"Chinese Walls" vermeiden Interessenskonflikte
In den meisten Kanzleien gibt es keine Berechtigungsstruktur in den Dokumentenbeständen. Das heißt jeder Partner und jede Sekretärin kann alle Dokumente lesen, bearbeiten und ändern. Wenn kein DMS mit Versionierung eingesetzt wird, ist diese Offenheit natürlich hochproblematisch. Während die Sicherheit im Außenverhältnis mit den Mandanten sehr hoch eingestuft wird ist der Umgang mit Dokumenten innerhalb einer Kanzlei häufig recht offen.
Dabei gibt es insbesondere in großen Sozietäten durchaus Szenarien, bei denen eine unzulässige Ausnutzung von Insiderwissen, vor allem bei Börsen- oder Banktransaktionen, denkbar ist. Um hier mögliche Interessenskonflikte zu vermeiden, bedarf es komplexer Berechtigungsstrukturen innerhalb des Systems. Es muss sichergestellt werden, dass die Inhalte einer digitalen Akte nur einem eingeschränkten Personenkreis zugänglich sind. Die Identifikation der erforderlichen Strukturen und die Pflege dieser so genannten "Chinese Walls" stellt eine oft unterschätzte Herausforderung dar.
Eine weitere wichtige im Bereich Compliance angesiedelte Funktion betrifft die elektronische Archivierung, das heißt die unveränderbare, langzeitige Aufbewahrung elektronischer Informationen. Hier bieten die führenden Hersteller Add-On Module oder Schnittstellen zu den bekannten Archivsystemen an. Bereits ein einfaches Feature wie das Brennen einer CD mit dem Bestand einer digitalen Akte sind keine Selbstverständlichkeit.
Kanzleien machen Milliardengeschäfte
Die Top 50 der Branche setzen alleine in Deutschland über 3,6 Milliarden Euro um. In Deutschland sind etwa 150.000 Rechtsanwälte tätig. Davon arbeiten über 7700 Anwälte und damit etwas mehr als fünf Prozent in den 50 größten Wirtschaftskanzleien. Die Top 50 der Branche setzten im Jahr 2008 laut dem Juve Handbuch 2009/2010 alleine in Deutschland ca. 3,6 Mrd. € um.
Die großen Wirtschaftssozietäten fungieren als Rechtsanwälte der Unternehmen und sind somit juristische Unternehmensberater und nicht zu verwechseln mit den unzähligen kleineren und kleinen Kanzleien. Bei den größten Kanzleien in Deutschland arbeiten mehr als 500 Berufsträger (Partner, Anwälte, Associates) und haben unter Einbeziehung aller Supportfunktionen fast 2000 Mitarbeiter. Werden in diese Betrachtung auch die im Ausland tätigen Anwälte einbezogen, dann beraten in der größten Sozietät derzeit etwa 4000 Anwälte mit insgesamt über 10.000 Mitarbeitern.