Mit dem Cloud-ERP-System SAP Business ByDesign steuert die Firma Uhle Gerüstbau standortübergreifend sämtliche Geschäftsbereiche von der Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung bis zum Personal- und Mahnwesen. Der Anbieter PORTOLAN Commerce Solution GmbH bewirbt sich mit dem Public-Cloud-Projekt um den Best in Cloud-Award der COMPUTERWOCHE in der Kategorie Software as a Service.

Das Einsatzszenario

Peter Uhle, Geschäftsführer der Uhle Gerüstbau GmbH mit rund 170 Mitarbeitern an sieben Standorten, beschreibt die Ausgangssituation zu Beginn des Projektes so: "Wir waren mit dem Stand unserer Hard- und Software unzufrieden und auf der Suche nach neuen Möglichkeiten. Wir wollten unter anderem ein Archivierungssystem einführen. Dabei sind wir auf SAP Business ByDesign gestoßen. Da war für uns sofort klar, dass diese neue Technologie für unsere Probleme die beste Lösung ist." Uhle ist selbst Hersteller einer Software und kennt sich im IT -Umfeld aus. Er nahm die Leitung des Projektes in die Hand und weihte sein Führungsteam rechtzeitig ein.

Die Cloud-Lösung

Als integriertes Gesamtsystem deckt SAP Business ByDesign bei Uhle Gerüstbau alle Unternehmensbereiche ab. In der Lösung wurde die ebenfalls webbasierte Branchensoftware "BAP XML" für Gerüstentwürfe, Angebotserstellung, Aufmaß und Faktura durch PORTOLAN in SAP Business ByDesign integriert. Damit wurde eine Cloud-basierte Branchenlösung für den Gerüstbau geschaffen. Dank des intuitiven Systemaufbaus können die Anwender Formulare, Felderweiterungen oder Anpassungen von Benutzerdialogen ohne tiefes technisches Know-how selbst anpassen. Technische oder rechtliche Neuerungen, wie beispielsweise die Einführung von SEPA, werden automatisch mit dem nächsten Release eingespielt und berücksichtigt.

Die Technik

Bei der Einführung des Systems wurde der Austausch der Fakturadaten mithilfe einer standardisierten WebDav-Schnittstelle realisiert. Hierbei werden die Daten aus dem Vorsystem im XML-Format im WebDav-Ordner abgelegt und durch SAP Business ByDesign verarbeitet. Das bestehende Angebots- und Fakturasystem BAP XML für den Gerüstbau wurde dadurch an das neue ERP-System angebunden, um die Umsätze der Niederlassungen minutenaktuell in der Zentrale verfügbar und einsehbar zu machen. In der Vorbereitung der Datenmigration aus einem "Alt"-System musste für eine möglichst hohe Datenqualität gesorgt werden, beispielsweise durch Bereinigung von Dubletten sowie einheitliche Datenformate für Adressen, Telefonnummern und ähnliches. Die Migration erfolgte über bereitgestellte Excel-Mappen.

Der Business-Nutzen

Nach Einschätzung von Peter Uhle erzielte sein Unternehmen mit der Einführung von Business ByDesign eine deutliche Prozessoptimierung und dadurch eine Steigerung der Effizienz bei einer überdurchschnittlichen Flexibilität. So können die Mitarbeiter von überall auf der Welt auf die Anwendung zugreifen - auch mit mobilen Endgeräten, was unter anderem den Mitarbeiterinnen mit Kindern die Arbeit vom Home-Office aus ermöglicht. Zur schnelleren Bearbeitung der Lieferantenrechnungen erklärt Joachim Asal, Abteilungsleiter Finanzen "Wir haben so gut wie keine Mahnungen mehr, kaum ist die Rechnung da, kann sie auch sofort bezahlt und Skonto ausgenutzt werden". Als weitere Nutzenargumente nennt Uhle unter anderem:

• Bisher erforderliche Abstimmarbeiten zwischen der Zentrale und der Niederlassung entfallen.

• Keine Hardwarekosten.

• Das Mahnwesen kann schneller abgewickelt werden, da die Auflistung aller offenen Posten bequem angekreuzt werden kann.

• Auswertungen lassen sich schneller, einfacher und übersichtlicher erstellen.