Tipps für CIOs

Erfolgreich transformieren

Norbert Schuldt ist seit 15 Jahren im Umfeld Intranet und Portallösungen tätig. Er arbeitet bei Materna in der Business Line Digital Enterprise als Solution Sales Manager und widmet sich hier dem Thema Social Collaboration auf Basis von Microsoft Sharepoint.
Ziel der digitalen Transformation ist es, bestehende Prozesse zu optimieren und in durchgängigen Prozessketten abzubilden. Gleichzeitig gilt es eine Unternehmenskultur zu schaffen, die das Teilen von Wissen sowie das aktive Wissensmanagement fördert. Wie aber gelingt so ein Projekt? Wir geben Tipps.

Wer heute ein Digitalisierungsprojekt realisieren möchte, muss hierzu organisationsweite Veränderungen vorantreiben. Diese betreffen sowohl die Technologien am Arbeitsplatz als auch neue Methoden und Verfahren zur Unternehmenssteuerung. Die PAC-Studie "Digitale Transformation", die im Auftrag von Materna erstellt wurde, zeigt, dass die Digitalisierung für die Hälfte der Befragten kein vorübergehender Hype ist. Fast 70 Prozent erwarten demnach in den nächsten zwei Jahren sehr starke oder zumindest deutliche Veränderungen für das eigene Unternehmen.

Der Weg der Veränderung ist hart und beschwerlich - aber er lohnt sich, auch im Unternehmen, das seine Geschäftsmodelle, Prozesse und Methoden in die digitale Welt überführt.
Der Weg der Veränderung ist hart und beschwerlich - aber er lohnt sich, auch im Unternehmen, das seine Geschäftsmodelle, Prozesse und Methoden in die digitale Welt überführt.
Foto: Romolo Tavani - www.shutterstock.com

Die perfekte Digitalisierungswelle

Wie bei jeder Veränderung gilt auch bei der digitalen Transformation, dass eine schrittweise Umsetzung sinnvoll ist. Grundlage ist eine langfristige strategische Digitalisierungsinitiative, die zum Beispiel das Ziel hat, den Kunden durchgängig digital zu betreuen oder ein ergänzendes digitales Geschäftsmodell zu schaffen. Organisationen sollten daher Digitalisierungswellen starten. Diese Projekte laufen typischerweise zwischen einem und drei Jahren, sind fokussiert auf einige wenige Anforderungen und werden mit agilen Methoden realisiert.

Die Digitalisierung sorgt für Veränderungsdruck in den Unternehmen.
Die Digitalisierung sorgt für Veränderungsdruck in den Unternehmen.
Foto: Materna / PAC Studie
Blue Box – die „Alles-Easy-Private Cloud“? - Foto: Nmedia_Fotolia.com

Blue Box – die „Alles-Easy-Private Cloud“?

Erste Projekte können auch durchaus Pilot-Charakter haben, beispielsweise um Erfahrungen mit neuen Technologien zu sammeln. Wichtig bei Transformationsprojekten ist jedoch, dass Unternehmen aus der klassischen Aufteilung zwischen IT, zuständig für die Technologien, und dem Fachbereich, der die Anforderungen liefert, ausbrechen. In unserem Cloud-Zeitalter hat sich schon so mancher Abteilungsleiter eigene IT-Lösungen aus der Cloud ins Haus geholt, weil die IT mit der Realisierung nicht schnell genug war. Für den CIO ergibt sich hier die Herausforderung, eine eventuell bereits vorhandene Schatten-IT zumindest in Teilen zu akzeptieren, da sich hierbei vielleicht schon gut funktionierende Prozesse ergeben haben.

Zieht die Belegschaft mit?

Wie aber gehen Unternehmen vor, die in eher klassischen Industrien unterwegs sind und über einen hohen Altersdurchschnitt verfügen? Erfahrungsgemäß ist hier der Wille zu Veränderungen eher gering. Erfolgreiche Ansätze aus der Praxis sind beispielsweise enge Kooperationsprogramme mit Hochschulen, um so neue Talente und neue Ideen für das eigene Unternehmen zu gewinnen. Für frischen Wind kann auch die Stelle eines Chief Innovation Officer sorgen, der Veränderungen vorantreibt.

Wer als CIO die Transformation steuert, schaut sich erfolgreiche Projekte konkurrierender Unternehmen an: Weiter vorangeschrittene Digitalprojekte der Konkurrenz sind immer ein erfolgreiches Mittel, um vom Management zusätzliche Ressourcen wie Budget oder Mitarbeiter zu erhalten. Allerdings muss dafür die Kenntnis vorhanden sein, wo das eigene Unternehmen im digitalen Wettbewerb steht. Die PAC-Studie "Digitale Transformation" zeigt, dass 47 Prozent der Befragten den aktuellen Stand nicht klar aufzeigen kann.

Das klassische Beispiel dafür, wie ein solches Projekt nicht funktioniert, ist die Situation in einem innovativen und seit Jahrzehnten am Markt tätigen Mittelständlers, der in seinem Segment weltweit führende Technologien entwickelt hat. Für die digitale Transformation möchte die Firmenleitung natürlich auch disruptive Lösungen einsetzen. Allerdings mit der Vorgabe, die bestehenden Abläufe und die über Jahre festgefahrene Unternehmenskultur nicht zu verändern. Aus der Erfahrung lässt sich sagen, dass dies nicht funktioniert - Wichtiger als die Technologie ist die nämlich die Veränderungsbereitschaft bei den Mitarbeitern.

Generell sollten sich alle Beteiligten einig sein, dass sie eine interne Kampagne benötigen, um neue Formen der Zusammenarbeit zu vermarkten - Stichwort Arbeiten 4.0. Hier können schon ganz einfache Mittel helfen, die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter auf das Projekt zu ziehen. Wirkungsvoll platzierte Plakate an Eingängen, Sozialräumen und der Kantine oder Tassen mit einprägsamen Aussagen sowie QR-Codes zu Intranetseiten helfen, bei den Mitarbeitern die notwendige Neugierde zu wecken. Ganz wichtig hierbei: Den Nutzen für den einzelnen Mitarbeiter in der Argumentation in den Vordergrund stellen.

Innovationskultur fördern

Neue Prozesse gilt es zunächst in der eigenen Firmenkultur zu verankern. Werte wie Innovationsfreude, das Teilen von Wissen oder ein auf strikte Kundenzufriedenheit ausgelegtes Handeln müssen auch intern gelebt werden. Um die Innovationskultur zu fördern, eignet sich die Einführung einer Social-Collaboration-Plattform, beispielsweise auf Basis von Microsoft Sharepoint.

Es ist übrigens nicht notwendig, die gesamte Organisation in der gleichen Geschwindigkeit digital transformieren zu wollen. Es ist vielmehr sinnvoll, eine Trennung von Unternehmensbereichen vorzunehmen. So würde man bei Kollegen aus Marketing, Sales und Service eher auf eine schnelle Projektrealisierung setzen, während Bereiche wie die Buchhaltung durchaus langsamer transformiert werden können.

So wird Erfolg messbar

Klar definierte Kennzahlen geben Auskunft darüber, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden. Prozesse in der HR-Abteilung könnten als Erfolgskriterium verwenden, in welchem Umfang es gelungen ist, über integrierte digitale Kanäle neue Bewerber zu erreichen. Hatten IT-Systeme im Personalwesen in der Vergangenheit vor allem dazu gedient, administrative Prozesse zu automatisieren, sollten Unternehmen jetzt prüfen, wie IT-Lösungen ihnen bei der Umsetzung ihrer Strategien zur Identifikation, Gewinnung und Qualifikation der benötigten Mitarbeiter weiterhelfen.

Alle Firmenbereiche sind an Projekten beteiligt und die IT ist oft maßgeblich involviert.
Alle Firmenbereiche sind an Projekten beteiligt und die IT ist oft maßgeblich involviert.
Foto: Materna / PAC Studie

Fazit

Einen für alle Organisationen passenden Einstieg in die digitale Transformation gibt es nicht. Zu individuell sind der jeweilige Reifegrad und die Ziele. Während vor einigen Jahren noch Sharepoint-Projekte als Startpunkt für Social Media und Collaboration als Universallösung galten, ist es heute notwendig, die eigene digitale Evolutionsstrategie zu entwickeln. Bei der Digitalisierung handelt es sich nicht um ein einzelnes, abgeschlossenes IT-Projekt. Vielmehr besteht sie aus einer andauernden Transformation, die nur gelingt, wenn alle Mitarbeiter sie aktiv mittragen und in den Entwicklungsprozess eng eingebunden werden. (sh)