Unternehmen müssen sich um Risiko-Management kümmern
"Nicht auszudenken, wenn vertrauliche Informationen wie Strategiepapiere oder Finanzunterlagen zu früh an die Öffentlichkeit gelangen oder in falsche Hände geraten", sagt Oliver Gajek, Vorstand der Brainloop AG, eines Anbieters von ERM-Lösungen. "Der Gesetzgeber verpflichtet Unternehmen zum aktiven Risiko-Management", so Gajek weiter. Das gilt vor allem für börsennotierte Firmen. Das Anlegerschutz-Verbesserungsgesetz verpflichtet Aktiengesellschaften beispielsweise dazu, der Regulierungsbehörde nachzuweisen, dass vertrauliche Informationen zu keinem Zeitpunkt Unbefugten zugänglich sind. Unternehmen und deren Management sind schadenersatzpflichtig, wenn durch Indiskretionen oder den laxen Umgang mit Unterlagen Aktionären ein finanzieller Schaden entsteht.
Weitere Vorgaben, die ein Enterprise-Rights-Management fast schon zu einem Muss machen, sind in Deutschland die Richtlinien zur Vergabe von Krediten (Basel II) und das Gesetz zur Unternehmensintegrität und Modernisierung des Anfechtungsrechts (UMAG). Firmen, die international aktiv sind, müssen weitere Regelungen berücksichtigen, etwa in den USA den Heath Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) für den Austausch von Daten im Gesundheitswesen.
Zurückhaltung bei den Anwendern
Ein fehlendes oder schlecht umgesetztes Enterprise-Rights-Management kann Unternehmen teuer zu stehen kommen. Dennoch sieht mehr als die Hälfte aller Großfirmen keine Notwendigkeit, eine entsprechende Software einzusetzen. Das ergab eine Umfrage der Beratungsfirma Chadwick Martin Bailey /Sage Research unter 100 IT-Leitern von Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern. Nur in neun Prozent der Firmen ist ein ERM-System im Einsatz, weitere 18 Prozent haben die Absicht, innerhalb der nächsten zwölf Monate eines zu installieren. Dagegen sagten 57 Prozent der IT-Fachleute, dass ihr Unternehmen vorläufig auf Enterprise-Rights-Management verzichten wolle. Erschreckend dabei: Fast drei Viertel der Fachleute, die sich gegen ERM aussprachen, erfuhren erst durch die Befragung, was Enterprise-Rights-Management überhaupt bedeutet.
Von den Firmen, die eine ERM-Lösung implementieren wollen, möchte ein Drittel zunächst beim Lieferanten ihres Dokumenten- oder Content-Management-Systems nachfragen, ob dieser auch ein ERM-Modul anbietet. Die Anwender sind in diesem Fall sogar bereit, Abstriche bei der Leistungsfähigkeit des Systems zu machen. Einer der Gründe dafür dürfte sein, dass einem etablierten Anbieter wie ECM Documentum oder Open Text ein größeres Vertrauen entgegengebracht wird als einem Nischenanbieter. Hinzu kommt, dass sich die Nutzer eine bessere Integration der ERM-Lösung in die Content-Management-Landschaft in ihrem Unternehmen erhoffen.