Entwicklungsumgebung ist nur ein Kriterium

EIS-Interessenten sollten den Markt sehr sorgfältig prüfen

27.03.1992

Renate Bley ist Geschäftsführerin der Beratungsgesellschaft für Communication und moderne Informationstechnik mbH in Leonberg

Die Einführung eines Executive Information System lädt gerade in der Planungsphase dazu ein, schwere Fehler zu machen. Renate Bley* weist auf typische Probleme der EIS-Einführung hin und stellt Faustregeln auf, die bei der Einführung unbedingt beachtet werden sollten.

Wer heute eine Analyse der aktuell auf dem Markt angebotenen Executive Information Systems (EIS) beginnt, muß zu dem Schluß kommen, daß Anbieter unterschiedlicher Meinung darüber sind, welche Tools und welche Unterstützung ein Unternehmen benötigt, das sich zum ElS-Einsatz entschlossen hat.

Einigkeit herrscht nur über den Zweck solcher Systeme: Sie sollen dem Manager auf Knopfdruck die für ihn interessanten Daten liefern, ohne daß dieser sich mit EDV abmühen muß. Diese Definition erlaubt letztlich jede individuelle Auslegung, denn in Deutschland gehört ein Controller üblicherweise ebenso zum Management wie ein Vorstandsvorsitzender.

Der Haupt-Erfolgsfaktor eines EIS ist sicher der Grad seiner Anpassung an die Arbeitsweise des einzelnen Managers beziehungsweise der Managementgruppe. Ein Spreadsheeterfahrener Controller wird an den Bedienungskomfort seines Informationssystems weit geringere Anforderungen stellen und in der Regel auch seinen Informationsbedarf präziser definieren können als ein Vorstandsmitglied, das schon immer über sein eigenes Sekretariat mit Informationen versorgt wurde und niemals selbst eine Tastatur angefaßt hat

Die Abgrenzung zwischen den Management Informationssystemen (MIS), dem Decision Support System (DSS) sowie den Chef- und den herkömmlichen Informationssystemen der unternehmerischen Fachbereiche fällt immer schwerer. Eine Diskussion darüber, ob ein DSS nach Ergänzung durch eine Window-Oberfläche mit Hotspots, Buttons und Drill-Down-Technik zum EIS wird, ist überflüssig. Auch die Aussage, ein EIS sei nur dann ein solches, wenn die Varianzreports durch Traffic-Lighting unterstützt beziehungsweise die kritischen Erfolgsfaktoren (Schwellenwerte) dynamisch pflegbar seien, ist von untergeordneter Bedeutung.

Die Anforderungen an ein EIS sind in den Unternehmen genauso individuell verschieden wie die Aussichten auf eine erfolgreiche Konzeption beziehungsweise Nutzung desselben.

Die größte Hürde, die ein Unternehmen bei der Einführung überwinden muß, ist keineswegs die generelle Notwendigkeit, einen einflußreichen Sponsoren in der Geschäftsleitung zu finden. Hinderlich ist vielmehr die Tatsache, daß jede Kosten-Nutzen-Analyse, ob vorher oder hinterher angestellt, nur Ziffern liefern kann, die auf sehr vagen Prognosen basieren.

Zu den wichtigen Vorteilen, die ein Unternehmen aus einem ElS ziehen kann, gehört, daß sich jede Ebene transparent darstellen läßt, und daß man in der Lage ist, Betriebskennzahlen im Verhältnis zum Branchenspitzenreiter oder zum Durchschnitt zu betrachten Die Informationen können allen beteiligten Management-Ebenen je nach Verantwortungsbereich aktuell vorgelegt werden. Konkrete Gewinnzuwächse oder eine Kostenoptimierung in Prozent lassen sich jedoch nicht bewerten.

EIS-Einführung muß zielgerichtet erfolgen

Wer ein EIS-Projekt im Unternehmen initiieren will, muß konkret sagen können, welche Entscheidungen nach der Einführung schneller und zuverlässiger zu treffen sein werden. Auch für die Auswahl der Realisierungswerkzeuge gibt es kein Patentrezept.

Im Einzelfall kann es sogar ratsam sein, mit Hilfe eines geeigneten Präsentations-Tools in eigener Regie eine Mausoberfläche dazu zu stricken Dies gilt insbesondere, wenn bereits ein Unternehmensdatenmodell in logischer und teilweise auch physischer Struktur existiert.

Wer aber die Absicht hat, eine ElS-Entwicklungssoftware zu verwenden, sollte nicht die erst beste auswählen. Obwohl es in der Regel vorteilhaft und erschwinglich ist, das EIS des Lieferanten zu verwenden, von dem die im Haus installierte Anwendungsentwicklungs Umgebung stammt, sollte geprüft werden, ob dessen Funktionalität und Philosophie mit den Arbeitsweisen der potentiellen Benutzer vereinbar ist.

Daß zwischen den ElS-Softwaremoduln vom Ansatz her erhebliche Unterschiede bestehen, geht aus dem Schwerpunktvergleich zwischen drei zufällig ausgewählten ElS-Produkten hervor (siehe unten).

Eine genaue Analyse seiner Anforderungen an die Entwicklungssoftware und die Unterstützung durch den Anbieter oder unabhängige Berater ist für das ElS-planende Unternehmen ein absolutes Muß - und zwar vor der ersten Anfrage bei Software Anbietern.

Jede angebotene Software muß zudem daraufhin untersucht werden, ob ein Upgrade auf wirtschaftliche Weise durchgeführt werden kann. Der Life-Cycle geschlossener Umgebungen, die sich noch heute mit dem Online-Zugriff auf systemfremde Datenbestände schwertun, geht nämlich schon bald zuende.

Faustregeln für die EIS-Entwicklung

1. Untersuchen Sie zu allererst die organisatorische und informationstechnische Reife des Unternehmens. Für die erfolgreiche Einführung - eines EIS sind ein flexibles Team und die Bereitschaft zu eventuell nötigen Strukturbereinigungen wichtige Voraussetzungen.

2. Eine präzise Analyse der Unternehmensziele, der Datenrelevanzen (externe und Unternehmensdaten), der kritischen Erfolgsfaktoren und Schwellenwerte muß allen weiteren Aktivitäten vorangehen.

3. Vor der Software Auswahl sind die Mindestanforderungen an den Anbieter aus Nutzer- und Techniksicht zu definieren.

4. Der Start sollte mit engagierten Beteiligten bei einer kleinen Ausbaustufe erfolgen.

5. Möglichst schnell ist ein Ergebnis in Form eines aussage fähigen Prototypen mit echten Daten vorzustellen - wenn nötig, im ersten Schritt mit teilweise manueller Datenlieferung.

6. 1:1 -Abbildung bestehender Systeme vermeiden! Objekte sollten neu strukturiert und vereinheitlicht werden Häufig wird der Fehler gemacht, mit neuer Technik alte Reports zu verwalten .

7. Wird festgelegt, welche Datenaktualität erforderlich ist, so müssen realistische Anforderungen mit den technisch möglichen Zeitintervallen für

die Bereitstellung vereinbar gemacht werden.

8. Der Benutzerkomfort hat der Arbeitsweise des Managements zu entsprechen.

9. Management-Funktionen wie Terminplaner, elektronische Post etc. sind soweit wie möglich in die EIS-Oberfläche zu integrieren.

10. Die Menüfolge sollte topdown organisiert werden, im Idealfall findet eine Verfeinerung über Drill-down mit Hotspot-Grafiken statt.

11. Eine einheitliche Abfolge von Symbolen, tabellarischen und graphischen Darstellungen in allen Briefing-book- und Executive-view-Funktionen ist unabdingbar.

12. Maßstäbe und Marktvergleichs-Größen sind in Standard-Reports unverzichtbar.

13. Texte sollten - wo immer möglich - durch Symbole (Icons) oder Landkarten ersetzt werden, vor allem dann, wenn Mehrsprachigkeit erforderlich ist.

14. Die farbliche Kennzeichnung von Wertgrößen mit unsicherer Datengrundlage vermindert Zweifel an der Aussagequalität des EIS insgesamt.

15. Ein EIS muß intuitiv nutzbar sein. Wenn ein Benutzer nach einem Handbuch fragt, haben Sie etwas falsch gemacht.

16. Nutzen Sie die Chance, durch das EIS das Informationsangebot auf den echten Bedarf zu komprimieren.