Die detaillierteste und übersichtlichste Protokollierung von Systemereignissen und ihre Auswertung in einer grafischen Ober- fläche gestattet die "OS.5 ECM-Suite" Optimal Systems, während das SER-Produkt "Doxis iECM Suite" kein entsprechendes GUI bietet. Zur Benutzerverwaltung unterstützen alle Produkte das Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) und erlauben eine detaillierte Rechtevergabe, wobei "Saperion Enterprise Solution 5.5" den Testern zufolge "große Denker" voraussetzt.

Eine überzeugende und übersichtliche Benutzeroberfläche bieten nur Elos "Elo Professional 5.0" und Optimal Systems. Auch wird beispielsweise nicht jeder Administrator aus Sicherheitsgründen für den vollen Funktionsumfang des Web-Clients den Einsatz von Active-X- oder Java-Komponenten akzeptieren. Saperion bietet diesbezüglich als einziger Anbieter einen HTML-Client.

Bei der täglichen Arbeit

Endanwender dürften eine ECM-Lösung vor allem danach bewerten, ob sich Dokumente einfach und nachvollziehbar am (Windows-)Fat- beziehungsweise Web-Client bearbeiten lassen. Hier bieten alle Produkte ansprechende, wenn auch unterschiedlich aufgemachte Viewer-Funktionen im Fat Client. Ebenso sind Anzeige und Änderung von Indexkriterien bei Elo, Optimal Systems und Saperion einfach gelöst. Bei Elo und SER vermissten die Tester eine Dokumentenvorschau (Thumbnail) im Web-Client. Gewünscht werden auch Annotationen, mit denen sich gescannten Dokumenten Informationen anfügen lassen. Dies können Haftnotizen, Stempel oder Freihandlinien sein. Während sich beispielsweise bei Optimal Systems zusätzlich sogar ein Button für ein Programm- oder URL-Link einfügen lässt oder Saperion eine rechtebezogene Textschwärzung gestattet, unterscheidet Elo nur zwischen persönlichen und allgemein sichtbaren Haftnotizen - zu wenig urteilen die Tester. Ebenfalls unbefriedigend fanden sie die Check-in- und Check-out-Funktionen der Produkte, mit denen Dokumente durch einen Benutzer für alle anderen zur Bearbeitung gesperrt werden können.