Leider klafft zwischen Ideal und Realität oft eine Lücke. Meistens scheitern mittelständische IT-Entwicklungsprojekte nicht an den Fachkenntnissen der Ingenieure und Informatiker, sondern am fehlenden Projekt-Know-how. Die Spezialisten konzentrieren sich auf die technischen Aspekte, weil sie sich dort sicher fühlen - und sich dahinter allzu oft auch gut verstecken können. Wesentliche Management- und Führungsaufgaben für den Projekterfolg werden vernachlässigt, weil sie als Last empfunden werden oder gar nicht bekannt sind.
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Ausgangssituation mit Perspektiven
Viele Unternehmen setzen Projekte nicht systematisch um, sondern improvisieren mit hohem Risiko. Diese Hemdsärmeligkeit hat Gründe. Den meisten mutet das klassische Projektmanagement mit seinen Anglizismen, Standards und Normen unnötig kompliziert und akademisch an. Darauf angesprochen, wiegelt die Führungsriege oft ab: "Wir verdienen unser Geld mit Produkten, nicht mit Projekten. Wer braucht schon eine Molkerei, um ein Glas Milch zu produzieren?" Dass sich mit Projekten Produkte schneller entwickeln und auf den Markt bringen lassen und dass sie Prozesse verbessern und Qualität sichern können, wird oft ausgeblendet. Statt mit Projekten auf Wettbewerbsvorteile zu setzen, fürchten Mittelständler ein bürokratisches Monster, das sie eher behindert als voranbringt.
Projektmanagement und Mittelstand - Ein Widerspruch?
Unternehmen, die plötzlich über die Einführung von Projektmanagement nachdenken, haben bei früheren Vorhaben viel Geld verloren, wichtige Termine überschritten oder mit massiven Qualitätsproblemen gekämpft. Zahlreiche Studien belegen mittlerweile, dass der deutsche Mittelstand einen Punkt erreicht hat, bei dem halbherziges Anpacken in Projekten an seine Grenzen stößt. Dabei stellt sich für viele längst nicht mehr die Frage, ob man auf Projektmanagement verzichten kann, sondern allenfalls, wie lange man ohne noch überleben kann.
Denn cleveres Projektmanagement ist ein echter Erfolgstreiber: Durch die oft familiären Strukturen ist der Chef jederzeit ansprechbar, die Kollegen in Rufweite, der Informationsfluss schnell und unbürokratisch. Flexibles Vorgehen und zügige Entscheidungen, die nicht in Gremien totdiskutiert werden, beschleunigen und vereinfachen das Projektmanagement. Wenn der Chef hinter einem Vorhaben steht, kann das Projekt durchstarten.
Projekte müssen geschickt eingefädelt werden
Bei meist knappen Ressourcen und Kapazitäten hat es im Mittelstand wenig Sinn, den Mammutprojekten der Konzerne nachzueifern. Vordringlich ist, realistische Ziele und Ansprüche zu klären statt sich blindlings ins nächste Projekt-Abenteuer zu stürzen. Umfang und Machbarkeit müssen eingeschätzt, das Projekt klar umrissen und sorgfältiges Augenmerk auf etwaige Projektverträge mit Dritten gelegt werden. Diese Definitionsphase kann bei kleinen bis mittleren Projekten ruhig kurz ausfallen. Oft reichen schon ein paar Meetings mit der Geschäftsleitung.
Selbst mittlere Projekte von maximal 10.000 Arbeitsstunden kommen ohne das volle Programm internationaler Projektstandards aus. Hier gilt es, den erprobten Methodenkoffer mittelstandsgerecht anzupassen und zu skalieren. Ein zuverlässiger und effizienter Projektplan besteht aus einer Übersicht aller Arbeitspakete, einem Plan zu ihrer Abarbeitung und einer ersten Abschätzung zu Dauer und Aufwand dieser Aktivitäten. Mehr braucht es nicht.
Projektarbeit funktioniert im Mittelstand anders
Wer ein Projekt alleine stemmt, steht vor anderen Herausforderungen als ein Projektleiter, der ein Projektteam aufbauen und managen muss. Doch beide, Einzelkämpfer und Teamplayer, profitieren davon, dass im Mittelstand statt Schmalspur-Spezialisten viele begabte Generalisten arbeiten. Viele Mitarbeiter können bei Bedarf Aufgaben erledigen, die über ihren fachlichen Tellerrand hinausgehen. Gerade diese Allrounder sind für die bereichsübergreifende Zusammenarbeit in Projekten besonders wichtig.
Projektleiter im Mittelstand haben den "Stallgeruch"
In Konzernen sorgt allein die Projektgröße dafür, dass ein Projektleiter auch ohne Fachqualifikation ("Stallgeruch") seine Projekte vorantreibt. Im Mittelstand erwartet man, dass er das Wissen mitbringt, das sein Unternehmen stark gemacht hat. Deshalb werden oft die besten Fachleute zu Projektleitern gemacht und so mit der notwendigen Akzeptanz in der neuen Rolle versorgt.
So wird's gemacht: ein Projektmanagement etablieren
Viele kleine und mittelständische Unternehmen agieren in Projekten weniger systematisch, sondern pragmatisch-intuitiv. Wenn sie erfolgreich wachsen, stößt das Pragmatisch-Intuitive jedoch bald an Grenzen und verschwendet jene Ressourcen, die in Wachstumsunternehmen notorisch knapp sind. Starten zu viele Projekte zeitgleich, sind die Mitarbeiter schnell überfordert. Die Folgen:
Kosten, die aus dem Ruder laufen,
Zeitpläne, die nicht eingehalten werden
Qualität, die nicht den Anforderungen entspricht.
Effiziente Ressourcenverwaltung erfordert ein einfach strukturiertes Projektmanagement, das ohne technokratischen Overhead funktioniert. Einige wenige Prinzipien genügen:
1. Keep it simple: Die einheitliche Sprache
Die Masse der Projektmanagement-Methoden und Prozesse ist für Nicht-Profis kaum überschaubar. Kein Grund, zu resignieren. Nicht jeder Prozess verlangt akribische Umsetzung und nicht jedes Werkzeug taugt bei kleineren Projekten. Oft reichen einfache Methoden, um das Projektziel zu erreichen. Nicht alles, was machbar ist, muss auch gemacht werden.
Ein effektives Herangehen beschreibt die wesentlichen Prozesse und Methoden klar und vereinbart diese verbindlich mit den Beteiligten. Ein aufs Unternehmen zugeschnittenes Projektmanagement-Handbuch entsteht: So knapp wie möglich, aber so ausführlich wie nötig. Rollen und Verantwortungen, ein verbindliches Phasenmodell sowie wichtige Methoden und Muster-Vorlagen - mehr muss ein solches Handbuch nicht enthalten. Schon 20-30 kompakte Seiten schaffen eine solide Arbeitsgrundlage, die nicht von außen diktiert, sondern intern gemeinsam mit den Projektleitern erarbeitet wird. Nur so entstehen die nötige Akzeptanz und Verbindlichkeit für eine gemeinsame Vorgehensweise.
2. Step by step: Verbessern in kleinen Schritten
Obwohl Qualifizierung ein enormer Erfolgsfaktor ist, sind gut ausgebildete Projektleiter im Mittelstand eher selten. Statt Weiterbildung als kluge Investition zu sehen, die sich vielfach amortisiert, hat man Angst, starke Mitarbeiter für längere Lehrgänge abzustellen. Oft lässt auch das Tagesgeschäft nicht viel Raum, ein solides Projektmanagement einzuführen.
Speziell auf den Mittelstand zugeschnittene Qualifizierungsmodelle, die das tägliche Business so wenig wie möglich beeinträchtigen, können helfen. Bewährt haben sich Intervall-Trainings - kurze, aber intensive Trainingseinheiten, die wie ein Fitness-Programm zu einer Schulungsreihe zusammengefasst werden. Kurze Lernzeiten im Seminar wechseln sich mit mehrwöchigen Praxisphasen ab. So können die Mitarbeiter Schritt-für-Schritt ausgebildet werden.
3. Go for it! Mit einer aktiven Führungsriege
Gerade in mittleren Unternehmen können Abteilungs- und Bereichsleiter viel zum Erfolg beitragen. Leider sehen sie oft den Projektleiter allein in der Erfolgsverantwortung. Eine gelungene Projektmanagement-Initiative sensibilisiert die Projekt-Auftraggeber für ihre Rolle und bewegt sie dazu, diese auch aktiv einzunehmen. Sie sorgen dafür, dass die laufenden Projekte richtig priorisiert, Schwierigkeiten ausgeräumt und Projekterfolge gesichert werden. Mehr Zeit für eine ausführlichere Auftragsklärung, regelmäßige Statusbesprechungen im Verlauf und ein konsequenter Projektabschluss - diese Erkenntnis muss in der Führung oft erst noch reifen.
- 30 webbasierte Projektmanagement-Tools im Überblick
Das Angebot an Projektmanagement-Tools aus der Cloud ist inzwischen kaum zu überblicken. Neben etablierten Herstellern kommen immer mehr Start-ups auf den Markt, die die Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen neu definieren wollen. Hier präsentieren wir Ihnen 30 praxiserprobte Lösungen, die Sie kennen sollten. - easyRedmine
Die Open-Source-Lösung Easy Redmine ist aus der Redmine Community entstanden und wurde über sieben Jahre von einem Team aus Easy Software Ingenieuren entwickelt. Easy Redmine 2018 ist ein vollständiges, erweiterbares Redmine-Upgrade. Die Kombination von mobilem Design und den Plugins & Features soll das Projektmanagement unterstützen. Es ist erweiterbar mit Plugins für Ressourcen, Agile, Finanzen, CRM, Help desk und andere. - Microsoft Project
Vor rund 30 Jahren ist die erste Projektmanagement-Software auf dem Markt erschienen: Microsoft Project. Damals brauchten die Redmonder eine Software, um die Arbeit seiner Software-Teams besser zu koordinieren. 1984 wurde die erste Version für das Betriebssystem MS-DOS veröffentlicht. Seitdem hat sich sich die Software, die den Schwerpunkt primär auf Projektplanung legt, kontinuierlich weiterentwickelt und steht nun auch in der Cloud zur Verfügung. - Basecamp
Mit Basecamp erlebte das Projektmanagement eine Renaissance. Nach dem ersten Release im Jahr 2004 konnte es sich als eine der weltweit wichtigsten Projektmanagement-Lösungen positionieren. Mittlerweile sollen über 15 Millionen User damit gearbeitet haben. Entwickelt wird das Produkt vom SaaS-Anbieter 37Signals aus Chicago, der sich mit dieser und weiteren Business-Apps in der Branche einen Namen gemacht hat. Im Gegensatz zur Microsoft-Lösung ist Basecamp stark kommunikationsorientiert. Das Tool reduziert Projektmanagement auf das Wesentliche: Aufgaben- und Terminverwaltung, Notizen, File-Sharing und Diskussionen. Gantt-Diagramme und ähnliche Planungswerkzeuge suchen Anwender hier vergeblich. - Wrike
Bei Wrike handelt es sich um eine anspruchsvolle Lösung aus Kalifornien, die durch ein umfangreiches Featureset, viele Integrationsmöglichkeiten und Mobile-Support überzeugen kann. Zu den Hauptfunktionen dieser modular aufgebauten Applikation gehören unter anderem Task-Management, gemeinsame Dokumentenverwaltung, sowie Kommunikationswerkzeuge wie Kommentare, Activity-Streams und E-Mail-Integration. Klassische PM-Werkzeuge wie Gantt-Charts und Reporting, sowie weiterführende Features wie etwa Zeiterfassung runden das Funktionsspektrum der Lösung ab. - Smartsheet
Smartsheet verfolgt einen speziellen Lösungsansatz. Den Kern des Systems bilden interaktive, “intelligente” Tabellen, die “Smartsheets” gennant werden. Diese funktionieren im Prinzip wie übliche Excel-Tabellen. Sie werden jedoch um viele nützliche Werkzeuge rund um Aufgaben- und Datei-Verwaltung, Reporting und Collaboration ergänzt, die ein professionelles Projektmanagement ermöglichen. Damit eignet sich Smartsheet für Einsteiger, die ihre Projekte bis jetzt mit Excel verwaltet haben. Doch selbst komplexe Projekte mit vielen Teilnehmern und Aufgaben können mit der Software erfolgreich bewältigt werden. - Projectplace
Projectplace gehört zu den ersten professionellen PM-Lösungen, die für den Browser konzipiert wurde. Das gleichnamige Softwarehaus aus Schweden hat das erste Release der Software bereits im Jahr 1998 veröffentlicht. Seitdem hat sich Projectplace stets weiterentwickelt. Heute präsentiert es sich im modernen Flat-Design und wartet mit einem umfangreichen Featureset, das alle wichtige Aspekte des erfolgreichen Projektmanagements abdeckt. Mit hochwertigen Apps und Social-Collaboration-Funktionen adressiert das Tool zudem die aktuellen Anforderungen, die an moderne Business-Lösungen zunehmend gestellt werden. - Redbooth
Eine weitere ganzheitliche PM-Lösung ist Redbooth. Mit einem starken Fokus auf Kommunikation, Projektplanung und Dateiverwaltung steht das ursprünglich in Barcelona entwickelte System in direkter Konkurrenz zu Projectplace. Was die effiziente Team-Kommunikation angeht, wartet Redbooth mit Chat-Diskussionen und Videokonferenzen in HD-Qualität auf. Dokumente lassen sich Projekten zuweisen und mit dem ganzen Team gemeinsam bearbeiten. In Sachen Dokumentenmanagement bietet das Programm nahtlose Integrationsmöglichkeiten mit Cloud-Storage-Diensten wie Google Drive, Dropbox und Box. - OnePoint Projects
Bei Onepoint Projects handelt es sich um eine anspruchsvolle Alternative aus Österreich, die mit Portfolio-Management-Features vor allem Profis und größere Unternehmen aus dem Mittelstand adressiert. Neben den Standardfunktionen, die bereits angesprochen wurden, bietet OnePoint professionelle Werkzeuge, die sich nach IPMA-Standards (“International Project Management Association”) richten und wichtige Aspekte des methodischen Projektmanagements abdecken, von Planung über Controlling bis hin zu Auswertung und Analyse. - Ace Project
Einen ganzheitlichen Ansatz verfolgt auch Ace Project. Die Software wird in Kanada entwickelt und ist schon seit über 12 Jahren auf dem Markt erhältlich. Das umfangreiche Featureset umfasst unter anderem Dokumentenmanagement, Aufgabenverwaltung, Time Tracking, Reporting, Projektplanung und Terminverwaltung. Hinzu kommen weiterführende Features wie etwa die Möglichkeit, die Benutzeroberfläche an das eigene Corporate Design anpassen zu können, sowie automatische E-Mail-Benachrichtigungen. - ActiveCollab
Wer auf der Suche nach einer All-In-One-Lösung ist, sollte einen Blick auf ActiveCollab werfen. Zu den zentralen Funktionsmodulen von ActiveCollab zählen Projektplanung, Collaboration, Invoicing, Zeiterfassung, Ausgabenverwaltung und eine umfassende Reporting-Funktionalität. Ein weiterer Pluspunkt sind die vielen Integrationsmöglichkeiten dank der angebotenen offenen Programmierschnittstelle, SDKs (Software Development Kit) und Add-Ons. Die nahtlose Integrationsmöglichkeit mit einem Versionsverwaltungssystem macht die Lösung für Software-Teams interessant. - Planio
Die Softwareschmiede Planio aus Berlin hat auf Basis der Open-Source-Lösung Redmine eine umfangreiche PM-Plattform entwickelt, die sich hierzulande als eine ernsthafte Alternative zu den US-Schwergewichten positionieren konnte. Von zahlreichen Features für Projekt- und Aufgabenverwaltung, über Datei- und Wissens-Management mit Wikis und FAQs bis hin zu weiterführenden Modulen für Kommunikation und Kundensupport: Das breite Funktionsspektrum der in der deutschen Cloud betriebenen Web-Lösung lässt in puncto Funktionalität kaum Wünsche offen. - Stackfield
Eine weitere interessante Productivity-Lösung, die in Deutschland entwickelt wird, ist Stackfield. Dabei werden Kommunikation und Collaboration auf einen gemeinsamen Nenner gebracht. So können Anwender verschiedene Arbeitsbereiche in der Cloud anlegen und dort Projekte, Aufgaben, Dokumente, Termine, Notizen, und so weiter gemeinsam im Team verwalten. Eine Besonderheit der aus München stammenden Lösung: Mit der implementierten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung soll sichergestellt werden, dass weder unbefugte Dritte noch der Hersteller selbst auf Kundendaten zugreifen können. - Projectfacts
Projectfacts wird auch in der deutschen Cloud gehostet. Zu den wichtigsten Modulen des aus Darmstadt stammenden Online-Dienstes zählen neben Projektmanagement auch CRM, Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Urlaubs- und Krankheitsverwaltung, Invoicing, Berichtswesen und Personal-Management. Hinzu kommen zahlreiche Features für die effiziente Zusammenarbeit wie gemeinsame Kalender, Wikis, Dokumenten-Management und Aufgabenverwaltung. - Projektron
Mit Projektron BCS können Unternehmen ihre Projekte vorbereiten, planen, durchführen, auswerten und abrechnen – alles auf einer einzigen Plattform. Durch den modularen Aufbau und eine Vielzahl von Schnittstellen lässt sich die Software flexibel in bestehende Organisationsstrukturen integrieren. Zu den zahlreichen funktionellen Modulen zählen unter anderem Kundenmanagement, Rechnungsstellung, Ressourcenmanagement, Zeiterfassung, Qualitätsmanagement und Reporting. - Podio
Bei Podio handelt es sich um eine umfangreiche und gleichzeitig flexible Collaboration-Plattform, die nicht nur mit klassischen PM-Tools konkurriert, sondern auch mit modernen sozialen Netzwerken für Unternehmen wie Yammer und Chatter. Das System erlaubt es, eigene Business-Apps selbst zu erstellen, die genau auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Hierzu steht ein interaktiver Online-Editor zur Verfügung, mit dem sich individuelle Prozesse und Arbeitsabläufe nach dem Baukastenprinzip abbilden lassen. - Apollo
Apollo bringt Projektmanagement und CRM unter einen Hut. Moderne CRM-Lösungen verfügen oft über ein integriertes Projektmanagement-Modul, das Sales- und Marketing-Verantwortlichen die effiziente Organisation ihrer Initiativen und Aufgaben erlaubt. In der Regel ist der Funktionsumfang in diesem Bereich aber auf das Wesentliche beschränkt. Apollo bietet dagegen zahlreiche Werkzeuge, mit denen Firmen sowohl Projekte als auch Leads, Kontakte und Kunden online verwalten können. Eine umfangreiche Terminplanung, Chat-Kommunikation, File-Sharing und umfassendes Reporting zählen zu den Schlüßelfunktionen dieser aus Italien stammenden Web-App. - TargetProcess
Immer mehr Software-Teams finden in der agilen Softwareentwicklung mit den bewährten Vorgehensmodellen Scrum und Kanban eine effiziente Arbeitsmethode, um ihre Projekte erfolgreich zum Ziel zu führen. TargetProcess ist ein visuelles PM-Tool, das beide Methoden unterstützt. Die gut umgesetzten Mobile-Apps, die offene API (Application Programming Interface) und die angebotenen Integrationsmöglichkeiten sprechen für den hohen Reifegrad dieser aus New York stammenden App. - Pivotal Tracker
Pivotal Tracker aus San Francisco zählt zu den besten Tools für agiles Projektmanagement. Es bietet zahlreiche Collaboration-Funktionen, die speziell für Entwickler gedacht sind und für einen reibungslosen Informationsaustausch unter den Projektmitgliedern sorgen. Auf dem Online-Dashboard lassen sich “Stories” (Funktionen, Bugs, Releases, etc.) im Produkt-Backlog bequem managen. Hier können Anwender Aufgaben verwalten, kommentieren und, ähnlich wie bei Twitter, auch folgen. - Jira
Ebenfalls speziell für Entwickler konzipiert ist Jira, angeboten von der Softwareschmiede Atlassian aus Australien. Die umfangreiche Plattform ist unter Profis sehr beliebt. Sie präsentiert sich als eine funktionsreiche Alternative, die mit über 150 Features alle wichtigen Aspekte des Managements von Software-Projekten abdeckt. Auf Basis dieser umfangreichen Plattform erhalten Anwender mit Jira Agile eine Zusatzlösung, die Unterstützung für Scrum und Kanban bietet. - Sprintly
Sprintly ist eine weniger bekannte, aber dennoch nennenswerte Alternative zu Jira und Pivotal Tracker und TargetProcess. Die in Colorado entwickelte Anwendung verfolgt einen interessanten Lösungsansatz, bei dem die effektive Zusammenarbeit von Software-Entwicklern und Management-Teams, etwa aus den Bereichen Marketing, Produktmanagement und Sales, in den Vordergrund gestellt wird. Praktisch: Die täglichen E-Mail-Reports visualisieren den Fortschritt des Projekts und halten Manager und Mitarbeiter immer auf dem Laufenden. - Planbox
An Entwickler, Designer, Marketer und Produktmanager richtet sich auch Planbox. Der aus Kanada stammende Cloud-Service versteht sich als eine ganzheitliche All-in-one-Lösung, die sich nicht nur an Profis, sondern vor allem auch an Einsteiger richtet, die bis jetzt wenig Erfahrungen in Sachen agiles Projektmanagement gesammelt haben. Das Tool arbeitet nach dem Scrum-Prinzip. Neben den üblichen Funktionen in diesem Bereich bietet Planbox einige nette Extras. Hierzu zählen beispielsweise ein umfassendes Modul zur Zeiterfassung, sowie nahlose Integrationsmöglichkeiten mit Help-Desk-Tools wie Zendesk. - Trello
Wenn es darum geht, agile Managementmethoden für Nichttechniker schmackhaft zu machen, müssen sich Produkte wie Planbox an einem PM-Tool messen: Trello. Dieses wurde 2011 gestartet und wird von der Softwareschmiede Fog Creek Software aus New York angeboten. Mittlerweile zählt das Produkt über fünf Millionen registrierte Nutzer. Der Lösungsansatz ist stark an das Kanban-Konzept angelehnt. Anstatt Projekte und einzelne Aufgaben in Listen zu organisieren, werden diese in Karteikarten dargestellt, mit denen der User visuell interagieren kann. - Axosoft
Bei Axosoft handelt es sich um eine umfangreiche Scrum-Lösung, die nach Herstellerangaben von über 10.000 Firmen weltweit eingesetzt wird. Neben dem zentralen Scrum-Modul, mit dem Anwender Backlogs, User Stories, Sprints, etc. gemeinsam im Browser verwalten können, stehen auch weitere interessante Module bereit. So zum Beispiel ein integrierter Bug Tracker, um Programmfehler systematisch zu managen, sowie ein Wiki, etwa für die Projekt- beziehungsweise Software-Dokumentation. Hinzu kommen integrierte Kundensupport- und Reporting-Tools. - Conceptboard
Mit Conceptboard steht eine visuelle Collaboration-Plattform zur Verfügung, die speziell für Kreativunternehmen konzipiert ist und in Sachen Design und Usability glänzt. Dabei bilden “Online Whiteboards” den Kern des Systems. Diese bieten eine unendlich große Arbeitsfläche, auf der Anwender Bilder und Dokumente (PDF, Excel, Word, etc.) platzieren und verwalten können. Direkt an den betreffenden Inhalten diskutieren Projektmitglieder gemeinsam ihre Ideen diskutieren und verwalten kollaborativ ihre Aufgaben. Praktisch: Neben Text- und Audio-Chats bietet der in Stuttgart ansässige Cloud-Anbieter auch Video-Konferenzen in professioneller Qualität. - Producteev
Producteev wird als ein “Social Task Management”-Dienst vermarktet, bei dem Team-Kommunikation und Aufgabenverwaltung im Fokus stehen. So können Anwender per Chat miteinander kommunizieren, Aufgaben gemeinsam verwalten und mithilfe von Status-Updates, automatischen Benachrichtigungen und Aktivität-Streams immer auf dem Laufenden bleiben. Neben der zentralen Web-Anwendungen für den Browser bietet Producteev mobile Apps für iPhone und Android, sowie einen nativen Desktop-Client für Mac OS X. - Asana
Asana ist eine weitere populäre Task- und Projektmangement-App für Web und Mobile, die unter Federführung vom Facebook-Mitgründer Dustin Moskovitz entwickelt wird. Der Fokus liegt dabei auf einer offenen, reibungslosen Team-Kommunikation. Projekten und Aufgaben kann man in Asana “folgen”, sodass man über Diskussionen und sämtliche Projekt-Updates immer informiert wird. Ein Pluspunkt von Asana ist die hilfreiche Suchfunktion, die die gesamte Projekthistorie leicht zugänglich macht. - Flow
Von einer Designagentur aus Kanada namens Metalab Design entwickelt, kommt Flow mit einer eleganten und optisch ansprechenden Benutzeroberfläche daher, die den Vergleich mit Wunderlist nicht scheuen muss. Das Programm hat jedoch viel mehr zu bieten als nur ein schönes Userinterface – die Feature-Liste ist recht umfangreich. Aufgaben lassen sich beispielsweise zur besseren Verwaltung in Listen beziehungsweise Ordnern gruppieren und taggen. Mehrere User können an derselben Aufgabe gemeinsam arbeiten. Das Tool bietet darüber hinaus die Möglichkeit, Aufgaben im Team zu diskutieren, Dateien zu teilen, und mit den Kollegen zu chatten. - Todoist
Mit Todoist für Unternehmen präsentiert sich eine besonders einfache und intuitive Projekt- und Aufgabenverwaltung, die mit einer minimalistischen Anwendungsoberfläche aufwartet. Zu den Hauptfunktionen zählt die Möglichkeit, Projekte und Subprojekte, sowie hierarchische Aufgaben anlegen zu können. Hinzu kommen Dateianhänge, Prioritäten, Tags, Terminverwaltung, Benachrichtigungen, Erinnerungen und umfassende Reporting-Funktionen. - Copper Project
Mit Copper Project präsentiert sich ein weiteres empfehlenswertes Projektmanagement-Tool, das direkt mit Wrike konkurriert. Besonders gut umgesetzt ist in diesem Fall das interaktive Gantt-Diagramm. Per Drag-and-Drop lassen sich Aufgaben und Deadlines bequem editieren. Neben den üblichen Features, die bei keiner modernen PM-Lösung fehlen dürfen, punktet Copper mit detaillierten Projekt- und Arbeitszeitberichten. Diese lassen sich durch verschiedene Filter flexibel anpassen und geben dem Management stets einen Überblick über den Projektfortschritt. - 5pm
Das Tool bietet eine Oberfläche für die Projektplanung. Mitarbeiter können über das Tool miteinander kommunizieren und Dateien teilen. Die SaaS-Lösung kostet für 5 Nutzer und 10 aktive Projekte 24 US-Dollar im Monat. Dabei stehen 4 GB Speicher zur Verfügung. Eine kostenlose Version gibt es nicht, dafür aber eine 14-tägige Testversion.
Auf den Punkt gebracht
Mittelständische Unternehmen benötigen ein systematisches, auf ihre Bedürfnisse angepasstes Projektmanagement auf hohem Niveau - mit einem einheitlichen Projektverständnis, das bereichsübergreifend verankert ist. Auch die Chefetage muss durch eine aktive Rolle ihren Teil zum Gelingen der Projekte beitragen. Projektleiter mit großem Know-how müssen alle Freiheiten haben, ihre Projekte systemisch zu planen und durchzuführen. Nur Unternehmen mit einem soliden Wissensfundament können Projekte und Termine realistisch planen, alle Ampeln Grün schalten und pünktlich zur Deadline Spitzenergebnisse abliefern. (bw)