll sicherstellen, dass die Pläne zur Verbesserung der Abläufe über die gesamte Dauer der Projektphase im Blick der Verantwortlichen bleiben. Für die Realisierung wird ein Projekt-Management-Tool verwendet, das Ablaufplanung und -strukturierung, Dokumentation und Kontrolle sowie Aktivitäten-Management umfasst. Im Ergebnis sollen sich Durchlaufzeiten verkürzen und unnötige Prozesskosten sowie kostenintensive Anpassungen in der Software vermeiden lassen.

Kosten senken in der ERP-Werkstatt

Auch die SAP-Tochter Steeb Anwendungssysteme hat eine eigenständige, nach eigenen Angaben mittelstandsgerechte, Methode auf Basis von "AcceleratedSAP" (ASAP) entwickelt. Mit Hilfe der "Customizing-Werkstatt" verspricht Steeb, den Einführungsaufwand um bis zu 50 Prozent senken zu können.

Der Funktionsumfang der SAP-Lösungen deckt die Geschäftsprozesse der meisten Kunden weitgehend ab. Nicht benötigte Funktionen lassen sich im Rahmen des Customizing deaktivieren. Das ist Steeb zufolge einfacher, als nicht im Standard vorhandene Funktionen oder individuelle Kundenwünsche aufwändig hinzuzuprogrammieren. Dabei verzichtet der Anbieter zunächst bewusst auf eine detaillierte Unternehmensanalyse und nutzt stattdessen eine gemeinsam entwickelte Prozess- und Funktionsliste, um zu einem schnellen Soll-Konzept zu gelangen. Die Key-User erhalten zunächst nur Überblicksschulungen für die einzelnen Anwendungen wie Finanzwesen und Controlling, Materialwirtschaft beziehungsweise Produktionsplanung und -steuerung von jeweils zwei bis drei Tagen.

Anschließend kommt die Customizing-Werkstatt zum Einsatz. Um den ERP-Prototyp zu erstellen, greifen die Berater auf vorhandene Bibliotheken vergangener Projekte zurück. Dieser Prototyp muss von dem kompletten Projektteam verstanden und verabschiedet werden. In der darauf folgenden Feintuning-Phase schulen die IT-Berater die Anwender, danach werden gemeinsam die Soll-Prozesse festgelegt. Anschließend können die Key-User ihr Tagesgeschäft aufnehmen, während die Berater und IT-Mitarbeiter das System einstellen. Am Ende folgt zusammen mit den Key-Usern die Dokumentation. Durch die enge Verzahnung mit den Anwendern muss das Projektteam nur kurze Wege gehen.

ERP aus dem Automaten

Ganz anders geht Ramco Systems an ERP-Projekte heran. Grundlage bildet hier ein modell- und komponentenbasierender Ansatz. Die "vollautomatisierte Lösungsgenerierung" ist laut Ramco ein Prozess, bei dem eine IT-Lösung aus einer Mischung von bereits existierenden und neu erstellten Business-Komponenten aufgebaut wird. Durch die Zusammensetzung aus einer Bibliothek von mehr als 1000 Business-Komponenten, die sich an den jeweiligen Geschäftsprozessen orientieren, verspricht der Anbieter niedrige Gesamtkosten, kurze Projektvorlaufzeiten und eine rasche Einbindung von neuen Funktionen.

Existierende und sich verändernde Geschäftsprozesse werden zunächst identifiziert und gegebenenfalls harmonisiert. Im Anschluss ermöglicht die "Virtualworks-Plattform" die vollautomatisierte Generierung einer Web-basierenden Anwendung. Diese Plattform besteht aus einer Reihe von Workbenches, die alle Aspekte des Lebenszyklus verwalten, konkrete Anforderungen definieren und die Prozesse in Unternehmenslösungen umwandeln. Dank des modellbasierenden Ansatzes kann der Kunde entscheiden, ob die Anwendung als .NET- oder J2EE-Lösung generiert wird. Anhand einer Prototyperstellung lässt sich die Software visualisieren und testen, bevor die Business-Komponenten zusammengesetzt werden. Mit Hilfe eines "Echtzeit-Integrations-Service" können Verbesserungen der laufenden Prozesse definiert und die Anwendung dynamisch angepasst werden.

In fünf Schritten zum neuen ERP

Bei IFS steht eigenen Angaben zufolge die Einhaltung von Zeit- und Budgetvereinbarungen an oberster Stelle. Hierfür steht ein fünfstufiges Phasenkonzept. Eine Projektphase stellt dabei einen in sich abgeschlossenen Teilbereich eines Projektes dar, innerhalb dessen definierte Aufgaben zu erfüllen sind. Ob die Ziele erreicht sind, wird nach jeder Phase gemeinsam vom Anbieter und Kunden geprüft und freigegeben. Die Ergebnisse werden gemessen, um die aktuelle Projektsituation möglichst genau einschätzen zu können sowie nachfolgende Phasen detailliert zu planen oder neu zu justieren. Mittels Masterplan und Projektdefinitionsdokument werden die Eckpunkte des Projektes festgelegt.

In der Konzeptionsphase wird für die vorgegebenen Prozesse ein Lösungskonzept in "IFS Applications" erarbeitet, freigegeben und schließlich in einer nachfolgenden Phase umgesetzt. Die entstandene Lösung wird dann getestet, freigegeben und mögliche Abweichungen festgehalten. Parallel bereitet das Team in der Umsetzungsphase die Datenmigration vor. In der Vorbereitungsphase werden die Endanwender in die finale Lösung eingewiesen und geschult – inklusive eines Tests auf Basis eines simulierten Echtbetriebs. In der Go-Live-Phase erfolgt die Übernahme in den Produktivbetrieb, unter anderem mit der Datenmigration aus dem Altsystem. Daran schließt sich für einen Übergangszeitraum die Live-Betreuung und anschließend die Übergabe des Projekts an den Support an. (ba)