"Electronic Mail" gehört zu den Schlagworten, die im Wortschatz der Büroorganisatoren heute einen festen Platz einnehmen. Die Vorstellungen, die sich mit diesem Begriff verbinden, scheinen auf den ersten Blick eindeutig. Edmund Hirsch von der Siemens AG erläutert jedoch, daß die Leistungsmerkmale der Elektronischen Post sehr unterschiedlich ausgeprägt sind.
Neben den Einzelfunktionen des Mail-Paketes selbst ergibt sich die Mächtigkeit der angebotenen Electronic-Mail-Funktion vor allem aus dem Inhalt der Antwort auf folgende Fragestellungen:
- Welche Übertragungsmedien können benutzt werden?
- Welche Objekte können im Postverkehr verschickt und empfangen werden?
- Welche Kommunikationswege und Protokolle werden unterstützt?
Als Übertragungsmedium können grundsätzlich (neben dem hier nicht betrachteten Funkweg) der fast überall als Telefonleitung vorhandene Kupferdraht, das Koaxialkabel oder der Lichtwellenleiter (Glasfaserkabel) dienen. Gleichgültig, welches Medium benutzt wird, muß das Mail-Paket in jedem Fall das in privaten und öffentlichen Netzen benutzte Telefonnetz einbeziehen. Nur so ist gewährleistet, daß am elektronischen Postverbund eine möglichst große Zahl von Partnern teilnehmen kann.
Neben dem Übertragungsmedium wird die Mächtigkeit der Electronic-Mail-Funktion wesentlich dadurch bestimmt, welche Art von Objekten übermittelt werden können. Zu unterscheiden ist hier nach den Kommunikationsarten Sprache, Text, Daten und Bild/Grafik.
Jedes dieser spezifischen Objekte wird heute bereits durch entsprechende Bürogeräte und Bürosysteme für Electronic Mail unterstützt.
Systeme für Sprache (Voice Mail) sind vor allem dann geeignet, wenn Mitteilungen Partner erreichen sollen, die zum Zeitpunkt des Kommunikationswunsches nicht erreichbar sind, weil das Telefon belegt ist, der Angesprochene nicht anwesend ist oder dieser zum Beispiel im internationalen Telefonverkehr wegen der Zeitverschiebungen nicht am Arbeitsplatz erreicht werden kann. Digitalisierung der gesprochenen Nachricht, Zwischenspeicherung und zeitversetztes Senden in analoger Form lösen hier das Problem, Sprachmitteilungen zu versenden und zu empfangen.
Ebenso gibt es für die Objekte Text, Daten und Bild/Grafik dedizierte Formen der Unterstützung des elektronischen Postverkehrs. Typische Beispiele sind hier die entsprechenden Dienste der Post:
- Telex und Teletex für Text,
- Datex-P und Datex-L für Daten,
- Telefax für Bild/Grafik,
- Bildschirmtext für Text und Grafik.
Bei modernen, integrierten Bürosystemen im Inhouse-Bereich wird elektronische Post besonders effektiv genutzt, da sie die Möglichkeit bieten, bei Text, Daten und Bilder/ Grafik mit einer einheitlichen Bedienoberfläche zu arbeiten und per Electronic Mail auch an andere Partner zur weiteren Verarbeitung verschicken zu können. Leider weisen nur sehr wenige Systeme am Markt diese Fähigkeiten auf.
Grundsätzliche Voraussetzung für solche Systeme ist die Möglichkeit, bit-map-orientiert (grafikorientiert) arbeiten zu können und die verarbeiteten Informationen auch bit-map-orientiert weitergeben zu können. Text, Daten und Grafik können hier nicht nur einzeln, sondern in beliebiger Mischung auftreten, so wie bei einem typischen Geschäftspapier, das aus einem Formular, dem Firmenlogo, Texten unterschiedlicher Schriftgröße und Schriftart und zusätzlichen grafischen Anteilen besteht. Eine solche dokumentorientierte Arbeitsweise bedarf der Implementierung entsprechend komplexer Protokolle.
Implementierung komplexer Software
Darüber hinaus ist zu beachten, daß nicht nur die Übertragung in lokalen Netzen (Local Area Networks) möglich ist, sondern daß auch geographisch entfernte Partner erreicht werden können, die nicht am gleichen Netz direkt angeschlossen sind, sondern mit einem Arbeitsplatzsystem eines anderen Netzes arbeiten oder lediglich ein Hauptanschlußgerät eines Postdienstes besitzen. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit der Kopplung mehrerer lokaler Netze und der Protokollumsetzung zu den Diensten der Postverwaltungen.
Zur Erfüllung dieser Anforderungen gehört die Implementierung relativ komplexen Kommunikationssoftware. Neben einer den Anforderungen adäquaten Lösung der beschriebenen Möglichkeiten zur Unterstützung der gewünschten Übertragungsmedien und der verwendbaren Objekte sowie der Protokollunterstützung ist schließlich die Mächtigkeit der Einzelfunktionen des Mail-Paketes für den Einsatz mit entscheidend. Auch hier sind erhebliche Grade der Unterstützung möglich, wie folgende Punkte verdeutlichen sollen:
- Ist neben dem Versand von Dokumenten auch der Versand von Aktenordnern oder Dateien möglich?
- Sind Einschreibsendungen mit automatischer Quittung bei Empfang beziehungsweise Öffnen der Sendung möglich?
- Kann man elektronische Post und Archiv-Dienste koppeln, so daß die
herausgesuchten Unterlagen elektronisch verteilt werden können?
- Kann die Post benutzerspezifisch umgeleitet oder nachgesendet werden?
- Ist die Vergabe von Sendeprioritäten möglich (statt First-In-/First-Out-Prinzip)?
- Sind automatische Rundsendungen an alle angeschlossenen Teilnehmer oder an Verteilerkreise möglich?
- Ist die Wiedervorlage empfangener Post automatisierbar?
Als Prototypen existieren bereits Systeme, die zusätzlich auch das Postobjekt "Sprache" unterstützen, indem sie die Möglichkeit bieten, in Dokumenten Sprachanmerkungen (Voice Annotation) zu Textpassagen aufzusprechen, mit dem Dokument zu versenden und zu empfangen. Darüber hinaus bietet sich an, neben Voice Annotation auch Voice Mail sowie generell das Phone Management (Führen des Telefonbuches, automatische Wahl für Telefonverkehr etc.) zu unterstützen, Systeme der beschriebenen Art werden als breit einsetzbarer anwendungsorientierte Produkte noch einige Zeit auf sich warten lassen. Neue Technologien für den sehr großen Speicherbedarf, wie die Bildplatte, und entsprechend unterstützende Dienste in neuen digitalen Fernmeldenetzen wie dem von der Deutschen Bundespost ab etwa Mitte der 80er Jahre geplanten ISDN Integrated Services Digital Network) werden die Voraussetzungen hier wesentlich verbessern.