Endlich Klarheit: Das kostet die IT

10.02.2006
Von Andrea Marlière 
Mittels Prozesskostenanalyse lässt sich jedem IT-Produkt im Voraus ein fester Preis zuordnen.
Den Anwender interessiert meist nicht, welche Einzelkomponenten ein von der IT erbrachter Service enthält.
Den Anwender interessiert meist nicht, welche Einzelkomponenten ein von der IT erbrachter Service enthält.

Der Ruf nach Kosten- und Leistungstransparenz in IT-Projekten wird immer lauter. Auf dem Weg dazu ist es zunächst einmal erforderlich, die Perspektive zu wechseln. So betrachten IT-Abteilungen ihre Arbeit häufig nur von der eigenen Warte aus - etwa als "Netzleistung", "Speicherkapazität" oder "Support-Calls". Aus Sicht der Anwender spielen diese Komponenten aber keine Rolle.

Hier lesen Sie …

• wie sich IT-Produktkosten vorausschauend kalkulieren lassen;

• welche Grundregeln dabei zu beachten sind;

• welche Rolle die Prozesskostenanalyse spielt.

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569368: So werden IT-Kosten transparent;

566749: Ganzheitliches IT-Controlling;

566676: Stellschrauben für Kostensenkungen.

Aufgabe des IT-Controllings ist es daher, die für einen Geschäftsprozess notwendigen IT-Services zu einem IT-Produkt zu bündeln - mit klar umrissenen Eigenschaften und einem festen Preis. Um diesen zu kalkulieren, greifen IT-Controller auf die Prozesskostenrechnung zurück: Mit dieser Methode lassen sich die direkten und indirekten Kosten eines Unternehmens, die in den operativen Systemen festgehalten sind, den jeweiligen Vorgängen zuordnen.

Ihre Stärken zeigt die Prozesskostenanalyse dabei insbesondere bei der Umlage der Gemeinkosten - also der nicht unmittelbar einem Vorgang zuzuordnenden Aufwendungen. Die darüber ermittelten Werte geben dann exakt Auskunft über den Kostenanteil der IT. Jedem IT-Produkt lässt sich auf diese Weise ein fester Preis zuordnen, der sich bei Bedarf flexibel den Anforderungen des Kunden anpassen lässt.

Voraussetzung für die IT-Produktkalkulation ist die unternehmensweit einheitliche Definition dessen, was ein IT-Produkt ist. Da hier die Anwenderperspektive maßgeblich ist, wird unter "IT-Produkten" im Wesentlichen verstanden:

• das Applikations-Management: die betriebene und gewartete Applikation beziehungsweise das Applikations-Cluster inklusive Datensicherung, Archivierung, Performance-Tuning, grundsätzlicher Verfügbarkeit und eventuell Netzzugang;

• die Applikationsentwicklung als eigenständiges und in der Regel über Manntage zu verrechnendes Projektgeschäft;

• die Desktop-Services;

• der Service-Desk mit den relevanten Störfall- und Problem-Management-Prozessen (oft geht dieses Produkt im Applikations-Management" auf);

• Hardwarekomponenten inklusive Service (beispielsweise die Ausstattung mit Beamer oder Konferenztechnik);

• Netz beziehungsweise Netzzugang oder Ports.

Hinter jedem dieser Produkte steht ein ganzes Bündel von Leistungen. So sind etwa für das Produkt "Applikations-Management" die Verfügbarkeit, die Backup-Prozesse, das Problem-Management sowie das Aufspielen von Patches sicherzustellen. Eine präzise und vollständige Zuordnung aller auf den Kostenstellen erbrachten Leistungen beziehungsweise Prozesse ist demnach die Grundlage jeder korrekten Produktkalkulation.

Die immer gleichen Fragen

Vertrieb und IT-Controlling müssen bei der IT-Kostenplanung und beim Erstellen von Angeboten eng zusammenarbeiten. Andernfalls kann es aufgrund unterschiedlicher Kalkulationslogik sowie unzureichender und verteilter Informationen über Kosten- und Ressourcenplanung dazu kommen, dass Erst- und Nachkalkulation voneinander abweichen. Grundsätzlich sind drei Varianten der Kostenkalkulation zu unterscheiden:

1. Request for Existing Services: Kalkulation eines IT-Produkts, das bereits Bestandteil des Standard-Produktkatalogs ist;

2. Request for Change: Kalkulation der Veränderung eines kalkulierten IT-Produkts;

3. Request for New Services: Kalkulation eines noch nicht im Standardkatalog enthaltenen Produkts.

Bei jeder Variante ergeben sich im Prinzip die gleichen Fragen: Was ist das zu kalkulierende IT-Produkt? Wie sieht der dahinter liegende Prozess aus? Welche Teilleistungen werden von welchen Kostenstellen erbracht, um dieses IT-Produkt in der geforderten Qualität - etwa im Hinblick auf Verfügbarkeit, Antwortzeiten und Reaktionszeiten - herzustellen? Um diese Fragen zu beantworten, greift das IT-Controlling auf einen bereits abgestimmten Standard-Produktkatalog zurück, der bereits mit dem dahinter stehenden Leistungskatalog und den Kostenstellen verknüpft ist.

Ein Beispiel: Bei dem IT-Produkt "Managed Application" kauft die Fachabteilung aus ihrer Sicht die Gesamtverfügbarkeit der Anwendung und eine angemessene Geschwindigkeit der damit vorgenommenen Transaktionen. Dieses "Paket" wird gegebenenfalls abgerundet durch Support, etwa mit bestimmten Erreichbarkeiten und Problemlösungsfristen. Aufgabe der IT ist es, diese Einzelleistungen zu einem Standard-IT-Produkt zu bündeln und den Prozess mit unterschiedlichen Service-Level-Ausprägungen auch in der Kostenrechnung abzubilden. Dabei werden im Sinne der Prozesskostenrechnung alle an der Leistungserbringung beteiligten Kostenstellen "angezapft" und die dort verbuchten Personal- und Sachkosten über die entsprechenden Aktivitäten mit den Produkten verbunden. Im Idealfall sind die Verrechnungsschlüssel aus Basisdatenbeständen (Zeiterfassung, Ticketsysteme) maschinell verknüpfbar.

Request for Existing Services

Das IT-Controlling überprüft, welche Form der Angebotskalkulation vorliegt: Für einen Request for Existing Services werden das bereits im Standard-Produktkatalog angelegte IT-Produkt aufgerufen, eine kundenspezifische Variante je nach Angebotsstellung angelegt und die künftigen Kosten auf Basis des neuen Volumens simuliert.

Ein Beispiel: Der Kunde will neben einer bereits bestehenden eine weitere Applikation warten und betreiben lassen. Dabei ist zunächst zu klären, in welcher Form er die Leistungen in Anspruch nehmen möchte: wöchentlicher "Full-Backup" oder inkrementelle Datensicherung? Welche Verfügbarkeit plant er ein? Wie sollen die Wiederherstellungsfristen aussehen? Aus dem Leistungskatalog zieht sich der IT-Controller die Leistungen inklusive der bereits kalkulierten Standardkosten zusammen, berechnet das Gesamtpaket und beschreibt das Produkt in Form eines Service-Level-Agreements (SLA) mit dem Titel "Managed Application Services" für die gewünschte Applikation.

Request for Change

Für den Request for Change wird im Controlling das ebenfalls im Standard-Produktkatalog angelegte Produkt mit Blick auf die veränderten Anforderungen analysiert. Dazu wieder ein Beispiel: Im Rahmen einer technischen Umstellung soll die bestehende Applikation online an ein weiteres Modul des ERP-Systems angebunden werden. Ist ein Push- oder Pull-Verfahren gewünscht? Welche Anpassungen sind im ERP-System vorzunehmen? Eine Online-Anbindung könnte die Netzauslastung ausreizen und Reaktionszeiten für andere Applikationen negativ beeinflussen.

Request for New Services

Für den Request for New Services werden im IT-Controlling neue Verknüpfungen zwischen den Kostenstellen, den durch sie zu erbringenden Leistungen und dem neuen Produkt geschaffen. Die enge Abstimmung mit anderen Organisationseinheiten ist hier unabdingbar. Wenn beispielsweise eine Bank eine Basel-II-konforme Kreditabwicklungsapplikation programmieren lassen will und nach der Entwicklung auch Wartung und Hosting-Leistungen benötigt, muss im Rahmen eines vorher abzuschließenden "Application-Development-SLA" eine Aufwandsschätzung für die Entwicklungsphase erfolgen. Dabei spielt das "Operating Model" eine entscheidende Rolle: Wer verantwortet das fachliche Pflichtenheft und das technische Design? Wer ist für den Pre-Integration-Test und die Benutzerakzeptanz zuständig? Welche Aufgaben übernimmt der Provider?

Darüber hinaus ist es sinnvoll, dass die IT schon vor dem Beginn der Entwicklungsarbeiten eine Kostenschätzung für Betrieb und Wartung abgeben kann. Grundsätzlich gilt: Nicht nur die Entwicklungs-, sondern die gesamten Lifecycle-Kosten bestimmen den betriebswirtschaftlichen Nutzen der IT. (kf)