Warum scheitern IT-Projekte? Laut einer Studie der parameta Projektberatung liegt es an den so genannten weichen Faktoren. Umso größer sind die Herausforderungen für die Leiter von internationalen Projekten. Sie müssen Defizite in der Zusammenarbeit genauso vermeiden wie Fehler bei der Kommunikation. Sie müssen Sprachprobleme, Kultur- und Mentalitätsunterschiede überwinden, um eine funktionierende Zusammenarbeit zu installieren. Doch wer die Erfolgsfaktoren kennt, sichert sich im Wettbewerb die entscheidenden Nasenlängen Vorsprung.
Wichtiger Erfolgsfaktor: Analyse von Unternehmenskulturen
Ein Beispiel für IT-Projekte, in denen die Zusammenarbeit in interkulturellen Teams eine besondere Herausforderung darstellt, sind Outsourcing-Projekte. Hier werden häufig die IT-Mitarbeiter des Kunden von einem IT-Beratungsunternehmen weltweit übernommen. Dabei kommt es nicht selten zu einer Kollision von verschiedenen Unternehmenskulturen. Die betreffenden Mitarbeiter stehen manchmal zwischen den Fronten, ist die Erfahrung von Dr. Michael Timmermann, Partner bei Dr. Kraus & Partner, Bruchsal: "Das Thema Zugehörigkeit zu einer Gemeinschaft wird bei Outsourcing-Projekten massiv unterschätzt. Auf einmal hat der frühere Kollege einen anderen Firmenausweis, arbeitet aber immer noch im gleichen Gebäude. Es können Situationen entstehen, in denen die Mitarbeiter in Identitätskrisen stürzen.
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Wo gehöre ich eigentlich hin?
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Bin ich Mitarbeiter zweiter Klasse?
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Was ist meine Heimat?
Manager ignorieren häufig diese Fragen. Sie begleiten den "psychologischen Prozess" ihrer Mitarbeiter nicht aktiv und riskieren deshalb, dass gute Mitarbeiter sich in die innere Kündigung zurückziehen". Die Integration der neuen Mitarbeiter ist daher eine wichtige Hürde, die es in allen Regionen zu überwinden gilt. Wer im Rahmen eines Outsourcing-Deals Mitarbeiter eines anderen Unternehmens übernimmt, sollte deshalb dieses Change-Management-Projekt sorgfältig planen. Er muss dafür sorgen, dass die neuen Mitarbeiter sich mittel- und langfristig im neuen Unternehmen wohl fühlen. Ein erster Schritt in diese Richtung ist eine Analyse der Unternehmenskulturen der betroffenen Unternehmen. Anhand einer solchen Analyse erkennt man recht schnell, wie groß der "Kulturschock" der Mitarbeiter bei einer Übernahme sein wird. Auf dieser Basis lassen sich Integrationsmaßnahmen zielsicher planen.
- Virtuelle Teams: Beziehungspflege
Von Projekt Beginn an sollten intensive "Kennenlern-Komponenten" eingeplant werden. Teammitglieder müssen die Möglichkeit erhalten, emotionale Verbindungen zu den Kollegen herzustellen. Es ist wichtig, dass Mitglieder für das geschätzt werden, was sie sind und nicht für das, was sie tun. Idealerweise geschieht das über ein Face-to-face Kick-off-Meeting. Falls das nicht möglich ist, wäre eine virtuelle Vorstellungsrunde etwa in Wikis oder per Videokonferenz angebracht. Dabei könnten Mitglieder beispielsweise ihre Interessen, Ziele und Visionen sowie persönliche Bilder untereinander austauschen. - Interkulturelle und virtuelle Teams führen
Fünf Tipps von der Expertin Carolin Schäfer, damit internationale Projektarbeit in virtuellen Teams zum Erfolg wird. - Virtuelle Teams: Klare Ziele
Es zahlt sich aus, zu Anfang genügend Zeit in die Klarstellung des Teamzwecks, der Rollenverteilung im Team und den Verantwortlichkeiten zu investieren. Aufgrund der Distanz bestehen schon ausreichend Unsicherheiten, die nicht noch zusätzlich mit Verwirrung und Ungewissheit angereichert werden sollten. Klare Ziele und Aufgaben, einschließlich der Festlegung von wem, bis wann und in welcher Art diese zu erfüllen sind, schaffen Fokus und Klarheit für alle Teammitglieder. - Virtuelle Teams: Berechenbarkeit
Unmodern, aber nicht wegzudenken: Ein klarer Ablauf und Berechenbarkeit der Teammitglieder sind kritische Erfolgsfaktoren für virtuelle Teams. Ungewissheit erzeugt Zweifel, Angst und Rückzug. Das Resultat ist ein demotiviertes und unproduktives Team. Der Nutzen von einheitlichen Team Tools, Vorlagen, definierte Prozesse oder festgelegte Kommunikationszeiten tragen zu einem klaren Ablauf und somit zu Berechenbarkeit bei. Teamleiter sollten leicht erreichbar sein sowie den Dreh- und Angelpunkt im Team darstellen. - Virtuelle Teams: Ablaufvereinbarungen
Operationale Ablaufvereinbarungen legen Methodik und Prozesse der Teamarbeit fest und sollten zu Beginn des Projektes gemeinsam definiert werden. Ablaufvereinbarungen bedarf es in der Regel für Planungsprozesse, Entscheidungsfindung, Kommunikation und Koordination. Während virtueller Team-Meetings sollte der Teamleiter sich immer wieder Zeit nehmen zu prüfen, ob und wie gut die Ablaufvereinbarungen gelebt werden. - Virtuelle Teams: Aufmerksamkeit
Was bei Face-to-face-Teams selbstverständlich ist und in Kaffeeecken oder auf dem Flur vor dem Meeting informell passiert, sollten Manager von virtuellen Teams explizit einplanen, nämlich dass sie einzelne Teammitglieder auch außerhalb des offiziellen Meetings treffen. Jedes Mitglied sollte die Möglichkeit bekommen, mit dem Leiter persönliche Erfolge, Herausforderungen, Bedürfnisse und Wünsche zu besprechen. Die Distanz und die Technologien wecken leicht den Eindruck, dass Teammitglieder abstrakt und "ohne Gesicht" sind. Persönliche Aufmerksamkeit schafft Vertrauen, kostet wenig und bietet einen enormen Vorteil für jeden einzelnen im Team und letztlich für die gesamte Teamleistung.