Ein neuer Standard für die elektronische Rechnung soll vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen sowie in Verwaltungen den Weg zur papierlosen Rechnungstellung ebnen. Das Verfahren wurdevom IT-Branchenverband Bitkom zusammen mit Vertretern aus Politik und Wirtschaft in Berlin vorgestellt. Mit dem "ZUGFeRD" genannten Standard sollen digitale Rechnungen künftig ohne zusätzliche Prüfungsprozesse und ohne Medienbruch erstellt und bearbeitet werden können.
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat sich dabei für ein Format entschieden, das zwei verschiedene Darstellungsformen eines Datensatzes in einer einzigen Datei verbindet. Das Dokument lässt sich sowohl als PDF-Datei als auch im maschinenlesbaren XML-Format nutzen und ansehen. Da zwei inhaltlich identische Kopien einer Datei vorliegen, sei es steuerrechtlich einerlei, welcher der beiden Datensätze als Originalbeleg für den Vorsteuerabzug verwendet werde, erklärt der Verband elektronische Rechnung.
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Die Rechnungen werden zunächst gescannt, elektronische Rechnungen können direkt an das System übergeben werden. - Readsoft online
Die Capture-Technologie interpretiert die Rechnungsdaten. Die erfassten Daten werden kategorisiert. - Readsoft online
Werden nicht alle Daten erkannt oder befindet das System die Daten für unvollständig, landet die Rechnung zur Klärung in einem entsprechenden Workflow. Wurde die Rechnung validiert, kommt sie in einen Freigabe-Workflow.
Großbetriebe hätten bislang das aufwendigere Format EDI genutzt, sagte Jürgen Biffar vom Bitkom in Berlin. Mit "ZUGFeRD" könnten nun auch Kleinstbetriebe einfach das verbreitete PDF-Format nutzen und den anderen XML-Datensatz ignorieren. Das umständliche Drucken, Unterschreiben und Verschicken einer Rechnung entfalle damit in Zukunft.
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"Die ZUGFeRD-Datei kann das Papier vollständig ersetzen, indem sie für den Versand, die Bearbeitung und die Aufbewahrung einer Rechnung genutzt wird", erklärte Biffar. Die Branche verspricht sich davon Einsparungen in Millionenhöhe. "Erfahrungen zeigen, dass ein elektronischer Rechnungsversand 70 bis 80 Prozent der Kosten gegenüber manueller Bearbeitung einspart", sagte Biffar. Auch die Liquidität der Unternehmen verbessere sich durch den beschleunigten Zahlungseingang.
Jahr für Jahr würden laut einer Stellungnahme des Normenkontrollrats zum Steuervereinfachungsgesetz 2011 jährlich 32 Milliarden Rechnungen ausgetauscht. Der postalische Rechnungsaustausch koste laut einer Studie der Uni Hannover 5 bis 7 Euro je versandter und 10 bis 12 Euro je empfangener Rechnung. Der Software-Hersteller Sage berechnete, dass Unternehmen damit pro Rechnung durchschnittlich 11,60 Euro sparen können. Der Bitkom will sich dafür einsetzen, dass der "ZUGFeRD"-Standard auch in der Europäischen Union verwendet wird. (dpa/rw)