Gutes User Interface - zufriedene Nutzer

Der Grad der Zufriedenheit orientiert sich primär an einem möglichst einfachen und intuitiven Umgang mit Dokumenten und Emails, und ist damit stark von den im User-Interface umgesetzten Prozessen abhängig. Nicht nur die Berufsträger, sondern vor allem die Sekretariate müssen daher in ihren Arbeitsprozessen optimal unterstützt werden. Einige Klicks mehr oder weniger zur Bewältigung einer Aufgabe, wie. Zum Beispiel dem Zuordnen von Anlagen zu einer Akte oder zur Archivierung von Emails können über Erfolg oder Misserfolg einer Systemeinführung entscheiden. Führende Anbieter bieten aus diesen Gründen mittlerweile intelligente Mechanismen an, um die Arbeit mit ihren Systemen zu erleichtern. Beispielsweise ist es sinnvoll eingehende Emails aufgrund bereits zugeordneter Mails des gleichen Absenders automatisch zu erkennen und einen Vorschlag für die Ablage zu einer Akte anzubieten.

Ein weiterer wichtiger Punkt stellt die Integration mit dem Practise-Management-System (PMS) dar. Im PMS werden neue Mandate und Akten angelegt, die daraufhin zeitnah im DMS bei den zuständigen Partnern und Sekretariaten erscheinen müssen. Darüber hinaus müssen das PMS und andere Systeme wie Active Directory und das Intranet eine Vielzahl relevanter Metadaten an das DMS liefern. Somit ist es nicht verwunderlich, dass DATEV als integrierte Gesamtlösung besonders gut abschneidet.