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Die Erfahrung lehrt, dass vor allem aufgeschlossene Anwender solche Funktionen dankbar und zügig annehmen, wenn sie ihnen nützlich erscheinen. Das zeigt sich beispielhaft an Mail-Clients, wo Instant Messenger statt E-Mails für schnelle und kurze Ad-hoc-Absprachen verwendet werden.
Es gibt keinen Grund, die Entwicklung zu weiteren Kommunikationskanälen zu verteufeln und eine sich weiter auftürmende Informationsflut zu fürchten. Das Gefühl der Ohnmacht beschleicht viele Nutzer beim Blick in den E-Mail-Eingangskorb mit ungelesenen Nachrichten, deren Zahl sich scheinbar nie reduziert, sondern immer nur erhöht. Doch gerade den E-Mail-Eingang können die neuen Kommunikationsfunktionen entlasten. Wenn Arbeitspapiere in einem Dokumenten-Sharing-Portal abgelegt, aktuelle Verkaufszahlen über einen Informations-Stream verbreitet, Themenpläne im Wiki erarbeitet und Projekte in Social-Media-Räumen koordiniert werden, dann gibt es weniger Gründe, via E-Mail etwa veränderte Statusmeldungen zu versenden. Das massenhafte Zustellen oft unerheblicher Nachrichten weicht der gezielten Aufnahme relevanter Informationen.
Die Herausforderung wird sein, den Anwendern ein ausgewogenes Angebot bereitzustellen und den richtigen Kommunikationsweg für den jeweiligen Bedarf zu finden. Das wird anfangs schwierig und bisweilen auch kontraproduktiv sein, gerade mit Facebook- und Twitter-ähnlichen Funktionen halten sich die Erfahrungen in der Unternehmenskommunikation ja noch in Grenzen. Die Nutzer sind gefragt, die geeigneten Werkzeuge zu verwenden, relevanten Info-Streams zu folgen, sich den richtigen Gruppen anzuschließen oder eigenes Wissen zu teilen. Vor allem müssen sie auch lernen, weniger wichtige Kommunikationsquellen und -ströme zu ignorieren.
- Fehler vermeiden mit dem E-Mail-Knigge
Der Schweizer Autor und Kommunikationstrainer Hans Eigenmann, Inhaber der Brainput GmbH, erklärt, worauf man beruflich und privat bei der Korrespondenz via elektronische Post achten sollte. - Grundsatztipp
Mails sind ein sehr effizientes und praktisches Kommunikationsmittel. Ihr Charakter und ihre leichte Verfügbarkeit verführen aber zu einem Umgang, der uns und anderen Mehrarbeit, Störungen und Stress beschert. - Tipp 2: Gehen Sie extrem sparsam mit den Funktionen "Kopie an" und "Antworten an alle" um.
So verhindern Sie eine Informationslawine. Bedienen Sie mit CC nur Empfänger, welche die Information wirklich benötigen. Beweisen Sie dem Chef nicht mit Mailkopien, dass Sie gute Arbeit leisten oder zu bestimmten Tageszeiten noch am Arbeiten sind! - Tipp 3: Rufen Sie Ihre Mails bewusst und gezielt ab.
Beschränken Sie die Zahl der Abfragen je nach Arbeit, die Sie machen, und setzen Sie einen Zeitblock in Ihrem Kalender für deren Bearbeitung. Bestimmen Sie selber über sich und lassen Sie sich nicht von eingehenden Mails terrorisieren. - Tipp 4: Schalten Sie die Signale aus, die Sie auf neue Mails hinweisen.
Die Neugier gehört zu den stärksten Triebkräften des Menschen - kaum jemand kann widerstehen, wenn ihm sein Rechner meldet, dass neue Post vorhanden ist. Halten Sie sich unbedingt an Regel Nummer 3. - Tipp 5: Bearbeiten Sie Mails sofort, falls Sie sich innerhalb von fünf Minuten erledigen lassen.
Ist das nicht der Fall, setzen Sie sich in Ihrer Arbeitsplanung einen Zeitblock für deren Erledigung. - Tipp 6: Am Ende eines Arbeitstages sollte Ihr Posteingang leer sein.
Oder öffnen Sie zu Hause an der Eingangstüre auch Ihren Briefkasten, schauen rasch, was Sie erhalten haben - und werfen dann die ganze Post wieder in Ihren Kasten? - Tipp 7: Arbeiten Sie deshalb mit Ordnern, in die Sie den Posteingang ablegen.
Die modernen Mail-Programme bieten Ihnen dafür zahlreiche Automatismen, die Ihr Leben erleichtern. Stellen Sie Regeln für die Ablage auf, die für Ihr Arbeitsfeld passend sind. Newsletter können beispielsweise direkt in einen dafür vorgesehenen Ordner gehen. - Tipp 8: Denken Sie daran, dass sich auch die Empfänger Ihrer Mails in Ihren Mail-Programmen gut organisieren möchten.
Schreiben Sie daher aussagekräftige Betreffzeilen, damit der Empfänger weiß, worum es geht, und die Posteingänge entsprechend ablegen kann. Schreiben Sie zudem, wann immer möglich, nur über ein Thema pro Mail. Sie erleichtern damit auch dem Empfänger die gute und effiziente Ablage seiner Posteingänge, ohne dass er Kopien herstellen muss. - Tipp 9: Verfassen Sie Ihre Mails inhaltlich klar und verständlich, ohne Schreibfehler und sauber gestaltet.
Die Regeln der Rechtschreibung und des Anstandes gelten auch im Mail-Verkehr. Auch Mail-Empfänger verdienen es, korrekt und anständig angesprochen zu werden. Zum Beispiel gehören Anreden "Grüß dich", "Tschüss" oder "Ciao" und Ähnliches in den rein privaten Bereich. - Tipp 10: Klartext im Mail-Verkehr:
Formulieren Sie klar und unmissverständlich, aber auf Business-Niveau. Ausdrücke aus dem Privatbereich, Smileys oder unverständliche Abkürzungen (mfG und Ähnliches) sind in Geschäfts-Mails ebenfalls fehl am Platz. - Tipp 11: Keine Chance, eine Mail zurückzuholen
Denken Sie vor allem daran, dass die "Senden"-Taste unglaublich schnell gedrückt ist - und dass Sie keine Chance haben, eine gesendete Mail zurückzuholen, wenn Sie nachträglich einen Fehler feststellen oder den von Ihnen angeschlagenen Ton abschwächen möchten. Oft verspricht man auch im Text, einen bestimmten Anhang anzufügen, und schickt dann das Mail ohne das Attachment. Sie können das alles verhindern, wenn Sie sich angewöhnen, die Adresszeile (den Empfänger) erst einzusetzen, wenn Sie alles kontrolliert haben. Das verhindert manche Peinlichkeit.